客戶(hù)服務(wù)公司通過(guò)聯(lián)絡(luò )中心獲得超過(guò)478,000加元的收益
2004/11/18
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目標:
為客戶(hù)服務(wù)外包業(yè)務(wù)選擇并部署低成本,具備高可靠性、可擴展性和支持IP融合的新聯(lián)絡(luò )中心解決方案。
解決方案:
運行于A(yíng)vaya融合基礎設施上的Avaya MultiVantage 通信應用。特別地,運行于A(yíng)vaya DEFINITY®
SI Server的Avaya Communication Manager語(yǔ)音通信軟件和Avaya Call Center軟件。此外,還有Avaya
Call Management System(CMS)、Avaya Computer Telephony(CT)、Avaya Agent
Access和Avaya INTUITY AUDIX® 消息處理。
效果:
大幅提高可靠性、降低成本,實(shí)現向IP語(yǔ)音通信的穩健過(guò)渡,潛在的成本節約超過(guò)478,000美元,還帶來(lái)額外收入;在實(shí)施的5年當中,年平均投資回報率達到26%。
UpSource成功案例
對客戶(hù)服務(wù)呼叫中心來(lái)說(shuō),可靠性絕對重要。呼叫丟失即意味著(zhù)收入損失--并最終導致客戶(hù)丟失。因此,當客戶(hù)服務(wù)外包公司UpSource在1年內經(jīng)歷13次重大故障時(shí),他們知道是尋找新解決方案的時(shí)候了。可靠性與成本節約是最優(yōu)先考慮的因素。UpSource選擇用Avaya解決方案替換現有基礎設施,因為他們認為Avaya擁有最強大的聯(lián)絡(luò )中心平臺并且在融合與IP語(yǔ)音通信方面擁有最廣泛的經(jīng)驗。目標是讓現有中心的容量達到300個(gè)座席,UpSource期望與升級前系統相比能夠節約90,000加元。更重要的是,新方案實(shí)施后,系統中斷或宕機不再出現。
注:本案例由Case Study Forum制作。Case Study Forum致力于為IT業(yè)撰寫(xiě)與發(fā)布成功案例。本案例中的財務(wù)分析由ITCentrix提供。ITCentrix是一家測量和管理信息技術(shù)業(yè)務(wù)價(jià)值的軟件和服務(wù)公司。所示結果并不保證同等的表現。所有數據的單位為加元。
收益
目標 |
收益 |
靈活性 |
新系統擁有豐富的功能,足以支持新客戶(hù)的需求并允許創(chuàng )建定制呼叫中心。 |
縮短宕機時(shí)間 |
新系統安裝后,沒(méi)有出現宕機情況,而此前系統一年內出現13次重大中斷。 |
提高收入 |
宕機時(shí)間的減少提高了用戶(hù)工作效率,帶來(lái)390,000加元的收入增加 |
降低成本 |
與擴展現有系統至300個(gè)座席相比,購買(mǎi)新的Avaya解決方案并增加至300個(gè)座席能夠帶來(lái)90,000加元的成本節約。 |
UpSource選擇用Avaya解決方案替換現有基礎設施,因為他們認為Avaya擁有最強大的聯(lián)絡(luò )中心平臺并且在融合與IP語(yǔ)音通信方面擁有最廣泛的經(jīng)驗。
公司
UpSource是一家多渠道接入聯(lián)絡(luò )中心公司,像各種企業(yè)和機構提供客戶(hù)服務(wù)、銷(xiāo)售和相關(guān)服務(wù)。這家私有公司的總部位于美國馬薩諸塞州的Cambridge市,其第一個(gè)呼叫中心位于Nova
Scotia,擁有約60位客戶(hù)服務(wù)代表。外包的服務(wù)通過(guò)電話(huà)、Web、電子郵件和傳統郵件處理。
