AVAYA IP OFFICE電話(huà)會(huì )議系統
2006/03/29
Avaya IP Office會(huì )議系統，作為一種專(zhuān)用的即時(shí)"會(huì )議橋"，它可以在多人之間迅速的共享信息。IP Office會(huì )議系統安全、易于使用且具備高性?xún)r(jià)比，理想適用于團隊會(huì )議、客戶(hù)會(huì )議、培訓等環(huán)境。
電話(huà)會(huì )議系統擁有您自己的會(huì )議橋可以減少或消除外部會(huì )議服務(wù)的費用。由于它是常備性的，并且只供您的企業(yè)使用，您可以提高您的電話(huà)會(huì )議使用率，以此支持和擴展您的客戶(hù)群，同時(shí)改進(jìn)從產(chǎn)品開(kāi)發(fā)到員工培訓在內的各種業(yè)務(wù)流程。
IP Office會(huì )議系統可以快速獲得回報。如果您的企業(yè)目前定期采用第三方提供商安排電話(huà)會(huì )議，那么您的IP Office會(huì )議系統的投資回報將是非常迅速的。例如，某企業(yè)一天舉行兩次一小時(shí)長(cháng)度、四名參加者的電話(huà)會(huì )議（或任意相當規模），那么根據地點(diǎn)及提供商的費用，在僅僅9到10周內該企業(yè)就可以看到其投資帶來(lái)的回報。它的優(yōu)勢如下所示：
- 在盡可能少的時(shí)間內召開(kāi)更多的會(huì )議
- 加強各分支機構之間的聯(lián)系
- 減少因出差帶來(lái)過(guò)高的成本支出
- 使用電話(huà)會(huì )議的好處不言而喻：
- 減少差旅支出，降低成本，不會(huì )浪費不必要的時(shí)間
- 增加工作效率和會(huì )議的安全性
許多好的工作經(jīng)驗縮短了項目進(jìn)行的時(shí)間，對復雜的組織架構和供應鏈流程極為有效。
IP Office Conferencing Solution
IP Office會(huì )議系統是Avaya IP Office一體化語(yǔ)音、數據及互聯(lián)網(wǎng)通信解決方案的組成部分之一。通過(guò)IP Office平臺內置的會(huì )議橋功能中，您將得以創(chuàng )建多方電話(huà)會(huì )議，而不管他們位于何處--即使身處不同的國家。
IP Office Voicemail Pro 組件提供了內置安全驗證功能，使電話(huà)會(huì )議系統更加完整。當個(gè)人參加者加入會(huì )議時(shí)要提供PIN（個(gè)人識別號碼）代碼。如果您的電信公司提供呼叫主叫號碼，系統還可以將呼叫者的身份同預先定義的記錄相匹配。
通過(guò)自己的VoiceMail Pro語(yǔ)音信息處理應用程序，IP Office可以高效的管理會(huì )議進(jìn)程。定期安排的會(huì )議（例如每周的銷(xiāo)售電話(huà)會(huì )議）可以預先分配PIN代碼以提前準備。用戶(hù)提示音和信號音可使參加者輕松的加入或離開(kāi)會(huì )議。在遇到任何問(wèn)題時(shí)，用戶(hù)還可以立即聯(lián)系內部管理員或接線(xiàn)員以尋求幫助。
.
