廣州智光實(shí)施微軟CRM實(shí)現項目精細化管理
2011/08/04
廣州智光電氣股份有限公司是一家在電氣控制與自動(dòng)化領(lǐng)域具有自主創(chuàng )新能力和高成長(cháng)性的高新技術(shù)企業(yè)和軟件企業(yè)，成立于1999年，總部位于廣州。主要從事電網(wǎng)安全與控制設備、電機控制與節能設備、供用電控制與自動(dòng)化設備及電力信息化系統的研發(fā)、設計、生產(chǎn)和銷(xiāo)售。
公司主要產(chǎn)品包括：新型自動(dòng)跟蹤補償消弧線(xiàn)圈及選線(xiàn)成套裝置、智能高壓大功率變頻調速系統、分布式企業(yè)級電氣監控與能量管理系統以及電力信息化系統。這些產(chǎn)品廣泛應用于電力、大中型工業(yè)企業(yè)、市政建設、基礎設施等領(lǐng)域，能有效提高電網(wǎng)安全穩定性、改善電能質(zhì)量、節能降耗、提升企業(yè)電氣設備安全可靠性、提升企業(yè)能源管理水平。
商務(wù)背景
智光電氣在營(yíng)銷(xiāo)管理過(guò)程中面對以下的挑戰：
招投標項目管理
智光電氣面向的客戶(hù)99%以上采用招投標方式進(jìn)行相關(guān)產(chǎn)品采購，少量采用議標方式。智光電氣面對的招投標有兩種方式，一種是各省電網(wǎng)公司的框架招標，即全省的產(chǎn)品采購采用一個(gè)統一的招標，中標企業(yè)與各個(gè)市級公司再分別簽署購買(mǎi)合同；第二種是普通的招標，電網(wǎng)以后的企業(yè)通常采用的方式，針對某個(gè)具體的項目采購進(jìn)行招標。
智光招投標過(guò)程數量眾多，同時(shí)每個(gè)招投標過(guò)程漫長(cháng)，涉到企業(yè)內部多個(gè)部門(mén)的協(xié)作及對外多個(gè)單位的攻關(guān)工作。這造成大量的信息無(wú)法及時(shí)的形成一個(gè)完整的視圖，給銷(xiāo)售管理者的項目決策過(guò)程帶來(lái)困繞。
銷(xiāo)售費用管理
智光電氣銷(xiāo)售過(guò)程的費用可以分為依據每一個(gè)項目制定的專(zhuān)項費用管理及與具體項目無(wú)關(guān)的差旅費用管理兩部分。由于每月產(chǎn)生的金額數量龐大、支出名目眾多，存在管理漏洞會(huì )給企業(yè)帶來(lái)較大的損失，因此智光電氣對費用進(jìn)行嚴格管理流程及管理方法。但由于缺乏有效的流程工具及管理工具，智光電氣費用的審批過(guò)程效率低下，人工投入過(guò)大。
合同執行管理
智光電氣的合同執行周期長(cháng)，特別是節能收費方式的收款周期長(cháng)達數年。為確保合同的執行順利，智光電氣設立合同管理員崗位跟蹤管理每一個(gè)合同執行。合同管理員采用EXCEL作為工具進(jìn)行日常工作，包括了新合同執行條款分解，合同執行過(guò)程跟蹤，合同執行統計分析等職能。EXCEL作為一款優(yōu)秀的工具減輕了合同管理員的工作，但EXCEL不具有數據團隊共享及數據自動(dòng)分統功能，造成銷(xiāo)售管理者查閱合同執行情況困難，企業(yè)管理者查看報表只能以月為單位，這些相關(guān)的工作都帶來(lái)了不便。
解決方案
智光電氣的CRM項目采用了Techsun工業(yè)設備解決方案，解決方案主要包括招投標項目管理、銷(xiāo)售費用管理、合同執行管理等重點(diǎn)內容。
招投標項目管理
智光電氣招投標項目管理，完整地對標前、標中、標后的工作進(jìn)行管理，形成過(guò)程記錄及協(xié)作流程。其中包括：
1、銷(xiāo)售階段管理
智光電氣將銷(xiāo)售過(guò)程分為立項確認、情報搜集、銷(xiāo)售執行、項目投標、商務(wù)談判等5個(gè)銷(xiāo)售階段。每一個(gè)階段設立階段目標、關(guān)鍵任務(wù)執行、成果核查、上司評審等工作內容，通過(guò)階段工作的推進(jìn)來(lái)促進(jìn)銷(xiāo)售進(jìn)程。
2、項目成功概率管理
智光電氣采用項目競爭分析法結合項目階段來(lái)測算項目的成功概率，每一個(gè)項目在銷(xiāo)售進(jìn)程中都獲得動(dòng)態(tài)的概率。
3、項目支持
智光電氣的銷(xiāo)售過(guò)程需要眾多的跨部門(mén)協(xié)作，項目支持是作為跨部門(mén)協(xié)作的申請、審批與記錄。
4、項目評審
智光電氣的項目評審包括技術(shù)方案評審、商務(wù)方案評審、報價(jià)評審、技術(shù)協(xié)議評審以及合同評審，通過(guò)評審點(diǎn)來(lái)控制項目銷(xiāo)售過(guò)程的風(fēng)險。
5、項目分析
智光電氣項目銷(xiāo)售過(guò)程需要銷(xiāo)售經(jīng)理提交項目分析報告，包括投標前項目分析報告、合同簽署前的合同差異性分析以及投標后的項目分析報告。
6、產(chǎn)品配置與商務(wù)報價(jià)