UpSource的競爭優(yōu)勢主要來(lái)源于使用領(lǐng)先的語(yǔ)音通信和客戶(hù)關(guān)系(CRM)管理解決方案提供成本高效的客戶(hù)服務(wù)的能力。網(wǎng)絡(luò )和軟件必須能夠在不會(huì )自動(dòng)中斷運行的情況下以合理的成本處理和路由呼叫,讓客戶(hù)服務(wù)業(yè)務(wù)代表能夠在其桌面終端上快速搜索呼叫者信息,提供高水平的可靠性。
業(yè)務(wù)挑戰:可靠性
對于像UpSource這樣的客戶(hù)服務(wù)外包企業(yè),可靠性是成功的關(guān)鍵。當客戶(hù)致電UpSource時(shí),客戶(hù)代表希望客戶(hù)能夠盡可能快地聯(lián)絡(luò )到業(yè)務(wù)代表,客戶(hù)需求能夠快速精確地得到滿(mǎn)足。如呼叫者無(wú)法接通,即意味著(zhù)收入損失和客戶(hù)滿(mǎn)意度下降。
在UpSource,處理一個(gè)典型客戶(hù)呼叫大約需要4分鐘30秒。客戶(hù)以每次交易或每個(gè)業(yè)務(wù)代表小時(shí)的方式付給UpSource費用。越快解決客戶(hù)問(wèn)題,收入就越多,因為在給定的時(shí)間內能夠處理更多的呼叫。快速處理客戶(hù)呼叫的關(guān)鍵是快速向UpSource的業(yè)務(wù)代表提供關(guān)于客戶(hù)和呼叫原因的相關(guān)信息。
推動(dòng)對新解決方案的需求
在采用Avaya解決方案之前,Upsource的原有系統已經(jīng)可以處理呼叫路由和分配,VoIP和CRM。UpSource因如下幾個(gè)原因而決定升級:
- 可靠性:在一年的時(shí)間內,UpSource現有系統出現了13次重大故障。重大故障指帶來(lái)收入損失的呼叫丟失。那一年,多個(gè)地方均出現了故障--ACD軟件、臺式機應用、服務(wù)器和整體基礎設施。此外,公司雖然有備用系統在系統故障時(shí)接管業(yè)務(wù),但備用系統不能正常工作。
- 可持續性:原有系統不具有"告警"能力--它不能識別故障何時(shí)發(fā)生,不能發(fā)布警報。
- 復雜性:原有系統十分復雜,涉及多個(gè)廠(chǎng)商,造成跟蹤故障源非常困難。UpSource的CTO Mark Burns表示:"涉及廠(chǎng)商太多,我們不得不協(xié)調多個(gè)廠(chǎng)商進(jìn)行故障診斷。而且,這些廠(chǎng)商經(jīng)常互相推諉責任。"
- 成本:UpSource需要把系統的座席數量從60個(gè)增加至300個(gè),而且要求新方案能夠盡可能提高成本效益。UpSource選擇用Avaya解決方案替換現有基礎設施,因為他們認為Avaya擁有最強大的聯(lián)絡(luò )中心平臺并且在融合與IP語(yǔ)音通信方面擁有最廣泛的經(jīng)驗。
UpSource選擇的解決方案包括Avaya DEFINITY SI Server,Avaya Communication Manager和用于呼叫路由、分配和報告的Avaya呼叫中心軟件。此外,還包括Avaya
Computer Telephony 和Avaya Agent Access,在業(yè)務(wù)代表的桌面上提供智能屏幕彈出信息。
"宕機等于收入損失。業(yè)務(wù)代表無(wú)法工作,交易無(wú)法進(jìn)行,你也就沒(méi)法向客戶(hù)收費。"
Susan Cohen,UpSource銷(xiāo)售與營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)副總裁
UpSource迎接挑戰