此外，獲得許可接入IP Office系統的任何人都可以從遠程地點(diǎn)管理和創(chuàng )建定期會(huì )議。對于某些企業(yè)，例如有多個(gè)辦公地點(diǎn)但僅有一支集中的IT團隊的企業(yè)，這一點(diǎn)特別有價(jià)值。
IP Office Conferencing Capacity
IP Office 提供電話(huà)會(huì )議的最大的靈活性。IP403/IP406 Office系統支持最大同時(shí)支持 64 方會(huì )議或21個(gè)三方會(huì )議或任何總會(huì )議方不超過(guò)64方的組合。IP412
Office 系統支持 42 個(gè)三方會(huì )議或2個(gè)64方會(huì )議。這種強大的會(huì )議橋功能是IP Office撥入式會(huì )議橋的優(yōu)勢。過(guò)去，電話(huà)會(huì )議的參加者稍多，會(huì )議安排就需要采用第三方電子會(huì )議提供商的服務(wù)。而現在，利用Avaya
IP Office會(huì )議系統，您的企業(yè)將可擁有屬于自己的私密、安全、隨時(shí)可用的會(huì )議橋。
會(huì )議橋最大容量
下列表格是不同型號IP Office的不同接口形式的最大會(huì )議容量：
1.需要有VoiceMail Pro作密碼驗證(需要Voicemail pro license)
進(jìn)入會(huì )議提示語(yǔ)和安全密碼驗證由 VoiceMail Pro提供。這需要有VoiceMail Pro的軟件許可支持。例如，4個(gè)與會(huì )人員進(jìn)入同時(shí)進(jìn)入會(huì )議且同時(shí)需要密碼驗證，則需要4個(gè)license，一旦與會(huì )人員進(jìn)入會(huì )議，VoiceMail
Pro端口會(huì )釋放，讓其它參加會(huì )議的人員使用。 如果同時(shí)進(jìn)入會(huì )議的人員超過(guò)4個(gè)，則需要增加VoiceMail Pro的端口 (in steps
of 2-port increments) 。 IP Office - Small Office Edition和 IP403最大支持10端口,406支持20端口，
IP412支持30端口。
IP Office 403/406/412 VoiceMail軟件需要運行在與IPOffice聯(lián)網(wǎng)的PC Server上。
2.IP Office 會(huì )議功能
IP Office 提供下列優(yōu)異的會(huì )議功能特點(diǎn)：
無(wú)需額外的會(huì )議設備 -你只需有一臺 IP Office系統和外部以數字中繼/ VoIP方式連接 (如果有
PIN 密碼驗證和會(huì )議語(yǔ)音提示則需要 Voicemail Pro 支持)
易于使用 - 只需撥打會(huì )議橋的號碼，如果需要輸入會(huì )議密碼，即可進(jìn)入會(huì )議。
從IP Office Phone Manager Lite 和 Pro中也可控制會(huì )議- 對于 ad-hoc會(huì )議模式，參加會(huì )議的用戶(hù)需要撥打被叫用戶(hù)分機即可將被叫用戶(hù)加到會(huì )議中來(lái)。IP
Office Phone Manager, 會(huì )議的發(fā)起者可以控制：每個(gè)與會(huì )者主被叫號碼（如果有姓名識別則會(huì )顯示姓名）會(huì )在Conference
tab of Phone Manager的菜單中顯示.如果需要，會(huì )議發(fā)起者會(huì )選擇一個(gè)舉手的與會(huì )者。
分機命令 - 外部的與會(huì )者可從任何外線(xiàn)分機撥打預先設定好的會(huì )議，輸入PIN密碼或選擇會(huì )議菜單。
定制問(wèn)候語(yǔ) -可以為每個(gè)會(huì )議設置個(gè)性化的問(wèn)候語(yǔ)
進(jìn)入/退出會(huì )議提示音 - 進(jìn)入/退出會(huì )議會(huì )受到單音提示
會(huì )議錄音 -手動(dòng)路由最初需要在IP Office中的Phone Manager設置, 數字/IP 顯示區域或在short
code中設置 (需要有VoiceMail Pro支持)
