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TraFax Server高效傳真解決方案

2003/03/26

　　TraFax Client(Web Client)傳真地址簿管理聯(lián)系人信息。發(fā)送傳真時(shí)，直接從地址簿中選擇收件人信息，TraFax Server在發(fā)送傳真時(shí)自動(dòng)生成包含聯(lián)系人姓名，公司名稱(chēng)，傳真號碼的傳真封面。

　　您還可以將聯(lián)系人分成組，當您要給一組聯(lián)系人發(fā)送同樣內容的傳真時(shí)選擇相應組作為收件人即可。客戶(hù)端程序的地址簿為用戶(hù)提供多種地址簿數據庫的導入/導出功能，如支持從Microsoft Outlook通訊簿導入聯(lián)系人信息。

• 個(gè)性化的傳真封面自動(dòng)生成

　　傳真封面是一個(gè)包含發(fā)件人，收件人，傳真主題及其它相關(guān)信息的附加傳真頁(yè)面。
您可以設計自己喜歡的傳真封面。發(fā)送傳真時(shí)TraFax Server自動(dòng)生成包含發(fā)件人，收件人詳細信息及傳真主題內容的傳真封面，并連同傳真文件一起發(fā)送給收件人。

• 傳真文檔自動(dòng)轉換

　　TraFax Server文檔轉換功能負責把用戶(hù)要發(fā)送的文件轉換成標準傳真格式的TIFF文件。

　　TraFax Server提供了兩種自動(dòng)轉換方式：
　　--任何Windows程序產(chǎn)生的文件，通過(guò)打印到TraFax Printer，系統自動(dòng)將文件轉換成Tiff格式。
　　--作為附件，doc、xls、pdf、html、rtf、txt、jpg等格式的文件直接發(fā)送到TraFax Server。這些文件將在服務(wù)器端被自動(dòng)轉換成傳真格式。

• TraFax viewer傳真瀏覽器

　　TraFax Client內置傳真瀏覽器，您在發(fā)送或接收傳真時(shí)可預覽傳真。您也可使用TraFax Viewer方便地查看和編輯傳真。您可對傳真文件進(jìn)行編輯（如插入文本，加上批注，加蓋印章等）然后發(fā)送或轉發(fā)給其他人。

　　TraFax viewer傳真編輯工具還提供了傳真"分割"功能，如果接收到的一個(gè)傳真文件有多頁(yè)，并且這些不同內容的頁(yè)面可能需要轉發(fā)給不同的部門(mén)，這時(shí)可以使用傳真"分割"功能，將這份傳真分為幾個(gè)傳真文件分別保存或轉發(fā)給不同的部門(mén)。

• 傳真信史通知

　　傳真信使負責向客戶(hù)端報告收發(fā)傳真的信息，當您發(fā)送傳真后不久您將收到傳真信使的報告，內容包括傳真是否發(fā)送成功、發(fā)送傳真的日期時(shí)間、傳真頁(yè)數、傳真主題等。當您有新傳真時(shí)，傳真信使也會(huì )自動(dòng)提醒您有幾個(gè)新傳真要接收。
傳真通知還可以是Email和手機短信的方式，用戶(hù)可以選擇自己需要的方式接收傳真信史通知，不再受時(shí)間可空間的限制。

• TraFax Server語(yǔ)音功能

　　TraFax Server充分利用傳真板卡的語(yǔ)音功能提示用戶(hù)接收傳真和輸入傳真信箱號碼。

　　TraFax Server在發(fā)送傳真時(shí)，如對方是人工應答，系統可以自動(dòng)播放語(yǔ)音提示，請求對方接收傳真，從而提高了傳真的成功率。

　　TraFax Server應答電話(huà)后，自動(dòng)播放語(yǔ)音提示，請求輸入傳真信箱號碼，以便確認傳真接收人。

• 發(fā)送傳真

　　從TraFax Client，WEB Client，Internet郵件客戶(hù)端（POP3/SMTP），掃描儀發(fā)出的傳真請求通過(guò)TraFax Server傳真服務(wù)器發(fā)送傳真的過(guò)程。

