中小企業(yè)信息化的路徑與策略

王永強 2003/10/21

　　信息化還是"白紙一張"的小企業(yè)怎樣才能走上數字化的快車(chē)道呢？本文將從企業(yè)管理的實(shí)際和信息技術(shù)的內在邏輯上作一個(gè)探索和總結。

　　一個(gè)企業(yè)想導入信息化手段， 其過(guò)程如同拆遷或改造一座舊城市， 要按計劃地、 步步為營(yíng)、反復多次地進(jìn)行才能完成。所以企業(yè)在行動(dòng)之前， 應胸有成竹，統觀(guān)全局， 不能走一步看一步。

一、 小企業(yè)初戀數字化的八個(gè)步驟

　　回顧一下大多數企業(yè)的電腦化過(guò)程吧。

1．電腦掃盲辦公
　　辦公室中開(kāi)始使電腦，
　　企業(yè)文字與圖表處理電腦化，
　　撥號或寬帶，上網(wǎng)收集信息， 收發(fā)E-MAIL
2．財務(wù)管理信息化
　　單機應用
　　聯(lián)網(wǎng)應用， 報賬與稅務(wù)申報。
3．部門(mén)管理電腦化，內部數據共享
4．搭建企業(yè)局域網(wǎng)
5．開(kāi)通 外 網(wǎng) 的 窗口網(wǎng)站
6． 開(kāi)始業(yè)務(wù)的集成應用
7．升級硬/軟件系統
8．拋棄老系統，再投巨資，重新規劃應用

　　從以上看， 這種信息化過(guò)程是"第一次吃螃蟹"的原始方式， 是一個(gè)被動(dòng)的過(guò)程， 企業(yè)投入大， 效果差，隱蔽的成本高， 信息化發(fā)展比較緩慢。

二、 為什么管理軟件應用是從財務(wù)會(huì )計開(kāi)始的？

　　這個(gè)問(wèn)題揭示了信息化與數字化的區別：

　　信息是泛指， 數字化也是電腦數據化。數字化的前提是具有"信息"的形式。
　　1． 信息的形式的多元化。
　　2． 信息作為獨特的表現形式，可以是一種管理方法。
　　3． 信息的載體可以承載任何內容的質(zhì)量特征。

　　首先， 財務(wù)會(huì )計的方法， 其本身在企業(yè)管理中早先應用了"信息"方法和技術(shù)，只是在開(kāi)始的時(shí)候沒(méi)有"數字化"的信息形式來(lái)支持。信息化， 首先就需要對管理對象（人/財/物/事件/無(wú)形資產(chǎn)等）的在各種情形下進(jìn)行定義、分類(lèi)、總括、檢索和計算。這些分別體現為會(huì )計的科目、記賬、立帳、核算與報表方法。 這些原始的業(yè)務(wù)模型， 可以被軟件完全模擬。

　　其次， 財會(huì )信息之間的規范對應與反映關(guān)系， 也是"數字化"之前提，被約定成俗的東西。所以無(wú)論是對管理當局，還是對企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，最先規范化的管理領(lǐng)域便是-財務(wù)管理。

　　最后， 還因為，它與準確計算有天然的聯(lián)系，數字之間互相反射和對應，又要求一定的實(shí)時(shí)性， 固"財軟"在中外企業(yè)界和縱向管理應用上都排在了前位。

三、 中小企業(yè)成熟的信息化方法

　　而今， 企業(yè)管理已從"清冷的珠算時(shí)代"步入了"散熱式的計算機時(shí)代"，企業(yè)家們完全可以有"前車(chē)之鑒"，免去"趟河溺水之苦"。

　　信息化的工作可繁可簡(jiǎn)，但卻是一項嚴肅的系統工程。
　　企業(yè)家們對自己的企業(yè)來(lái)說(shuō)， 就是父母與之孩兒。大人對小孩從小到大，從吃飯穿衣到職業(yè)選擇都有一些計劃、預測和安排。換成信息化來(lái)說(shuō)， 就是要使初始的和后續間斷性的投資， 互相兼容和促進(jìn)，實(shí)現投資效益1+i > 2的目標。

　　信息化工作又如"寫(xiě)文章"，不能想到哪就寫(xiě)到哪， 必須要綱目清晰， 統籌安排。因為投資工作不是"軟件代碼"，可刪除、復制、插入、粘貼，失誤就要付出代價(jià)。