安全 - 為了防止未授權的用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)會(huì )議系統，可以在 IP Office Voicemail Pro.中設置PIN密碼，主叫號碼顯示可以在時(shí)間和日期文件中設置。
遠程管理 - 維護人員可以遠程管理此會(huì )議系統。除此之外，IP Office管理界面可以管理全部的IP
Office解決方案- phone system, voicemail, CTI server, router, firewall 和 DHCP
server。
3.增強型會(huì )議功能（需要VMPro和Conference center license）
IP Office還可以增加增強型會(huì )議功能軟件實(shí)現集成的會(huì )議橋功能。 這個(gè)基于Web管理界面的軟件包包括2個(gè)部分: "增強型會(huì )議安排定制"
(定制和保留會(huì )議)和 "增強型會(huì )議 Web client" (以web界面完成電話(huà)會(huì )議功能)。 日程安排和web client可以分別使用。
增強型會(huì )議功能可以和 SoftConsole 及PhoneManager集成。
3.1增強型會(huì )議定制功能
基于Web界面的scheduler允許注冊用戶(hù)通過(guò)web界面在線(xiàn)創(chuàng )建和預定會(huì )議。 scheduler 提供了會(huì )議安全的可能，并非常容易創(chuàng )建會(huì )議。
用戶(hù)只需輸入會(huì )議日期，時(shí)間，會(huì )議的持續時(shí)間及需要參會(huì )的人數。如果在用戶(hù)所需時(shí)間合適有會(huì )議資源的情況下，會(huì )議即可創(chuàng )建。一旦會(huì )議創(chuàng )建成功，會(huì )議資源就會(huì )分配給與會(huì )人員在既定時(shí)間召開(kāi)會(huì )議的會(huì )議號碼。
可以在會(huì )議召開(kāi)之前加入音樂(lè )保持(如果資源可用) 。
訪(fǎng)問(wèn) web scheduler需要管理員創(chuàng )建用戶(hù)，同時(shí)需要在PC上裝載Internet Explorer (6.0 或以上版本) 。
不需要任何軟件。可創(chuàng )建注冊用戶(hù)的數量 在Power Conferencing應用中不受限制。一旦注冊成功，用戶(hù)可以在預定會(huì )議之前，檢查是否有可用的會(huì )議資源。如果會(huì )議預定成功，用戶(hù)也可以在正在排隊的會(huì )議菜單中看到已建立的會(huì )議狀態(tài)。
創(chuàng )建電話(huà)會(huì )議的用戶(hù)可以將與會(huì )人員的詳細資料如E-Mail和電話(huà)號碼添加到會(huì )議中。 這樣就可以在會(huì )議之前，用E-Mail通知所有與會(huì )人員會(huì )議的詳細內容包括會(huì )議名稱(chēng)，描述，會(huì )議ID和參加會(huì )議的PIN唯一識別碼
(如果PIN 密碼驗證需要的話(huà))。語(yǔ)音會(huì )議通知同樣也可被激活，并通知參會(huì )人員。這樣 VoiceMail Pro會(huì )撥打與會(huì )人員的電話(huà)，當會(huì )議開(kāi)始時(shí)，如果這些與會(huì )人員被撥通，則把與會(huì )人員帶入到會(huì )議中。
注：即時(shí)消息通知會(huì )在下一版本實(shí)現。與會(huì )人員的詳細資料可以在進(jìn)入會(huì )議之間修改。
對每個(gè)與會(huì )人員來(lái)說(shuō)，使用PIN密碼驗證，使其能夠被系統識別，并且顯示在the Power Conferencing Web client上，這種高級安全措施是非常必要的。如果需要語(yǔ)音宣告，
VoiceMail Pro會(huì )報讀每個(gè)與會(huì )人員的名字（內部人員使用）或 詢(xún)問(wèn)與會(huì )人員的名字（外部人員使用），當會(huì )議結束時(shí)，每個(gè)與會(huì )人員都會(huì )聽(tīng)到宣告。