最佳成本路由選擇

　　TraFax Server支持電話(huà)傳真和Internet網(wǎng)絡(luò )傳真。TraFax Server智能化的路由選擇是指在滿(mǎn)足傳真發(fā)送及時(shí)可靠的前提下盡可能的節省通信費用。TraFax Server采用智能最佳成本路由選擇方法，更靈活的利用IDD電話(huà)，IP電話(huà)，專(zhuān)線(xiàn)電話(huà)，Internet網(wǎng)絡(luò )發(fā)送傳真，從而實(shí)現在達到滿(mǎn)意的傳真效果的同時(shí)降低通信成本。TraFax Server提供的智能路由選擇不是簡(jiǎn)單的按照對方傳真號碼來(lái)決定用IDD電話(huà)，IP電話(huà)還是Internet網(wǎng)絡(luò )發(fā)送傳真。TraFax Server在接收到發(fā)送傳真的請求后會(huì )判斷傳真號碼, 待發(fā)日期時(shí)間, 傳真件的優(yōu)先級別和傳真源。然后, 按預定的撥號規則，選擇最佳成本路由優(yōu)先發(fā)送傳真。

定時(shí)發(fā)送傳真

　　TraFax Server可按客戶(hù)端指定的時(shí)間發(fā)送傳真。用戶(hù)可選擇傳真線(xiàn)路較空閑的時(shí)間或電話(huà)費用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送大量傳真；對于發(fā)送國際傳真使用定時(shí)發(fā)送功能可解決時(shí)差問(wèn)題。

傳真群發(fā)

　　一次操作就可將相同內容的傳真文件發(fā)給多個(gè)不同的地方，在發(fā)送傳真時(shí)通過(guò)指定多個(gè)或一組聯(lián)系人作為傳真接收人，發(fā)送傳真即可實(shí)現傳真群發(fā)。

傳真失敗自動(dòng)重發(fā)

　　TraFax Server竭盡全力保證每一個(gè)傳真都能成功，及時(shí)的發(fā)送到目的地.。因對方占線(xiàn)，無(wú)人接聽(tīng)導致傳真失敗，系統自動(dòng)重發(fā)，或者改用接收人備用傳真號碼，發(fā)送傳真。

　　對于因線(xiàn)路質(zhì)量導致的傳真中斷，系統可以自動(dòng)重發(fā)失敗頁(yè)。由于IP網(wǎng)絡(luò )故障，廣域網(wǎng)失敗引起傳真路由不通，導致傳真失敗，系統自動(dòng)選擇其它備用路由重發(fā)傳真。

傳真簽審

　　重要的文件如合同，報價(jià)，訂單只有經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)審批過(guò)傳真才可以發(fā)送出去，而且經(jīng)過(guò)審批的傳真文件再不可以更改。

取消待發(fā)傳真

　　用戶(hù)可以取消自己提交的發(fā)送傳真任務(wù)，如果這個(gè)傳真還處在待發(fā)狀態(tài)。

　　TraFax Server可將接收到的傳真自動(dòng)分發(fā)到員工的傳真信箱和Email信箱。系統可以選擇DID/DTMF、CSID、Caller ID或按進(jìn)入線(xiàn)路，進(jìn)入的日期時(shí)間來(lái)確認傳真的正確接收人。當某個(gè)傳真不能確認接收人時(shí)，被分發(fā)到一個(gè)默認的傳真信箱，由專(zhuān)門(mén)的分發(fā)人員預覽傳真后轉發(fā)給正確的接收人。

　　傳真接收人可以通過(guò)TraFax Client，WEB Client，Internet郵件客戶(hù)端接收和查看傳真。

　　DID/DTMF----基于對方接通傳真服務(wù)器后所撥的DTMF(傳真信箱)號碼或通ISDN/DID傳送過(guò)來(lái)的號碼確認接收人。給每個(gè)員工分配一個(gè)傳真信箱號碼，對方在發(fā)送傳真時(shí)按TraFax Server播放的語(yǔ)音提示輸入傳真信箱號碼發(fā)送傳真，系統將傳真文件自動(dòng)分發(fā)到相應的信箱中，增強了傳真的保密性和及時(shí)性。

　　CSID/Caller ID----按傳真服務(wù)器接收到的對方傳真標識（CSID）或來(lái)電顯示主叫號碼(Caller ID)確認接收人。

　　Channel----在系統有多條傳真線(xiàn)時(shí)按傳真進(jìn)入的線(xiàn)路指定接收人。

　　Date/Time----按收到傳日期/時(shí)間指定接收人。

接收信箱中的傳真

　　TraFax Client，WEB Client接收您信箱里的傳真，瀏覽傳真內容，編輯傳真主題，可建立多個(gè)文件夾并將傳真文件用拖拉的方式放入文件夾中，便于分類(lèi)管理。

查看及轉發(fā)傳真

　　您也可使用TraFax Viewer方便地查看和編輯傳真并對傳真文件進(jìn)行編輯（如插入文本，加上批注，加蓋印章等）然后發(fā)送或轉發(fā)給其他人。

