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用Google Apps替代傳統郵件系統

2011/11/04

　　出于支持移動(dòng)應用、提升搜索便捷性和效率，以及降低維護成本等原因，美國大型連鎖超市BI-LO將企業(yè)級電子郵件平臺從IBM Lotus Notes遷移到Google Apps。

　　2009年晚些時(shí)候，美國東南部地區的大型連鎖超市BI-LO決定不再使用IBM Lotus Notes電子郵件應用。而在此前，IBM已經(jīng)放棄了對BI-LO所使用的Lotus Notes版本的支持，這意味著(zhù)BI-LO將不再能夠獲得該版本的技術(shù)支持。這讓BI-LO的IT團隊必須做出一個(gè)選擇，升級或是尋找新的解決方案。

　　BI-LO連鎖超市總部位于美國南卡羅來(lái)納州格林維爾，旗下有200多家連鎖店。BI-LO連鎖超市的CIO Carol deWitt說(shuō)：“由于成本和可能會(huì )影響生產(chǎn)效率的因素，我們向后推遲了調整的時(shí)間。事實(shí)上，我們一直拖到必須要做出調整的那一刻。”

　　BI-LO最終決定選擇使用谷歌的Google Apps，這將把企業(yè)的電子郵件系統從傳統的Lotus Notes應用升級至云服務(wù)平臺。這一決定將為BI-LO每年節省數千萬(wàn)美元的IT開(kāi)支，其成本不到Lotus Notes應用的60%。deWitt表示，Google Apps的好處不僅僅在于可以節約開(kāi)支，還免去了許多在使用Lotus Notes時(shí)所遇到的傳統IT系統維護的煩惱。

　　圖：美國大型連鎖超市IB-LO店面外景
　　傳統IT的麻煩事

　　事實(shí)上，deWitt和她的IT團隊在此前的很長(cháng)一段時(shí)間，一直被Lotus Notes應用的系統維護問(wèn)題所困。由于Lotus Notes的Web客戶(hù)端使用起來(lái)不太順手，導致了員工的工作效率不高。BI-LO在全美的四個(gè)州擁有約17000名員工，而在日常通信中，通過(guò)Web訪(fǎng)問(wèn)郵件非常重要。

　　此前，為了避免Web版本不同，BI-LO為一些用戶(hù)安裝了Lotus Notes的胖客戶(hù)端。但是胖客戶(hù)端也存在著(zhù)一些諸如存儲容量有限等問(wèn)題。隨著(zhù)文件越來(lái)越大，這一問(wèn)題變得越來(lái)越突出。BI-LO架構與規劃高級經(jīng)理Jason Breazeale說(shuō)：“僅胖客戶(hù)端，每個(gè)季度我們就會(huì )收到數百張報修單。”

　　后來(lái)，BI-LO還曾決定利用Lotus Notes的黑莓應用。對于一些用戶(hù)而言，這是一個(gè)不錯的選擇。但這同時(shí)也為IT部門(mén)帶來(lái)了很大的系統維護壓力。為了確保安全和法規遵從，BI-LO的IT團隊制定了新的用戶(hù)規定。deWitt表示，公司規定用戶(hù)僅能通過(guò)連接至黑莓企業(yè)服務(wù)器的企業(yè)版黑莓手機訪(fǎng)問(wèn)電子郵件，不允許個(gè)人設備進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)。

　　此外，傳統郵件系統導致的信息分散特性也帶來(lái)了遵從性挑戰。帶有核心商業(yè)秘密的企業(yè)郵件分散存儲在員工個(gè)人電腦的個(gè)人郵箱內，而不是集中儲存。這樣一來(lái)，由長(cháng)串字符構成的文檔難以被搜索到。另一個(gè)問(wèn)題是文檔被存儲在離線(xiàn)存儲介質(zhì)中的情況。法律或人力資源部需要隨時(shí)查找信息用于電子搜索或投訴取證，而這些操作要經(jīng)過(guò)一個(gè)冗長(cháng)的程序。

　　deWitt評估認為，一次電子搜索查詢(xún)就能夠耗盡一名郵件管理員的大部分時(shí)間。她說(shuō)：“一旦有這種請求，SLA（服務(wù)水平協(xié)議）支持就可能會(huì )受到影響，所有的項目工作可能會(huì )被迫中止。”

　　立足需求的產(chǎn)品選型

　　deWitt和Breazeale總結認為，無(wú)論他們選擇什么樣的電子郵件平臺，都必須要能夠方便地支持移動(dòng)工作的員工，提升BI-LO總部至基層的通信能力，并且擁有內置的災難恢復和歸檔功能，以及友好的用戶(hù)搜索與查詢(xún)工具。另外，由于剛剛擺脫瀕臨破產(chǎn)的困境，對于BI-LO而言，維護的低成本是十分關(guān)鍵的。

　　這些實(shí)際的需求縮小了云計算方案的選擇范圍。微軟的商業(yè)生產(chǎn)力在線(xiàn)標準套件（BPOS）和谷歌的Google Apps進(jìn)入到BI-LO的早期評估當中。Breazeale表示，由于當時(shí)微軟和谷歌的產(chǎn)品收費一樣，即每個(gè)用戶(hù)50美元，因此，僅僅根據成本因素難以在兩者之間做出選擇。

　　因此，BI-LO的IT團隊不得不對比這兩款產(chǎn)品的功能，以及一些附加因素。比如，BI-LO并不是微軟SharePoint用戶(hù)。deWitt認為，BPOS能夠與SharePoint密切協(xié)作，而這意味著(zhù)，他們需要購買(mǎi)SharePoint的許可證，增加SharePoint的管理員和開(kāi)發(fā)人員。這些與她和Breazeale心目中設想的云計算相距甚遠。