Conference 模板可以定制定期的會(huì )議，主要的內容包括 conference ID 和與會(huì )者的密碼， 會(huì )議日期除外。 用這種方式可以節省重新進(jìn)入會(huì )議和輸入重復的信息的時(shí)間。
管理員可以生成會(huì )議使用率和每個(gè)會(huì )議的報告。消息內容包括會(huì )議名稱(chēng)，ID號，會(huì )議起始日期，會(huì )議持續時(shí)間和與會(huì )人員的數目。每個(gè)會(huì )議報告可以列出與會(huì )人員的詳細列表和他們何時(shí)進(jìn)入/離開(kāi)會(huì )議。
另外，如果舉手投票在Power Conferencing Web Client使用的話(huà)， 在會(huì )議中針對每個(gè)問(wèn)題與會(huì )人員的投票結果可以顯示出來(lái)。
簡(jiǎn)言之， Conferencing Center Web Scheduler 提供如下功能：
- 基于WEB的定制工具預訂會(huì )議資源 (即時(shí)會(huì )議和未來(lái)會(huì )議)；
- 每個(gè)與會(huì )者的權限可以設置為 "只聽(tīng)" 或"說(shuō)和聽(tīng)"模式；
- 每個(gè)與會(huì )者會(huì )收到Email通知；
- 針對與會(huì )人員的會(huì )議通知 (VCN) ；
- 與會(huì )者的名字會(huì )在他們進(jìn)入/離開(kāi)會(huì )議時(shí)播報；
- 每個(gè)與會(huì )者會(huì ) 由系統分配唯一的會(huì )議密碼；
- 基于WEB的會(huì )議資源和投票結果報告。
3.2 增強型會(huì )議功能 Web Client
作為電話(huà)會(huì )議的補充，會(huì )議主席可以建立基于web的應用。通過(guò)這樣的web接口，會(huì )議主席和與會(huì )人員不僅看到與會(huì )人員的狀態(tài)，還可以設置聽(tīng)眾只聽(tīng)，聽(tīng)和說(shuō)，可以看到web界面的權限。web
客戶(hù)端只有投票的權限，而主席可以在會(huì )議中提出問(wèn)題，修改與會(huì )人員的狀態(tài)和某個(gè)與會(huì )人員私下交談。
會(huì )議主席可以在自己的web client端展示文檔來(lái)進(jìn)行講解。這需要將文件格式保存為 html 格式 (例如 PowerPoint 演示文檔
或Excel 表格) 或簡(jiǎn)單的website URL. 當講解文檔時(shí)，會(huì )議主席可以將此文檔和所有的與會(huì )人員看到的文檔同步。 只要他的設備和Power
Conferencing server有相同的域名即可 (這是 Microsoft的限制)，而與會(huì )人員可以是在Internet的任何位置或在Extranet上。
訪(fǎng)問(wèn)Power Conferencing Web Client只需要與會(huì )人員在PC上安裝了Internet Explorer (6.0
或以上版本) 。 不需要下載任何軟件。所支持的web client數量和與會(huì )人員的數量一致。 (例如，每個(gè)會(huì )議最大 64方).為了確保安全，訪(fǎng)問(wèn)Web
Client同樣需要與會(huì )人員用會(huì )議ID和他們的唯一PIN密碼登錄。 這使系統可以識別參加會(huì )議的成員并將他們的名字顯示在屏幕的右側。
簡(jiǎn)言之， Conferencing Center Web Client 提供如下功能：
- 與會(huì )者的實(shí)時(shí)狀態(tài) (撥入，以WEB方式登錄，說(shuō)和聽(tīng)，只能聽(tīng))；
- 會(huì )議主席可以改變與會(huì )者的實(shí)時(shí)狀態(tài)；
- 與會(huì )者在只能聽(tīng)的狀態(tài)下，可以提出申請改變?yōu)榭梢园l(fā)言的模式(舉手功能)；
- 靜音/解除靜音功能
- 會(huì )議主席和某個(gè)與會(huì )者可以采用私聊的方式。
- 狀態(tài)欄中可以看到與會(huì )者的狀態(tài)，還可以看到發(fā)言人所展示的PPT。
- 問(wèn)題投票和選舉功能。
AVAYA公司供稿 CTI論壇編輯
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