接收到的傳真自動(dòng)打印

　　TraFax Server接收到的傳真還可以自動(dòng)發(fā)送到指定的打印機，打印出來(lái)作為硬拷貝保存。

• 傳真自動(dòng)回復

　　Trafax on Demand是一個(gè)能夠提供24小時(shí)自助式傳真服務(wù)的功能模塊。客戶(hù)用傳真機撥通Trafax on Demand傳真回復系統熱線(xiàn)電話(huà)，在系統語(yǔ)音的引導下輸入資料編號后，按下傳真機上的"Start"鍵，即可得到所需要的傳真資料。整個(gè)過(guò)程簡(jiǎn)單快捷無(wú)需人工干預，提供的服務(wù)完全不受地域和時(shí)間的限制。使用Trafax on Demand傳真回復系統可以節省您的時(shí)間和金錢(qián)。

　　Email Gateway能將TraFax Server服務(wù)器和您現有Email郵件管理器結合在一起。

　　如果您有一個(gè)SMTP/ POP3郵件服務(wù)器（如Lotus Notes、VPOP3、Sendmail 等）， TraFax Server Email Gateway，使您可用自己熟悉的Email工具如Outlook、foxmail、Notes Client等收發(fā)傳真。

　　 TraFax Server接收到給您的傳真后，將傳真以附件的方式發(fā)送到您的Email信箱中，郵件的正文記載著(zhù)傳真的接收時(shí)間和其它相關(guān)信息。發(fā)送傳真只需要將傳真文件作為附件，并按TraFax Server規定的格式填寫(xiě)郵件主題，發(fā)送到TraFax Server指定的郵箱。

• Web Client

　　TraFax Web客戶(hù)端使您能夠通過(guò)瀏覽器收發(fā)和管理您的傳真文件。無(wú)論是在辦公室, 家里, 或世界的另外一端, 只需要在瀏覽器中輸入傳真服務(wù)器的地址, 就可以登陸訪(fǎng)問(wèn)您已發(fā)送和收到的傳真。您可以盡情享受因特網(wǎng)和企業(yè)內部網(wǎng)所帶來(lái)的便利。

　　Web客戶(hù)端在設計時(shí)就考慮到遵循HTML開(kāi)放標準, TraFax Web客戶(hù)端完全沒(méi)有跨平臺兼容問(wèn)題.，您可以在Windows, Macintosh, UNIX或者任何支持Web瀏覽器的平臺上收發(fā)傳真。

　　Web客戶(hù)端與Fax Client具有同樣的傳真功能，使用是非常方便，用戶(hù)不需要安裝傳真客戶(hù)端軟件，通過(guò)Web瀏覽器就能完成傳真收發(fā)，傳真管理等事情。

• TraFax Server API開(kāi)發(fā)接口

　　TraFax Server提供一套COM組件開(kāi)發(fā)接口（COM API），TraFax Server能夠與企業(yè)的其他業(yè)務(wù)系統平滑集成，從而達到傳真系統與其他應用系統的協(xié)同工作，提高辦公效率。

• IPLink

　　使用TraFax IPLink可將企業(yè)分布在全國或全球的TraFax Server通過(guò)國際互聯(lián)網(wǎng)或企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)連接起來(lái)，這樣傳真被傳遞到離目的地最近的傳真服務(wù)器上后才發(fā)送出去，從而將國際，國內傳真費用減少為本地傳真費用，并且將企業(yè)內部用戶(hù)之間發(fā)送傳真的費用減少為零。 使用TraFax IPLink帶來(lái)的好處是顯而易見(jiàn)的,它能為企業(yè)節省大量長(cháng)途電話(huà)費用，而且用戶(hù)使用也非常方便，因為用戶(hù)不知道也不用關(guān)心傳真是通過(guò)傳統電話(huà)線(xiàn)還是IPLink發(fā)送出去的，并且用戶(hù)也不用改變原來(lái)習慣的傳真號碼。

• 傳真文件統一管理

　　TraFax Server集中管理傳真，使企業(yè)內部員工共享傳真信息成為可能。同事之間可以發(fā)送和轉發(fā)傳真。對于發(fā)送和接收的傳真文件TraFax Server具有可靠存檔和快速檢索的能力。

　　您可以按日期、收件人、傳真號碼、傳真主題、CSID、Caller ID等多種方式查找權限范圍內的傳真文件。這樣可以幫助您從大量的傳真文件中立刻找到需要的傳真文件，這也是TraFax Server傳真服務(wù)器的方便之處。