智光電氣面對大型招投標項目，每個(gè)項目都存在個(gè)性化因素及競爭因素。智光在進(jìn)行報價(jià)時(shí)需要通過(guò)將項目設備分解為物料部件，獲得物料的核價(jià)成本，并依據自有設備、外購物料、大包工程及服務(wù)等內容設置不同的加價(jià)率來(lái)核算出報價(jià)成本。在報價(jià)成本的基礎上進(jìn)一步考慮包括項目專(zhuān)項費用、項目競爭情況來(lái)確定出項目的商務(wù)報價(jià)。
銷(xiāo)售費用管理
智光電氣的銷(xiāo)售費用管理包括兩部分，第一部分是差旅費用管理，第二部分是專(zhuān)項費用管理。對于差旅費采用借支 — 報銷(xiāo)的管理模式，并借助電子單證及電子審批流程來(lái)提高費用處理過(guò)程的效率。
智光電氣的專(zhuān)項費用指為某個(gè)銷(xiāo)售項目拔付的專(zhuān)項費用，對于專(zhuān)項費用執行嚴格的預算 — 執行計劃 — 借支 — 報銷(xiāo)的管理制度，從而減少專(zhuān)項費用管理過(guò)程中的漏洞。
合同執行管理
智光電氣的合同執行過(guò)程長(cháng)達數月以至一年，節能付款的合同甚至長(cháng)達數年，為更好的管理合同的執行過(guò)程，智光電氣借助了CRM工具實(shí)現數據匯總、記錄、過(guò)程工作流的提醒以及各類(lèi)分析報表的生成。
智光電氣的合同執行過(guò)程包括了合同的排產(chǎn)與生產(chǎn)下單，生產(chǎn)過(guò)程的管理，出貨計劃及變更、發(fā)貨物流管理、收款計劃與執行及發(fā)票管理等內容。
利益優(yōu)勢
實(shí)現招投標項目過(guò)程精細化管理目標，成單率提升11%
智光電氣每年需要面對約1000個(gè)招投標項目，每個(gè)項目周期都長(cháng)達數年以至一年，采用團隊方式進(jìn)行銷(xiāo)售，一直困擾著(zhù)智光是銷(xiāo)售過(guò)程缺乏一個(gè)信息管理及共享的工作來(lái)滿(mǎn)足虛擬化團隊工作的要求，二是銷(xiāo)售過(guò)程銷(xiāo)售經(jīng)理由于把握不住銷(xiāo)售要點(diǎn)而帶來(lái)項目風(fēng)險。
智光電氣采用微軟CRM平臺，為所有銷(xiāo)售項目逐一設立電子化檔案，整合多個(gè)來(lái)源的的項目信息，構成360度的項目視圖，完整的項目信息視圖成為項目管理、評審以及項目策略制定的依據。智光電氣銷(xiāo)售過(guò)程引入了銷(xiāo)售階段的管理工具，實(shí)現了銷(xiāo)售項目的階段性管理，為每個(gè)銷(xiāo)售人員提供明確的銷(xiāo)售指引，而銷(xiāo)售經(jīng)理也實(shí)行階段性目標檢查制度來(lái)核查各個(gè)階段計劃執行情況，提升項目的執行力。智光電氣借助CRM工具有效的提升了銷(xiāo)售決策的正確性及銷(xiāo)售策略執行的力度，規避了過(guò)程風(fēng)險，據統計有效提升了11%的成單率。
精細化管理出貨計劃，生產(chǎn)計劃準確率提高12%
由于智光電氣的生產(chǎn)過(guò)程是標準部件生產(chǎn)后依據個(gè)性化需求配置出不同的設備，其部件生產(chǎn)是面對預測，設備生產(chǎn)是面對訂單進(jìn)行組裝。設備的交付是需要客戶(hù)方完成基建工程后進(jìn)行，故客戶(hù)方對交期是存變更的可能，而變更的信息并沒(méi)有被準確完整的傳遞到生產(chǎn)部門(mén)，造成生產(chǎn)交付計劃與客戶(hù)需求計劃匹配度低。
智光電氣實(shí)施通過(guò)CRM對客戶(hù)的交貨要求進(jìn)行持續的跟蹤與管理，通過(guò)過(guò)程的管理詳細的記錄交期的變更及變更的原因，通過(guò)此確保了交貨計劃的準確性，給生產(chǎn)部門(mén)的生產(chǎn)計劃提供了準確的數據。
增強應收款管理，回款周期壓縮7天
智光電氣的回款周期長(cháng)，現階段是給銷(xiāo)售人員90人天的追款期，逾期也沒(méi)有嚴格追究客戶(hù)方或者銷(xiāo)售人員的責任，造成公司的應收款長(cháng)期居高不下。
智光電氣重新定義了回款期，制定了鼓勵提前回款、處罰逾期回款的制度，形成對銷(xiāo)售人員的有效激勵。同時(shí)詳細通過(guò)CRM系統管理收款計劃及收款計劃變更的情況，切實(shí)做好收款的跟蹤工作。在收款點(diǎn)到達時(shí)啟動(dòng)收款工作流，提高內部協(xié)助的效率，避免因自身原因則延期收款。通過(guò)多個(gè)措施的執行，智光電氣有效的壓縮了回款周期，提高資金有效使用率。
費用管理嚴謹化，費用超支率減少17%
智光電氣通過(guò)CRM執行嚴格的預算 — 執行制度，執行過(guò)程中系統協(xié)助進(jìn)行預算的監控工作，發(fā)現超支即發(fā)起報警。對于需要進(jìn)行超支，需要走嚴格的預算變更流程。通過(guò)嚴格的財務(wù)管理制度，有效減少了銷(xiāo)售費用的超支情況。
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