　　除此之外，微軟和谷歌的產(chǎn)品在管理復雜性上還存在著(zhù)很大的區別。BPOS有一個(gè)層選項，允許用戶(hù)節省在無(wú)電腦用戶(hù)身上的開(kāi)支。但是在5600名電子郵件用戶(hù)中區分出哪些是無(wú)電腦用戶(hù)，以及時(shí)刻關(guān)注分類(lèi)調整，對于BI-LO的IT團隊來(lái)說(shuō)是一項過(guò)于繁重的工作。

　　最后的一個(gè)問(wèn)題涉及到電子搜索。BI-LO的IT管理者們認為，如果選擇了微軟產(chǎn)品，他們仍然需要額外尋找一款先進(jìn)、且不昂貴的歸檔與搜索工具。

　　部署Google Apps

　　多種因素讓BI-LO最終選擇了Google Apps。作為一款可無(wú)限擴展的服務(wù)套件，Google Apps涵蓋了電子郵件、日歷、即時(shí)信息、文檔與幻燈片的創(chuàng )建與共享、團隊站點(diǎn)，以及任務(wù)協(xié)作等功能。為了了解BI-LO內部的員工是如何理解云計算概念的，BI-LO展開(kāi)了一次內部調查。調查結果顯示，30%的員工在家里使用Gmail，而超過(guò)50%的員工使用某種形式的基于Web的電子郵件。這份調查顯示BI-LO員工已經(jīng)做好了向云計算遷移的準備。

　　在Cloud Sherpas公司的幫助下，BI-LO在30〜35名IT部門(mén)的用戶(hù)中進(jìn)行了試點(diǎn)部署。短時(shí)間內，嘗試這一服務(wù)的用戶(hù)就超過(guò)了90名，其中包括BI-LO的高級主管，他們堅持要成為早期的體驗者。BI-LO的IT團隊為他們配備了蘋(píng)果的iPad和iPhone，以測試Google Apps的移動(dòng)性。使用的結果是，這些主管們對Google Apps的應用體驗感到非常滿(mǎn)意。

　　在IT團隊被批準部署后，BI-LO于2010年晚些時(shí)候在5500個(gè)用戶(hù)中展開(kāi)了第一階段的大規模部署。他們的這次部署活動(dòng)舉辦得非常隆重。此外，如果用戶(hù)發(fā)現了漏洞，那么發(fā)現者將會(huì )得到獎勵。與此同時(shí)，他們還開(kāi)始在用戶(hù)中推廣谷歌Google Sites協(xié)作平臺，讓其成為谷歌云計算服務(wù)部署行動(dòng)的主頁(yè)。

　　良好的起點(diǎn)

　　Google Apps的用戶(hù)們對于能夠從他們自己的設備上訪(fǎng)問(wèn)公司的電子郵件而感到興奮。為此，BI-LO修改了電子郵件系統的用戶(hù)使用規定，包括關(guān)于Google Apps的使用細節。例如，規定中稱(chēng)，盡管BI-LO支持員工使用自己的設備，但是如果公司懷疑存在安全風(fēng)險，他們保留遠程刪除這些設備上數據（包括個(gè)人電子郵件）的權力。

　　對于人力資源與法律部門(mén)而言，Google Apps 內置的Postini工具可以更快速地反饋電子搜索和投訴調查結果。所有的電子郵件都被集中和歸檔，并可被搜索。實(shí)際上，Breazeale希望能夠盡快向業(yè)務(wù)部門(mén)移交搜索控制權，將IT部門(mén)從這一職責中完全撤離出來(lái)。

　　除了電子郵件，BI-LO已經(jīng)開(kāi)始通過(guò)Google Apps上的協(xié)作機制恢復業(yè)務(wù)流程。員工可以輕松地完善、分享和追蹤關(guān)于預算、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)和新店面建設等電子表單的反饋。人力資源部還打算利用谷歌的視頻對話(huà)功能，減少一些為了對應聘人員進(jìn)行面試所安排的出差。deWitt說(shuō)：“我們正在使用Google Apps進(jìn)行大量的社交與互動(dòng)，未來(lái)我們還將會(huì )部署谷歌新近推出的Google+應用。”她還補充說(shuō)，在基于云計算的環(huán)境中，谷歌提供了強大的安全服務(wù)，包括對用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)的控制。由于BI-LO的連鎖超市設置有需要遵守HIPAA法規的藥店和需要遵守支付卡行業(yè)標準的POS終端，因此提升安全性對BI-LO來(lái)說(shuō)非常關(guān)鍵。

　　部署Google Apps后，IT部門(mén)的工作內容發(fā)生了許多關(guān)鍵變化。如今，重點(diǎn)負責維護電子郵件系統的三人團隊已經(jīng)有充足的時(shí)間為業(yè)務(wù)流程制定更為完善的規定，而以前僅為了維護電子郵件系統正常運行就已經(jīng)占用了他們的全部精力。

　　Breazeale提示其他企業(yè)用戶(hù)，在向云計算遷移的過(guò)程中，大型企業(yè)仍然需要一個(gè)合作伙伴幫助部署Google Apps。因為盡管谷歌的幫助文件已對如何部署進(jìn)行了詳細說(shuō)明，但是這些幫助文件仍然無(wú)法解決在遷移中遇到的一些特殊問(wèn)題。他說(shuō)：“Cloud Sherpas確實(shí)幫助我們解決了許多在部署Google Apps過(guò)程中遇到的特殊問(wèn)題。”

　　“在向云計算轉型的過(guò)程中，Google Apps是一個(gè)良好的開(kāi)端。當你積累了豐富的云計算經(jīng)驗后，你就有能力評估其他類(lèi)似服務(wù)了。這對BI-LO來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一次寶貴的經(jīng)驗。”deWitt說(shuō)。

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