UpSource團隊有兩個(gè)方案供選擇來(lái)提高座席數量至300個(gè)--升級原有系統或實(shí)施Avaya解決方案。公司的目標是建立一個(gè)低成本的可靠系統,能夠幫助UpSource保持現有業(yè)務(wù)并提供必要的靈活性和可擴展性來(lái)確保公司的不斷成長(cháng)。
穩定性、可靠性和豐富的功能是UpSource做出決策的主要因素。UpSource總結說(shuō)Avaya擁有目前最佳的呼叫中心平臺,能夠提供無(wú)與倫比的可靠性和成本節約。他們亦期望新解決方案能夠通過(guò)預見(jiàn)性路由功能提高其競爭優(yōu)勢,并能夠在邁向融合聯(lián)網(wǎng)環(huán)境時(shí)保護他們的投資。此外,Burns的親身體驗讓他確信Avaya解決方案的高度可靠。
成本是最后的決策因素。把座席數量從60個(gè)增加至300個(gè),Avaya解決方案的成本較在原有系統上擴展低465,000加元。考慮新系統的購買(mǎi)成本之后,實(shí)際的成本節約超過(guò)90,000加元。如果UpSource保持原有系統,將必須為增加的240個(gè)座席支付大筆軟件許可成本。
深入了解Avaya解決方案
Avaya解決方案基于A(yíng)vaya MultiVantage 通信應用和Avaya融合基礎設施。它包括一個(gè)Avaya DEFINITY SI
Server、Avaya Communication Manager以及用于呼叫路由、分配和報告的Avaya呼叫中心軟件。Avaya MultiVantage系統提供一系列呼叫路由能力,能幫助業(yè)務(wù)代表更高效地處理呼叫。這些功能的強大靈活性能夠讓呼叫中心根據業(yè)務(wù)規則把合適的呼叫路由至恰當的熟練業(yè)務(wù)代表。
此解決方案還包括Avaya Computer Telephony和Avaya Agent Access,在業(yè)務(wù)代表桌面提供智能屏幕彈出信息--換句話(huà)說(shuō),此軟件從Avaya
Communication Manager提取撥入呼叫的信息,然后自動(dòng)在呼叫中心的業(yè)務(wù)代表桌面上打開(kāi)一個(gè)窗口,盡可能多地提供關(guān)于呼叫者和問(wèn)題的信息。
通常,UpSource客戶(hù)將首先呼叫由另外一個(gè)提供商托管的IVR系統。如果IVR系統可以處理此呼叫,呼叫將在處理后結束。然而,如果客戶(hù)認為需要業(yè)務(wù)代表的幫助,呼叫將被路由至UpSource。在呼叫路由至UpSource后,一個(gè)識別客戶(hù)及客戶(hù)信息的計費號碼亦被傳遞多來(lái)。此呼叫被路由和分配給合適的業(yè)務(wù)代表,與呼叫者相關(guān)的信息將通過(guò)彈出窗口傳遞至業(yè)務(wù)代表的桌面。除了彈出窗口信息,業(yè)務(wù)代表還可以訪(fǎng)問(wèn)托管數據庫和網(wǎng)絡(luò )上的各種信息,以幫助處理呼叫。
此項目給UpSource帶來(lái)的收益:5年累積收益超過(guò)478,432加元,平均年投資回報率高達26%。
UpSource的收益
一份詳細的實(shí)施分析表明,UpSource從此項目獲得的5年累積收益達到478,432加元,平均年投資回報率達到26%。
478,432加元的收益來(lái)源于如下兩個(gè)方面:與擴展原有系統相比帶來(lái)的成本節約,以及宕機時(shí)間減少帶來(lái)的收入增加。由于宕機時(shí)間縮短,每個(gè)業(yè)務(wù)代表的工作效率將得到提升,5年內大約帶來(lái)2,882加元的額外收入,總計390,000加元。
數字僅代表一個(gè)方面,解決方案的實(shí)際收益不僅限于此。可靠性和穩定性最為重要。新系統自2002年12月實(shí)施以來(lái),沒(méi)有出現任何中斷現象。這部分地來(lái)源于A(yíng)vaya
