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即時(shí)通信：企業(yè)效率管理的雙刃劍

2005/06/13

　　美國未來(lái)學(xué)家奈斯比特分析說(shuō)，“未來(lái)競爭是管理的競爭，競爭的焦點(diǎn)在于每個(gè)社會(huì )組織內部成員之間及其外部組織的有效溝通上。”

　　“我不會(huì )阻止我的員工在辦公室使用即時(shí)通信工具。”倫敦證交所上市公司PACIFICME－DIA首席執行官張瑞展說(shuō)。相反的是，他非常鼓勵員工使用即時(shí)通信工具，“員工什么時(shí)候上線(xiàn)我都非常清楚，和他們的溝通越來(lái)越緊密。而利用即時(shí)通信工具，同時(shí)也大大降低了公司的運營(yíng)成本。”

　　諸如ICQ、MSNMessenger、YahooMessenger、RTX等實(shí)時(shí)通信軟件大量涌現，每一種都在特定的人群或者企業(yè)中得到認同。

　　正如張瑞展所說(shuō)，企業(yè)運用這些即時(shí)通信工具，大大提高了溝通效率，競爭優(yōu)勢凸現。

　　即時(shí)通信提高溝通效率

　　對現代企業(yè)而言，日新月異的技術(shù)、全球化的市場(chǎng)、眾多的合作關(guān)系、對突發(fā)事件快速反應，都需要有效的溝通來(lái)解決。誰(shuí)能搶先一步，誰(shuí)就能把握住市場(chǎng)的先機。因此，適應新的經(jīng)濟形勢，現代企業(yè)的溝通越來(lái)越快，對效率的要求也越來(lái)越高。跨區域、多層級、分隸屬的多層次的網(wǎng)絡(luò )系統結構在一些企業(yè)中建立起來(lái)。但溝通方式多樣化的同時(shí)，溝通成本在企業(yè)總成本中占的比重也不斷增大。

　　即時(shí)通信工具的資費卻低廉很多。越來(lái)越多的企業(yè)已開(kāi)始認識到即時(shí)通信工具能夠帶來(lái)極高的生產(chǎn)力，借助它的應用，來(lái)提高業(yè)務(wù)協(xié)同性及反饋的敏感度和快捷度。人們發(fā)現，即時(shí)通信軟件不僅僅用于娛樂(lè )和聊天，還有卓越的商務(wù)通信功能。

　　國際知名的權威調查顧問(wèn)公司美國Gartner發(fā)表的研究報告表明，至2002年底全美大約有70%的企業(yè)使用實(shí)時(shí)通信軟件作為重要但非正式的企業(yè)內部溝通工具，當一個(gè)跨國企業(yè)部門(mén)間對某個(gè)問(wèn)題進(jìn)行討論時(shí)，即時(shí)通信工具派上了用場(chǎng)。而國際知名的產(chǎn)業(yè)分析公司IDC的一項預測表明，到今年，全球實(shí)時(shí)通信的用戶(hù)將高達2.3億人。該報告同時(shí)指出，一個(gè)企業(yè)通過(guò)使用最新信息可以在關(guān)鍵的商業(yè)流程中消除管理和實(shí)施中的延遲，從而提高競爭力。———正如張瑞展所說(shuō)的，即時(shí)通信能夠知道其他人是否在線(xiàn)，從而避免了員工在打電話(huà)找人上耗費大量的時(shí)間。

　　但人們會(huì )不會(huì )在上班的時(shí)候用即時(shí)通信工具娛樂(lè )？管理者如何在不侵犯員工隱私的情況下監督他們？

　　去除娛樂(lè )EIM成溝通新寵

　　于是，專(zhuān)門(mén)針對企業(yè)用戶(hù)的即時(shí)通信(EnterpriseInstantMes－senging，以下簡(jiǎn)稱(chēng)EIM)產(chǎn)品被研究出來(lái)，它易于管理，同時(shí)風(fēng)格“嚴肅”。

　　企業(yè)級的即時(shí)通信工具，可以集成企業(yè)利用率較高的多個(gè)信息溝通方式，包括即時(shí)消息、語(yǔ)音、視頻通訊和即時(shí)文件傳輸等等。

　　比較起郵件來(lái)，EIM更快捷，更具親和力和交互性，相比手機，它具有可記錄性、費用低、數據形式的多樣式，支持文本，語(yǔ)音，圖畫(huà)，視頻。特別是能夠與電子郵件、手機（電話(huà)）以及其他企業(yè)應用辦公程序的結合使用。

　　首先，企業(yè)時(shí)常需要面對內部員工發(fā)布一些信息。傳統的文件方式需要先打印出來(lái)，然后人工分發(fā)，若要收集員工的反饋信息則還要另外準備，因此效率比較低。使用EIM之后，向員工發(fā)布信息通知則變得相當簡(jiǎn)單，同時(shí)還可以即時(shí)得到反饋信息。

