成功始于選擇正確的產(chǎn)品——上海夏普電子辦公協(xié)同案例
2009/02/17
大型制造業(yè)企業(yè)通常使用SAP管理制造、財務(wù)、物流、銷(xiāo)售等流程。SAP的復雜性眾所周知，企業(yè)對流程進(jìn)行修改、擴展、維護都十分不便，不得不投入更多后續成本。上海夏普電子有限公司將葡萄城的工作流系統與SAP結合，根據實(shí)際需求方便快速地定制審批流程，使工作效率得到了顯著(zhù)提高。
工作流系統僅僅是上海夏普電子辦公協(xié)同解決方案應用的一個(gè)方面，企業(yè)信息門(mén)戶(hù)、單點(diǎn)登錄和工作流三項技術(shù)整合運用，為上海夏普電子打造了信息高速共享，高度協(xié)作的辦公平臺。
一、客戶(hù)背景
上海夏普電子有限公司是由上海廣電(集團)公司、上海廣電信息產(chǎn)業(yè)股份有限公司、日本夏普株式會(huì )社、日本三菱商式株式會(huì )社、日本夏普電子技術(shù)公司(美國銷(xiāo)售公司)共同投資1.5598億美元組建的綜合家用電器合資企業(yè)。公司成立于一九九二年六月，地處上海浦東新區金橋出口加工區，是第一家入駐浦東的大型家電合資企業(yè)。經(jīng)過(guò)十年的奮斗，上海夏普已經(jīng)成為了一家全國知名的綜合性家電生產(chǎn)企業(yè)，產(chǎn)品從單一的空調機器，逐步發(fā)展成空調器、電冰箱、洗衣機、微波爐、電飯煲五大系列數百個(gè)品種的國家大型制造型企業(yè)。
上海夏普電子深知企業(yè)發(fā)展離不開(kāi)對市場(chǎng)趨勢的準確把握和預估。但這些信息是否能及時(shí)共享給所有相關(guān)部門(mén)和員工，卻并非易事。信息在傳遞過(guò)程中，不可避免人為因素導致的延遲，而往往一次延遲就可能造成市場(chǎng)先機的喪失。
有鑒于此，上海夏普電子決定采用上海葡萄城信息技術(shù)有限公司提供的辦公協(xié)同解決方案，在企業(yè)內部建立信息共享平臺，同時(shí)利用工作流提升工作效率。
二、客戶(hù)難題
葡萄城的實(shí)施顧問(wèn)總結了上海夏普電子亟待解決的一些問(wèn)題，將客戶(hù)需求歸納為以下幾點(diǎn)：
多語(yǔ)言支持 上海夏普電子由中國、日本、美國三方共同注資組建，員工分別來(lái)自于中日美三國。因此單一語(yǔ)言的系統無(wú)法顧及全部員工的用戶(hù)體驗，甚至給不懂第二門(mén)語(yǔ)言的員工造成使用不便。
工作流程管理 上海夏普電子使用SAP系統對企業(yè)資源進(jìn)行管理，但SAP的復雜性使企業(yè)無(wú)法在該系統中設計新的審批流程。企業(yè)希望能使用快速簡(jiǎn)單的工作流平臺自定義流程節點(diǎn)，導入SAP數據進(jìn)行審批，將結果導回系統。
協(xié)同辦公 上海夏普電子部門(mén)眾多，企業(yè)希望通過(guò)協(xié)同辦公以提高整個(gè)公司的工作效率。但部門(mén)之間的互相協(xié)作缺乏技術(shù)支持， 不能達到預期要求。
系統集成 上海夏普電子使用多個(gè)系統輔助日常運營(yíng)，系統多給員工登錄帶來(lái)了不便，員工從一個(gè)系統切換到另一個(gè)系統需要反復輸入用戶(hù)名和密碼，而復雜的密碼設置對于員工的記憶力著(zhù)實(shí)是一項挑戰，原先想要提高效率的良好愿望反而收到事倍功半的效果。
三、上海葡萄城辦公協(xié)同解決方案
葡萄城根據上海夏普電子的需求，為其提供辦公協(xié)同解決方案，整合應用企業(yè)信息門(mén)戶(hù)、系統集成、工作流平臺三項技術(shù)。
微軟原先為上海夏普電子實(shí)施過(guò)基于WSS3.0內核的門(mén)戶(hù)系統，葡萄城將之升級到Microsoft Office SharePoint Server2007，在此基礎上對信息門(mén)戶(hù)的功能應用進(jìn)行擴展。考慮到上海夏普電子的員工遍布中國、日本、美國三地，實(shí)施顧問(wèn)搭建了多語(yǔ)言版本的門(mén)戶(hù)平臺，用戶(hù)可自行在中日英三種界面間切換。
強化門(mén)戶(hù)信息中心的地位 企業(yè)信息門(mén)戶(hù)主要是對全公司共用的信息進(jìn)行統一管理、存儲和發(fā)布，確保信息在全公司范圍內能夠被及時(shí)傳遞，并使得用戶(hù)可以最方便地對信息進(jìn)行檢索和查詢(xún)。上海夏普電子的門(mén)戶(hù)系統細分為公司門(mén)戶(hù)、部門(mén)門(mén)戶(hù)以及個(gè)人工作平臺三種功能。公司門(mén)戶(hù)主要用于集中發(fā)布新聞、通知、公告、規章制度等務(wù)必通告全公司員工的信息；部門(mén)管理人員利用部門(mén)新聞模塊對部門(mén)重要新聞進(jìn)行集中管理和發(fā)布，并利用MOSS標準的文檔庫對部門(mén)內部常用文檔進(jìn)行分類(lèi)存儲和管理；員工可自定義個(gè)人工作平臺的模板，創(chuàng )建個(gè)人資料庫和與其他同事共享的文檔庫。
