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擺脫傳真束縛
——拓敏TraFax Server在飛力貨運中的應用

2002/12/02

　　昆山飛力國際貨運有限公司是國際貨運代理一類(lèi)企業(yè)，總部設在昆山，是該地區惟一擁有集裝箱堆場(chǎng)/海關(guān)監管倉庫/出口監管倉庫/出口加工區物流倉庫/華東公共型保稅倉庫的貨運公司。飛力與物流業(yè)者及物流協(xié)助業(yè)者結盟，建立了全球網(wǎng)絡(luò )關(guān)系，通關(guān)業(yè)務(wù)量在江蘇省名列前茅。

　　傳真量大暴露了問(wèn)題

　　伴隨著(zhù)每一次貨物的流動(dòng)過(guò)程，有大量的信息流動(dòng)，而傳真因為它的實(shí)時(shí)性成為商務(wù)通信的首選工具。

　　公司與貨主、機場(chǎng)（航空公司）、船務(wù)海運公司、代理公司等等之間有大量的表格、合同等需要傳真。

　　隨著(zhù)企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷增加和市場(chǎng)競爭的加劇，飛力國際在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中暴露出如下的問(wèn)題：

1．公司原來(lái)已經(jīng)有18臺傳真機，但是由于傳真數量大，導致線(xiàn)路和傳真機總是處于繁忙狀態(tài)。不能與用戶(hù)保證順暢的聯(lián)系。
2.傳真到達后，通常要經(jīng)過(guò)人工分發(fā)，業(yè)務(wù)員要想立刻拿到發(fā)給自己的傳真，不得不站在傳真機旁等待。如果業(yè)務(wù)員因事外出不能及時(shí)處理，就會(huì )造成傳真丟失的現象。
3．電子文檔必須先打印出來(lái)然后發(fā)送傳真，如果對方占線(xiàn)，只好等一段時(shí)間后再發(fā)送。
4．大量的傳真給存檔和查找帶來(lái)了不便。
5．企業(yè)內部員工之間不能共享傳真信息。
6．管理成本過(guò)高。
7．維護耗時(shí)耗力。公司的管理層認識到，要降低成本、提高效率，上面的這些問(wèn)題必須解決。

拓敏TraFax Server網(wǎng)絡(luò )拓撲圖

　　飛力在2002年經(jīng)過(guò)多家考察，最終選擇了傳真軟件供應商拓敏公司合作。通過(guò)拓敏公司的幫助和電信部門(mén)的協(xié)助及企業(yè)員工的共同努力，飛力公司新系統已經(jīng)正常運轉。新系統推動(dòng)了企業(yè)的信息化進(jìn)程，提升了企業(yè)的市場(chǎng)競爭力。

　　用TraFax Server解決

　　系統概述

　　TraFax Server是基于網(wǎng)絡(luò )的客戶(hù)端/服務(wù)器的企業(yè)傳真系統，作為服務(wù)的提供者為網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)提供共享的傳真功能。而客戶(hù)端軟件可以讓用戶(hù)直接在自己的終端上發(fā)送傳真，就象發(fā)送E-mail或文件打印一樣簡(jiǎn)單。接收到的傳真以自動(dòng)分發(fā)的方式被轉送到員工的傳真信箱。

　　客戶(hù)端通過(guò)網(wǎng)絡(luò )訪(fǎng)問(wèn)傳真服務(wù)器，安裝了傳真板卡的傳真服務(wù)器，負責傳真的發(fā)送與接收。傳真板卡直接與電話(huà)（傳真）線(xiàn)相連。客戶(hù)端的傳真任務(wù)被發(fā)送到傳真服務(wù)器上，傳真服務(wù)器將傳真自動(dòng)排隊，通過(guò)傳真板卡發(fā)送出去。同樣，所有的傳真被接收到傳真服務(wù)器上，然后，通過(guò)自動(dòng)分發(fā)的方式被客戶(hù)端接收。

　　系統優(yōu)勢

　　系統采用AG-E1傳真板卡與電信公共電話(huà)交換網(wǎng)連接，E1數字接口接續速度快， 通信質(zhì)量高，可準確識別主、被叫號碼。系統提供了30個(gè)傳真通道可同時(shí)收發(fā)傳真，30個(gè)通道擁有一個(gè)傳真號碼，避免了傳真占線(xiàn)的情況。

　　Email to Fax Gateway將傳真服務(wù)器與Internet郵件服務(wù)器相結合，實(shí)現傳真/Email的轉發(fā)。

　　系統給每個(gè)員工分配一個(gè)傳真信箱號碼，當傳真電話(huà)進(jìn)入系統后自動(dòng)播放語(yǔ)音提示“請輸入傳真信箱號碼”，系統識別DTMF信號后將傳真自動(dòng)分配到指定的傳真信箱中。只有信箱主人才能收到這份傳真，增強了傳真的保密性。

　　員工可以在自己的電腦上直接發(fā)送傳真文檔，并可設置定時(shí)發(fā)送，以及選擇通信費用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送傳真。同樣的傳真發(fā)給不同的地點(diǎn)，從地址簿中選擇組信息實(shí)現傳真的群發(fā)功能。當對方是人工接聽(tīng)時(shí)，系統自動(dòng)播放語(yǔ)音請求接收傳真，提高了傳真的成功率。在傳真發(fā)送失敗時(shí)，系統自動(dòng)重發(fā)。系統支持IP傳真，節省傳真通信費用。

　　由于是自主研發(fā)，拓敏傳真服務(wù)器采用中文界面、與Outlook相近的菜單布置。讓用戶(hù)很容易上手使用。通過(guò)域內的用戶(hù)相互發(fā)送和轉發(fā)傳真文件，增強了企業(yè)內部的信息交流。

　　目前，很多的物流公司都在實(shí)施或計劃實(shí)施ERP項目。只要在自主研發(fā)的拓敏服務(wù)器上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，就能夠很方便地嵌入到整個(gè)ERP系統中，實(shí)現真正的統一管理。

　　飛力使用系統后，改變了傳真獨立而分散的狀況，簡(jiǎn)化了工作環(huán)節，節省成本，提高工作效率；集中了傳真資源，節省費用；采用數字傳真卡，一個(gè)E1接口可以同時(shí)接通30路傳真，方便實(shí)現多個(gè)傳真通道共用一個(gè)號碼，用戶(hù)可以隨時(shí)聯(lián)系公司，貨主、合作伙伴及公司內部各部門(mén)之間的溝通順暢起來(lái)。總之，企業(yè)的工作效率得到了顯著(zhù)的提高，推動(dòng)了飛力的全面信息化進(jìn)程。

北京拓敏信息公司供稿 CTI論壇編輯

12月3——5日 "2002中國國際信息電子產(chǎn)品及技術(shù)展覽會(huì )"拓敏傳真服務(wù)器將在上海世貿商城A003現場(chǎng)展示，現場(chǎng)促銷(xiāo)。敬請光臨！

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