EXPERT SystemSM 診斷工具,它可以在問(wèn)題出現之前識別并阻止其發(fā)生,最大程度地降低不利影響,并且能夠確認使問(wèn)題不再發(fā)生的方法。
消除系統中斷不僅提高用戶(hù)生產(chǎn)力(和收入),而且對UpSource的信譽(yù)十分重要。穩健的解決方案意味著(zhù)UpSource的員工不必花費時(shí)間進(jìn)行故障診斷,從而關(guān)注于提供客戶(hù)服務(wù)和新客戶(hù)實(shí)施。
"借助Avaya解決方案,我們可以保持全天候的運營(yíng)。夜晚,我可以安心入睡。"
Michelle Steinmeyer,UpSource運營(yíng)副總裁
實(shí)施的業(yè)務(wù)分析 |
項目綜述
年投資回報率
每個(gè)座席收益
5年累積收益
投資回收期(月) |
26%
$2,882
$478,432
36 |
項目成本
最初設備投資
實(shí)施
總計 |
開(kāi)始 第一年 第二年 第三年 第四年 第五年
$316
$59
$375 |
收益
成本節約
生產(chǎn)力(來(lái)自系統穩定運行的收入) |
$0 $116 $116 $116 $116
$17 $45 $71 $107 $150 |
財務(wù)分析($000)
凈值
累積值
凈現值
年投資回報率
內部收益率
投資回收期(月) |
($375) $17
$161 $187 $223 $266
($375) ($358)
($197) ($10) $213 $478
$235
26%
29%
36 |
主要績(jì)效指標(KPI)
收入/座席/年
每座席每年成本
收益/座席/年
每個(gè)座席的年生產(chǎn)力提升(%) |
$47,511
$560
$576
1.2% |
*5年期。
ITCentrix 2003年版權所有。注:所有數據的單位為加元。本財務(wù)分析由ITCentrix提供。ITCentrix是一家測量和管理信息技術(shù)業(yè)務(wù)價(jià)值的軟件和服務(wù)公司。所示結果并不保證同等的表現。 |
UpSource面向未來(lái)
Avaya解決方案帶來(lái)的財務(wù)收益超過(guò)478,000加元。更重要的是,它大幅提升了公司服務(wù)客戶(hù)的能力。以新系統為基礎,UpSource正尋求通過(guò)為單個(gè)客戶(hù)建立定制呼叫中心進(jìn)行擴展。
多謝Avaya解決方案的可靠性,UpSource預期可以繼續擴展現有中心至300個(gè)座席。Avaya解決方案讓UpSource有信心保持24x7運營(yíng),并為新客戶(hù)創(chuàng )建定制外包解決方案。
Buens總結說(shuō):"我們有信心Avaya能夠保護我們的投資。Avaya解決方案有最為豐富的功能和強大的靈活性,能夠幫助我們達到公司設定的目標。下一步,我們將部署VoIP,以實(shí)現遠程業(yè)務(wù)代表功能。"
關(guān)于UpSource
UpSource為各種規模的機構提供高質(zhì)量的客戶(hù)服務(wù)與銷(xiāo)售支持,充分利用卓越的業(yè)務(wù)代表和行業(yè)領(lǐng)先的技術(shù),快速高效地向客戶(hù)提供服務(wù)。UpSource以如客戶(hù)自身員工同樣的承諾和動(dòng)機提供服務(wù)。不管通過(guò)電話(huà)、Web、電子郵件或普通郵件,UpSource均依靠卓越的基礎設施提供智能且成本高效的客戶(hù)服務(wù)。欲了解更多信息,請訪(fǎng)問(wèn)UpSource的網(wǎng)站:http://www.upsource.ca。
AVAYA公司供稿 CTI論壇編輯
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