• 用戶(hù)管理

　　您可為網(wǎng)絡(luò )內各部門(mén)的用戶(hù)設置不同的傳真權限，如是否只能發(fā)送或接收傳真，是否具有Email-to- Fax的使用權限，發(fā)送傳真優(yōu)先級別，發(fā)送傳真時(shí)所撥傳真號碼是否受限制等。

• 傳真服務(wù)狀態(tài)監控

　　在TraFax Administrator傳真管理器中，您能夠查看當前各個(gè)傳真通道的狀態(tài)，如空閑、正在發(fā)送、正在接收等。

　　您可監控當前的傳真任務(wù)，如當前的傳真任務(wù)排隊情況、任務(wù)發(fā)送人和計算機名稱(chēng)、任務(wù)發(fā)送狀態(tài)等。您也可暫停某個(gè)任務(wù)或刪除某個(gè)任務(wù)。

• 傳真日志

　　TraFax Server將接收和發(fā)送傳真的詳細信息記錄在服務(wù)器的數據庫中，服務(wù)器端提供的傳真查詢(xún)統計功能將幫助傳真管理員及時(shí)了解公司的傳真收發(fā)情況。

• 傳真計費

　　 TraFax Server計費系統記錄發(fā)送傳真的用戶(hù)名稱(chēng)、對方傳真號碼、通話(huà)時(shí)長(cháng)、日期時(shí)間等信息并自動(dòng)計算出傳真費用，方便您管理和控制傳真費用支出。

系統主要特點(diǎn)和優(yōu)勢

TraFax Server傳真服務(wù)器的主要優(yōu)勢包括：

　　電子文檔直接傳真，不需浪費時(shí)間等候。可節省大量的資源、人力、時(shí) 間，省下大筆費用。接收傳真時(shí)傳真直達收件人，減少多余的環(huán)節，縮短信息傳遞時(shí)間，使傳真盡快得到處理。

　　傳真統一管理，所有傳真文件都保存在傳真服務(wù)器里，電子文檔查找方便。

　　如果選用傳統的傳真機，同時(shí)購置多臺，對于公司來(lái)說(shuō)也是一個(gè)不小的開(kāi)支。而拓敏傳真服務(wù)器只用一臺服務(wù)器就取代了幾十臺昂貴的傳真機，在最初購置成本上有很大的節約。

　　由于企業(yè)對傳真有很大的依賴(lài)性，每臺傳真機的維護成本也居高不下，而采用拓敏傳真服務(wù)器就可以節省維護費用。

• 有效節省辦公通信成本

　　高效傳真系統節省傳真傳輸時(shí)間，因而節省通信費用。同時(shí)利用通信費用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送傳真或利用IP網(wǎng)關(guān)，通過(guò)Internet發(fā)送傳真，大幅度降低傳真費用。

　　用一個(gè)自己的傳真號碼與客戶(hù)保持安全的傳真通信，甚至在身處異地的時(shí)候也能通過(guò)Email收發(fā)傳真。

　　傳真資源共享，多個(gè)傳真通道系統智能分配，提高系統的利用率，保證信息傳遞更加暢通。域內用戶(hù)傳真文件的相互傳遞，提高了工作效率。

• 結合辦公應用系統，充分保護原有投資

　　TraFax Server能夠與企業(yè)的其他業(yè)務(wù)系統有機集成，在現有的ERP，CRM，OA系統內實(shí)現自動(dòng)傳真，從而不但有效利用了現有資源，而且使用戶(hù)的原有投資得到充分保護。

系統需求

系統支持Modem ，Dialogic，Dialogic Gammlink，NMS系列傳真卡
Dialogic系列傳真卡

VFX40ESC 、VFX40PCI、 VFX41JCT、 DMF3001E1PCI
Dialogic Gammlink系列傳真卡

CPI100、 CPI200PCI、 CPI400PCI、 CPI200BRI、 CPI400BRI 、CPI400 、CPI200B、
CPI100B 、CPI3000CTE1、 CP6SC 、CP12SC
NMS系列傳真卡

QX2000、AG2000、AG-E1、AG4000、CG6000、CG6500

技術(shù)支持

　　無(wú)論是在售前還是售后，您都會(huì )得到滿(mǎn)意的服務(wù)。如果有什么技術(shù)問(wèn)題請訪(fǎng)問(wèn)我們的站點(diǎn)：www.tomisoft.com。您也可以查看"漫游與演示"初步感受我們的產(chǎn)品，更深層次的了解請下載試用版軟件和用戶(hù)手冊。

北京拓敏信息公司供稿 CTI論壇編輯