強化門(mén)戶(hù)多系統整合及單點(diǎn)登錄功能 企業(yè)信息門(mén)戶(hù)將公司正在使用的多個(gè)系統同公司域系統進(jìn)行整合，并提供集中統一的身份認證。上海夏普電子從HR系統中統一導入人員及職務(wù)信息，凡是在HR系統中注冊過(guò)的人員只需輸入域系統的用戶(hù)名和密碼就可以根據相應的規則訪(fǎng)問(wèn)與業(yè)務(wù)相關(guān)的多個(gè)系統，無(wú)需重復登錄。一旦員工離職，IT部門(mén)只需停止該員工的域帳號即可，既節省了IT人員的時(shí)間也為系統的安全性提供保障。
強化門(mén)戶(hù)協(xié)同工作的優(yōu)勢 企業(yè)信息門(mén)戶(hù)為公司跨部門(mén)協(xié)作搭建了虛擬平臺，不僅銷(xiāo)售團隊可以設立各自的工作站點(diǎn)，員工也能設立個(gè)人站點(diǎn)并同時(shí)添加項目組成員。僅以上海夏普電子應用的一個(gè)最簡(jiǎn)單功能為例，公司門(mén)戶(hù)的日歷可同步到部門(mén)站點(diǎn)，再由部門(mén)站點(diǎn)同步到個(gè)人工作平臺。員工利用日歷自行記錄、管理自己的日程安排，包括休假時(shí)間、日常工作匯報等。這份日歷可共享給同事，也能查詢(xún)相關(guān)同事的共享日程安排，便于協(xié)同工作。
強化權限管理 企業(yè)信息門(mén)戶(hù)通過(guò)嚴格的授權管理保障信息安全性以及所發(fā)布內容的正確性。首先登錄門(mén)戶(hù)和個(gè)人工作平臺的用戶(hù)信息全部來(lái)源于HR系統。如果用戶(hù)未曾在HR系統中注冊過(guò)，即使能登錄Windows操作系統和公司門(mén)戶(hù)首頁(yè)也無(wú)法使用下設的功能項以及進(jìn)入部門(mén)和個(gè)人站點(diǎn)。上海夏普電子對文檔發(fā)布有著(zhù)明確規定，所有發(fā)布的內容都需要建立權限組進(jìn)行審批，防止無(wú)用信息浪費數據庫資源。
強化工作流概念 正如引言所述，上海夏普電子在使用SAP過(guò)程中發(fā)現復雜的系統無(wú)法自行設置符合企業(yè)實(shí)際需求的流程。葡萄城的實(shí)施顧問(wèn)利用自行研發(fā)的工作流引擎為上海夏普電子量身定制客戶(hù)信息審批流程、產(chǎn)品信息審批流程。結合SharePoint提供的工作流配置平臺定制各類(lèi)應用于門(mén)戶(hù)的審批流程，上海夏普電子的辦公協(xié)同解決方案極力強化工作流概念，結合企業(yè)信息門(mén)戶(hù)達到事半功倍的效果。
四、客戶(hù)收益
作為上海夏普電子建設企業(yè)信息化平臺的一部分，葡萄城的辦公協(xié)同解決方案為上海夏普電子的流程管理提供統一的IT解決方案，提高客戶(hù)日常管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)流程管理的標準化、規范化。具體收益體現在以下方面：
信息共享，高效協(xié)作 這是信息門(mén)戶(hù)帶給上海夏普電子最直觀(guān)的收益。員工可以從公司門(mén)戶(hù)網(wǎng)站上瀏覽到企業(yè)內容新聞，從而及時(shí)獲得與業(yè)務(wù)或工作相關(guān)的信息。各部門(mén)及員工通過(guò)建立自己的站點(diǎn)，依靠文檔、信息共享實(shí)現協(xié)同辦公。
提高工作效率 降低后續開(kāi)發(fā)成本 上海夏普電子運用工作流完成申請、審批等一系列流程，使工作效率得到大幅提升。葡萄城的工作流引擎具有快速部署、用戶(hù)可自定義、可維護、可擴展的特點(diǎn)，IT人員可方便地定制符合企業(yè)實(shí)際需求的工作流程，節省了后續開(kāi)發(fā)成本。
提高保密性 降低安全風(fēng)險 上海夏普電子將HR系統與企業(yè)信息門(mén)戶(hù)相結合，保證只有公司內部員工才可以使用門(mén)戶(hù)以及工作流的全部功能，提高了信息保密性并降低安全風(fēng)險。同時(shí)利用單點(diǎn)登錄技術(shù)整合企業(yè)全部應用系統，使員工只需輸入一次用戶(hù)名和密碼即可登錄工作系統，節約了時(shí)間成本。
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