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北汽福田汽車(chē)股份有限公司傳真系統平臺效能評析

2005/07/27

1. 傳真"拓敏化"的需求點(diǎn)--福田焦點(diǎn)關(guān)注



• 管理問(wèn)題：
  　　【集團總部】對于機構龐大的福田來(lái)說(shuō)，提升企業(yè)的管理能力和管理水平
  是增強福田市場(chǎng)競爭力的關(guān)鍵所在。諾大的福田集團事業(yè)群間如何整合、共享各自資源，如何協(xié)同配合抓住市場(chǎng)商機、如何不斷提高企業(yè)的市場(chǎng)執行力，這是集團總部高度關(guān)注的焦點(diǎn)所在。而只有實(shí)現企業(yè)管理的信息化，才能解決這些難題，于是就有了OA項目、郵件系統項目等等眾多企業(yè)信息化項目的在福田不斷上馬。作為企業(yè)工作重要內容的傳真工作，一直以來(lái)都是信息化的死角，傳統的傳真機收發(fā)方式極大的浪費了資源，嚴重的阻礙著(zhù)福田各個(gè)事業(yè)群甚至是各個(gè)科室間資源的共享受整合，更不利于企業(yè)整體把控和管理，如何擺脫這種陳舊的傳真操作和管理方式，清掃傳真工作死角就成為了福田關(guān)注焦點(diǎn)中的焦點(diǎn)了。


　　【營(yíng)銷(xiāo)公司】對于實(shí)力強大的福田營(yíng)銷(xiāo)公司來(lái)說(shuō)，傳真固然消耗了很多資金，但是傳真機環(huán)境下最痛心疾首的的難題并非來(lái)源于此，而是在于傳真的傳統管理方式嚴重的阻礙了公司業(yè)務(wù)的開(kāi)展。福田營(yíng)銷(xiāo)公司的工作性質(zhì)決定了其傳真量無(wú)論是收還是發(fā)都異常龐大，所收和發(fā)的傳真又基本需要建立傳真檔案，隨時(shí)調取查閱，已應對業(yè)務(wù)開(kāi)展的各項要求。然而傳統傳真機的環(huán)境下，每份傳真都要人工接收、打印分發(fā)，再以紙張形式分類(lèi)建檔，所以重要傳真資料往往面對巨大的遺失風(fēng)險。巨大的傳真量下傳真資料建檔、存檔實(shí)非易事，更何況隨用隨取，難上加難，這就嚴重影響了公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，所以解決傳真的管理問(wèn)題就勢在必行了。


• 費用問(wèn)題：
  　　【集團總部】福田總部每天的傳真接收量尤其巨大，達到700次每天，再加上發(fā)送的傳真，福田總部的傳真工作壓力可想而知。如此巨大的傳真總量下。不算服役總部的18臺傳真機的購置費用，就只是一年下來(lái)消耗的紙墨耗材費用，要是能省下來(lái)就足可以讓福田去干些更有價(jià)值的事情了。
  
  　　【懷柔車(chē)廠(chǎng)】每天400頁(yè)左右的傳真量（以發(fā)為主），用傳真機的情況下，每年的紙墨耗材費用相當可觀(guān)，全廠(chǎng)14臺傳真機的維修費用更是難以預算，這無(wú)論對于企業(yè)節約資金做大做強來(lái)說(shuō)，還是對廠(chǎng)方信息部門(mén)的考核來(lái)說(shuō)都是必要控制和改善的。



• 維修問(wèn)題：

　　在北汽福田的集團總部、營(yíng)銷(xiāo)公司和懷柔車(chē)廠(chǎng)都存在著(zhù)傳真相關(guān)的維修難題。傳真機故障頻頻，福田員工反映不斷。傳真機維修需要售后服務(wù)專(zhuān)人到場(chǎng)進(jìn)行，耗時(shí)費力。售后服務(wù)人員有限，間或不能按要求時(shí)間到位維修，又或故障原因難查，無(wú)法及時(shí)修復。總之，傳真相關(guān)的維修難題嚴重影響著(zhù)福田員工開(kāi)展工作、影響工作熱情、這種騷擾必須排除。



2. 北汽福田傳真的更多問(wèn)題--拓敏專(zhuān)業(yè)分析



• 線(xiàn)路分散：在北汽福田有限公司服役的傳真機總量巨大。這些傳真機分布在不同辦公區不同辦公樓里的不同辦公室內，傳真線(xiàn)路異常分散，一旦發(fā)生線(xiàn)路故障就很難檢修。如果當某條電話(huà)線(xiàn)出現斷裂，則往往只能重新布線(xiàn)，這種情況下與之連接的傳真機將無(wú)法工作，給傳真文件帶來(lái)極大的不便。