　　因此， 做信息化，就先要用"信息化"的方法來(lái)考慮問(wèn)題。

　　1． 全息決策。 即從一開(kāi)始就要考慮到一個(gè)比較長(cháng)的周期，一個(gè)能覆蓋多業(yè)務(wù)領(lǐng)域，最好也能跨越經(jīng)營(yíng)周期的一個(gè)"數字化計劃"。
　　2． 斷點(diǎn)決策。 由于企業(yè)發(fā)展的階段性特征決定的， 企業(yè)實(shí)力和外部環(huán)境都要幾經(jīng)更新和升級，這些軌跡并非是"連續的函數"，適應于不同階段的做法就是這類(lèi)決策。減少一些"完成取代性"的決策內容是考慮的重點(diǎn)。
　　3． 柔性化。 在不同的發(fā)展期間， 預留"接口"， 保證在沒(méi)開(kāi)通"電梯"時(shí)， 能走樓梯。
　　4． 定義好基礎信息。 企管中的實(shí)證、記錄、法律、交易、計量、過(guò)程、特征等信息都是構成將來(lái)"服務(wù)器"處理、保存和重用的重要資源， 必須事先重視。
　　5． 分布性與組件化。 工作站點(diǎn)與應用領(lǐng)域， 都應從可獨立、可分拆、可組合的方式上進(jìn)行設計。

四、 首推IT規劃

　　俗話(huà)說(shuō)， 人是從小看大， 三歲看老。 這說(shuō)明， 一些基因（包括性格）在起了長(cháng)遠的作用。IT 規劃， 就是要找到你企業(yè)能夠長(cháng)期發(fā)展的"基因"。

　　一個(gè)站在"信息化"彼岸的企業(yè)，如何涉足信息化呢？

　　一個(gè)成熟企業(yè)所遇到的問(wèn)題， 后來(lái)的企業(yè)在開(kāi)始前都應該規劃進(jìn)去。
　　1． 環(huán)境認知（內部與外部）
　　2． 企業(yè)憲法
　　3． 戰略構思
　　4． 發(fā)展要素
　　5． 目標管理
　　6． 管理變革
　　7． 經(jīng)營(yíng)變革
　　8． IT要素（網(wǎng)絡(luò )與融合、通訊、安全、技術(shù)架構、數據結構、平臺與中間件、各種系統）
　　9． 系統匹配
　　10． 商業(yè)智能

　　上述基本的"十大綱要"，是一個(gè)企業(yè)信息的"基因工程"。無(wú)論如何， 基因的抽取工作是前期的， 全局性的， 決定性的。

五、 引入第三方咨詢(xún)

　　不管是實(shí)施成熟軟件系統，或是新開(kāi)發(fā)自用系統，或是安排IT投資，都需要抽象需求、規范業(yè)務(wù)流程與控制，這時(shí)引入第三方的咨詢(xún)是必要的。

　　1． 中立的第三方既是參謀，也是醫生。他們與企業(yè)項目組一起對企業(yè)進(jìn)行事先的診斷和分析，開(kāi)出性?xún)r(jià)比 好的"藥方"，對今后的發(fā)展和實(shí)施是最為有利的。
　　2． 企業(yè)若是自己充當咨詢(xún)角色， 由于專(zhuān)業(yè)和資源的限制，對信息化的規律性缺乏深刻理解， 會(huì )出現知識、經(jīng)驗的盲點(diǎn)及失誤，常導致多次的"否定之否定"或是前后矛盾的需求，到頭來(lái)會(huì )得不償失。
　　3． 由"IT提供方"充當醫生， 他們常常由于利益驅動(dòng)而做出有"傾向"的決定，誤導企業(yè)多花錢(qián)或是"貨不對路"， 以至于引出法律糾分。
　　4． 一些"IT與咨詢(xún)"聯(lián)盟的咨詢(xún)機構也多暗藏玄機，會(huì )增加企業(yè)的信息化成本。

六、 導入數字化的時(shí)機

　　處于起步階段的小企業(yè)， 數字化可能對目前的經(jīng)營(yíng)管理還不能有明顯的短期"療效"。因為主要是一些基礎性工作。但選擇了正確的"入口"，卻能有"特效"。

　　1． 優(yōu)先數字化對當前經(jīng)管有重大意義的業(yè)務(wù)。選擇標準是---數據量和實(shí)時(shí)性要求。
　　2． 產(chǎn)生原始數據，并對今后經(jīng)營(yíng)有基礎性影響的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。這些資料需要準確和連續性。
　　3． 在導入一項新的計劃或運營(yíng)一項新的業(yè)務(wù)時(shí)。這時(shí)可一步到位，以免事后返工。
　　4． 集成應用的項目， 應及早統籌。 防止"以新除舊"帶來(lái)的浪費。
　　5． 可以單點(diǎn)應用的業(yè)務(wù)環(huán)節，在可擴展和集成的條件下，亦可先行。
　　6． 信息化知識條件比較好的部門(mén)， 如市場(chǎng)信息、綜合辦公、財務(wù)和標準化銷(xiāo)售部門(mén)等都可先走一步。

小結
　　信息化的真正優(yōu)勢在于"集成效益"， 然而對小企業(yè)來(lái)說(shuō)，這還是數字化遠期目標。隨著(zhù)業(yè)務(wù)規模和運行規范化的發(fā)展，必然要過(guò)渡到"集成"階段。因此，信息化不能搞"一蹴而就"， 它是與企業(yè)一起成長(cháng)的同步過(guò)程。

作者供稿 CTI論壇編輯

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