　　此外，企業(yè)會(huì )經(jīng)常召開(kāi)內部會(huì )議。有了EIM，利用其網(wǎng)絡(luò )會(huì )議功能，可以方便地在員工電腦前召開(kāi)或者參加會(huì )議。隨著(zhù)手機的普及，收發(fā)短信已經(jīng)成為企業(yè)一種重要的聯(lián)系方式。在開(kāi)會(huì )或者外出狀態(tài)下，利用EIM給員工發(fā)出信息，使得員工在不影響工作的前提下能夠及時(shí)得到來(lái)自企業(yè)的信息。

　　群雄爭食EIM市場(chǎng)

　　精明的微軟使出一貫的操作手法，將MSNMesseneer與Win－dowsXP捆綁，使得MSN很快成為企業(yè)員工的選擇。

　　而已經(jīng)占據了國內即時(shí)通信市場(chǎng)的絕大多數市場(chǎng)份額的騰訊QQ，開(kāi)始面臨著(zhù)越來(lái)越大的壓力。在很多企業(yè)管理者的眼中，QQ偏重休閑娛樂(lè )，而MSN卻適合商務(wù)使用。

　　2004年10月25日，TOM在線(xiàn)宣布與總部位于盧森堡的Skype公司簽署戰略合作協(xié)議。根據協(xié)議，雙方將以聯(lián)合品牌的形式將Skype作為即時(shí)通信軟件引入中國。

　　11月16日，由TOM在線(xiàn)與Skype通力合作的TOM-Skype正式發(fā)布。以語(yǔ)音通話(huà)質(zhì)量高為特征的Skype是否會(huì )在EIM市場(chǎng)分一杯羹？從一組數字上可以看出，Skype一經(jīng)推出，短短一年多的時(shí)間，在沒(méi)有任何廣告宣傳的情況下，全球下載Skype者超過(guò)6000萬(wàn)次，注冊用戶(hù)超過(guò)2500萬(wàn)，同時(shí)在線(xiàn)用戶(hù)超過(guò)100萬(wàn)，而且新用戶(hù)以每天13萬(wàn)的速度增長(cháng)，它成了目前全球最為流行的語(yǔ)言通信軟件。

　　面對越來(lái)越多的競爭對手，QQ開(kāi)始尋找新的模式。騰訊內部人士分析說(shuō)，盡管EIM市場(chǎng)競爭愈發(fā)激烈，但即時(shí)通信軟件存在著(zhù)一些共性的問(wèn)題，比如功能雷同、缺乏特色，操作方式繁瑣、界面不友好，有的產(chǎn)品和服務(wù)穩定性較差，因此大多數產(chǎn)品還不能得到迅速推廣。

　　騰訊耗時(shí)一年多時(shí)間研發(fā)出一款新產(chǎn)品———RTX，試圖改變人們對QQ是一個(gè)娛樂(lè )為主的即時(shí)通信產(chǎn)品的印象。

　　RTX的特點(diǎn)在于，它是根據企業(yè)對安全性、應用程序集成等方面的需求設計的。為了使客戶(hù)降低成本，RTX可以直接在局域網(wǎng)上運行。“雖然它帶來(lái)的效益是間接的，但為企業(yè)創(chuàng )造的價(jià)值是豐厚的。”

　　面對日趨激烈的市場(chǎng)，騰訊將自己的目標鎖定在政府機構、電力、電信、制造業(yè)、IT業(yè)、食品飲料業(yè)、教育業(yè)、旅游業(yè)等行業(yè)。騰訊內部人士透露說(shuō)，已經(jīng)有20多萬(wàn)戶(hù)企業(yè)選擇了這一軟件。

　　“開(kāi)會(huì )提前半個(gè)小時(shí)通知就可以了，我只要按一個(gè)鍵，就會(huì )把開(kāi)會(huì )的通知用即時(shí)通信或短信的方式，發(fā)給需要參會(huì )的人員。”正大天晴的負責人說(shuō)：“使用即時(shí)通信系統，為公司節省了大量的溝通成本、差旅費以及租用會(huì )議場(chǎng)地的費用，同時(shí)也提高了公司政策的執行效率。”

　　Garnter的一項調查表明，在2008年以前，實(shí)時(shí)技術(shù)將以600%的速度飛速增長(cháng)。

　　無(wú)論是MSN的捆綁式推廣，還是Skype的新模式，抑或是QQ的重新發(fā)力，人們不能忽視的，是基于企業(yè)溝通需求的巨大市場(chǎng)，是群雄逐鹿，還是獨霸天下，競爭的結果，是為企業(yè)的有效溝通創(chuàng )造了有利條件。

新浪科技(tech.sina.com.cn)—東方早報

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