• 存發(fā)統計：傳統傳真機環(huán)境下，福田的管理在三個(gè)方面呈現出分散難管的狀態(tài)。首先是傳真收發(fā)的分散不可控問(wèn)題，一般來(lái)說(shuō)，傳真都是發(fā)送給指定的人的，而在傳統傳真機環(huán)境下，這就要求接收人必須要有在傳真機前等待的時(shí)間，這對于重視效率的企業(yè)來(lái)說(shuō)，該是一種嚴重的資源浪費；另一方面還可能導致企業(yè)信息安全出現紕漏，比如一封具有保密內容的傳真文件，如果接收人不在傳真機旁，泄密的風(fēng)險就隨之加大了；第二個(gè)是存檔和查詢(xún)的問(wèn)題，傳真機環(huán)境下懷柔車(chē)廠(chǎng)的重要傳真都在各個(gè)部門(mén)內直接以紙張形式存檔，廠(chǎng)領(lǐng)導決策部門(mén)和存檔部門(mén)本身查詢(xún)、調閱都是比較費力的事情，且有很大的重要傳真資料遺失風(fēng)險； 第三個(gè)是費用統計難題，在傳統傳真機環(huán)境下，傳真所要消耗的各項費用項目必須經(jīng)過(guò)員工定期的統計上報完成，費用人工的同時(shí)，數據統計的準確度也是沒(méi)有足夠的保證的。


3. 滿(mǎn)足需求、解決問(wèn)題的拓敏方案--完美實(shí)用



• 拓敏傳真統系功能應用

a) 語(yǔ)音提示：系統自動(dòng)播放語(yǔ)音提示，引導傳真成功收發(fā)。
b) 傳真日志：系統自動(dòng)記錄傳真收發(fā)詳細信息，迅速查詢(xún)、調閱。
c) 系統報表：系統統計并按福田公司需求生成報表，自動(dòng)控制和管理。
d) 信息回執：系統提示傳真是否發(fā)送成功、提示接收到新傳真。
e) I P傳真：通過(guò)IP網(wǎng)絡(luò )或IP電話(huà)來(lái)發(fā)送國內國際傳真。
f) 查看轉發(fā)：通過(guò)客戶(hù)端查看傳真文件并發(fā)送或轉發(fā)給其他的人。
g) 傳真信箱：傳真自動(dòng)分發(fā)到員工的傳真信箱和Email信箱。
h) 自動(dòng)重發(fā)：對方占線(xiàn)、線(xiàn)路質(zhì)量導致的失敗傳真自動(dòng)重新發(fā)送。
i) 傳真群發(fā)：一次操作將相同內容的傳真發(fā)給多個(gè)不同的號碼。
j) 定時(shí)發(fā)送：系統按設定時(shí)間自動(dòng)發(fā)送傳真。
k) Win發(fā)送：從office等辦公軟件環(huán)境中直接發(fā)送所編輯的文檔。
l) 格式轉換：發(fā)送的文件自動(dòng)轉換成標準傳真格式的TIFF文件。
m) 拓敏IP-link: 傳真在企業(yè)不同地區的機構間Inter網(wǎng)收發(fā)，免除電話(huà)費用。


• 方案滿(mǎn)足首要需求

　　拓敏傳真系統在保證傳統傳真所有功能的基礎上，同時(shí)滿(mǎn)足了北汽福田從集團總部到懷柔車(chē)廠(chǎng)再到營(yíng)銷(xiāo)公司的整個(gè)企業(yè)體系對以往傳真系統不足的變革要求。

　　管理問(wèn)題：系統自動(dòng)分類(lèi)存檔已收發(fā)傳真，按要求生成統計報表，"IP-link"實(shí)現企業(yè)信息資源的整合和共享，實(shí)現了企業(yè)傳真工作的信息化管理。
　　費用問(wèn)題：電腦取代傳真機，傳真不用紙墨耗材，傳真從此擺脫了費用方面的難題。
　　維修問(wèn)題：拓敏技術(shù)部遠程即時(shí)維護，擺脫傳真機故障維修困擾，保證系統穩定運行。


• 方案解決其他問(wèn)題

　　線(xiàn)路分散：以懷柔汽車(chē)廠(chǎng)為例，其采用的是8線(xiàn)的傳真改造方案來(lái)實(shí)現拓敏傳真系統的上述諸項功能的，這就意味著(zhù)企業(yè)內網(wǎng)服務(wù)器的傳真卡一端與8條電話(huà)線(xiàn)相連，另一端連接企業(yè)內各部門(mén)的每一臺電腦上，線(xiàn)路集中于企業(yè)服務(wù)器上，便于檢修和維護，即使有傳真線(xiàn)路損壞的情況，系統也會(huì )自動(dòng)通過(guò)其他線(xiàn)路完成收發(fā)，保證工作在隨時(shí)隨地、各種情況下順利進(jìn)行。

　　存發(fā)統計：實(shí)現傳真"拓敏"化后，北汽福田的傳真實(shí)現了系統自動(dòng)定向分發(fā)，每個(gè)人都有自己的傳真信箱，每份傳真直接進(jìn)入目的地傳真信箱，更直接、更準確、更高效、更保密；系統自動(dòng)保存備份所收發(fā)過(guò)的傳真，按照福田的要求分類(lèi)形成傳真電子文檔，隨時(shí)隨地調取查閱；按福田的要求形成各種統計報表，精確統計包括收發(fā)量、目的地、傳真費用等在內的各項指標。



4. 北汽福田傳真系統改造的最亮點(diǎn)"拓敏I P-link"

　　2005年7月，隨著(zhù)北汽福田懷柔汽車(chē)廠(chǎng)"拓敏"傳真系統的安裝完畢，福田的主體構架基本上完成了傳真系統的信息化和現代化。目前在福田服役的這套系統正穩定運行，迅速地回收投入資本、并且極大的提高了北汽福田整體系的工作效率。特別要提出的是，作為諸案中的經(jīng)典案例，本案實(shí)是有其值得大書(shū)特書(shū)的一部分的，目前國內拓敏獨有的"IP-link"功能在福田的應用,就是本案中最為耀眼的大手筆了。

　　"拓敏IP-link"，是指在福田集團總部、福田營(yíng)銷(xiāo)公司和福田懷柔汽車(chē)廠(chǎng)各自?xún)染W(wǎng)的服務(wù)器中分別安裝載有"IP-link"功能的"拓敏傳真系統"后，總部、營(yíng)銷(xiāo)公司和懷柔車(chē)廠(chǎng)間的傳真收發(fā)不再走電話(huà)線(xiàn)，而是完全通過(guò)Inter網(wǎng)實(shí)現，這一方面使傳真的電話(huà)費用降為"零"，另一方面也提高了福田對整個(gè)事業(yè)群的整體把控能力。簡(jiǎn)言之，"IP-link"就是在企業(yè)位于不同地區的機構間實(shí)現傳真"高效率"和"零費用"的全新傳真方式。

三：北汽福田評拓敏

　　沒(méi)用前覺(jué)得這套系統不好評估，對于具體能帶來(lái)什么樣的經(jīng)濟效益心里沒(méi)底，嘗試性的開(kāi)始了解這套系統后，發(fā)現了她的好處，慢慢的就把這個(gè)項目實(shí)施起來(lái)了。之所以上這套系統，主要是出于考慮到能提高福田的管理能力。從功能上講，通過(guò)不斷的升級和功能擴充，這套系統基本已經(jīng)成熟了。

　　從實(shí)施項目開(kāi)始，就覺(jué)得這個(gè)公司做事比較扎實(shí)，這我真是有感而發(fā)的。我們做過(guò)大大小小無(wú)數的項目，從供貨商的角度上說(shuō)，當然是參差不齊，我想這跟他門(mén)的管理思路有關(guān)，跟管理人也有關(guān)系。包括前期安裝拓敏系統的時(shí)候盛輝（拓敏老總）也過(guò)來(lái)了，一起去測試板卡去解決問(wèn)題。客觀(guān)的講，拓敏的工作和服務(wù)是做的非常不錯的，系統優(yōu)化啊、出了問(wèn)題遠程的解決啊，一直都在跟進(jìn)，拓敏的售后一直是沒(méi)有脫節的。第一次合作后，盡管我們沒(méi)有承諾要繼續購置產(chǎn)品，但是后繼的工作做的還是非常扎實(shí)的，這是比較客觀(guān)的。

　　目前，系統本身從使用情況來(lái)看是沒(méi)有大的問(wèn)題的，零星的小問(wèn)題通過(guò)及時(shí)的溝通也給拓敏及時(shí)的解決掉了。

北汽福田綜合管理部 網(wǎng)絡(luò )應用科
--葉濤（科長(cháng)、項目負責人）

2005年7月

Eicon公司供稿 CTI論壇編輯