座席代表的滿(mǎn)意度維護

徐小石 2007/05/11

  在公司運營(yíng)管理中,成本存在著(zhù)“杠桿效應”,對于“開(kāi)源”和“節流”帶來(lái)的利潤增加,節流更有效率,這個(gè)理論對于呼叫中心同樣適用。對于呼叫中心來(lái)說(shuō),最主要的成本就是人,是座席代表。座席代表的能力水平,也代表了整個(gè)呼叫中心的服務(wù)水平。但是在呼叫行業(yè),由于諸多原因,人員流失情況嚴重,如何留住優(yōu)秀的座席代表,就成了所有呼叫中心管理者應該認真對待的一個(gè)問(wèn)題。

  在呼叫行業(yè),為什么人員流失率比較大,這與座席代表職位的特點(diǎn)有關(guān),根據業(yè)內相關(guān)人士的調查,造成座席代表離開(kāi)的主要原因有以下四個(gè):
  1. 職業(yè)前景暗淡

  2. 工作壓力太大

  3. 不滿(mǎn)意目前待遇

  4. 對工作產(chǎn)生厭倦。
  綜合起來(lái)說(shuō),就是座席代表的工作滿(mǎn)意度降低,同時(shí)造成座席代表缺少對公司的忠誠度,當有更好的機會(huì )放在面前或者對工作的厭惡超過(guò)自己所能忍受的極限時(shí),座席代表就會(huì )離職。所以,作為呼叫中心的管理者,應當想方設法提高座席代表的滿(mǎn)意度,降低人員流失所帶來(lái)的人力資源成本與風(fēng)險。

  要提高座席代表的滿(mǎn)意度,我們首先需要了解座席代表目前的滿(mǎn)意度,但是不同性別、學(xué)歷、性格、年齡的座席代表對于工作的滿(mǎn)意程度是不同的,我們就需要從不同的層次、緯度去了解座席代表的滿(mǎn)意度。

  就滿(mǎn)意度的測量方法而言,一般通過(guò)座席代表滿(mǎn)意度調查表來(lái)進(jìn)行,并輔之以進(jìn)一步的訪(fǎng)談。調查方法主要有兩種,其一是單一整體評估法,其二是工作要素總和評分法。單一整體評估法比較簡(jiǎn)單,不過(guò),這種方法只有總體得分,雖然可以知道的相對滿(mǎn)意水平,但無(wú)法對存在的具體問(wèn)題進(jìn)行診斷,不利于找出改進(jìn)工作的著(zhù)眼點(diǎn)。相比較而言,工作要素總和評分法比單一整體評估法要復雜一些,但能獲得更精確的評價(jià)和診斷結果,有利于根據存在的問(wèn)題,制定相應的對策,提高座席代表的滿(mǎn)意水平。調查表主要應當根據影響座席代表滿(mǎn)意度的主要維度來(lái)設計,如調查座席代表對公司整體狀況、對工作本身滿(mǎn)意度、對工作氛圍和薪酬的滿(mǎn)意度等。

  滿(mǎn)意度的主要測量工具有語(yǔ)意差別量表、工作說(shuō)明表、工作滿(mǎn)意調查、工作診斷調查表、明尼蘇達工作滿(mǎn)意度量表。

  對于呼叫中心的實(shí)際情況來(lái)說(shuō),采用“明尼蘇達工作滿(mǎn)意度量表”(Minnesota Satisfaction Questionnaire,簡(jiǎn)稱(chēng)MSQ)效果最好,因為:
  1. 題目簡(jiǎn)短,對于受訪(fǎng)者的填寫(xiě)意愿有相當的幫助;

  2. 內容覆蓋面廣,基本可以得到需要了解的信息;

  3. 簡(jiǎn)潔易懂,題目太冗長(cháng)容易影響填答者的意愿;
以下是本人制作的一份明尼蘇達工作滿(mǎn)意度量表,僅供參考:


(點(diǎn)擊看大圖)

  在明尼蘇達工作滿(mǎn)意度量表中,我們可以看到,它分為兩個(gè)部分,第一部分是基本信息,第二部分是滿(mǎn)意度評價(jià)。

  通過(guò)明尼蘇達工作滿(mǎn)意度量表的調研,會(huì )得到每一位座席代表的滿(mǎn)意度數據。之后就要進(jìn)行全面的數據分析。通過(guò)分析我們就可以得到座席代表對于各個(gè)方面的滿(mǎn)意程度,包括能力使用、成就感、能動(dòng)性、提升、報酬、同事關(guān)系、獨立性、道德標準、公司對座席代表的獎懲、座席代表的社會(huì )地位、座席代表關(guān)系管理和溝通交流、權威、公司培訓和自我發(fā)展、工作環(huán)境、公司制度、公司變化性、自豪感、責任的清晰度、工作的喜歡程度、同事的團隊精神。

  首先我們需要對數據進(jìn)行一般分析,通過(guò)圖標的形式輸出,我們可以得到座席代表的基本的滿(mǎn)意情況,(在數據分析過(guò)程中,我們需要使用到SPSS軟件。)

例如下表:

例1 能動(dòng)性統計


  從表中中可以看出有78.1%的座席代表認為自己的能力得到了發(fā)揮,有2.5 %的座席代表認為自己的能力沒(méi)有得到發(fā)揮。

  通過(guò)一般分析,我們可以得到座席代表總體的滿(mǎn)意度情況,我們可以了解到座席代表對于目前的薪酬、培訓、溝通等方面的滿(mǎn)意度分布。

  之后,我們進(jìn)行交叉分析,如果說(shuō)一般分析是為了了解情況,那么交叉分析更多的是為提高座席代表滿(mǎn)意度進(jìn)行決策。

  我們使用SPSS進(jìn)行交叉分析后,得到了不同層次的座席代表滿(mǎn)意度數據,例如:

表4-4 工作年限導致報酬滿(mǎn)意度比例變化



  從以上表格和圖形我們可以看到工作時(shí)間越長(cháng),對薪酬的不滿(mǎn)意度就越大,也從一個(gè)側面說(shuō)明了現在的薪酬制度缺少獎懲激勵。

  在交叉分析之后,我們可以得到不同年齡、性別、學(xué)歷、工作年限的座席代表對于工作各方面的滿(mǎn)意程度。

  在對調研數據分析之后,我們就掌握了所有座席代表對目前工作所有方面的滿(mǎn)意情況,之后管理人員有必要根據調研的結果針對一些座席代表進(jìn)行防談,了解他們對工作的感受、自己的職業(yè)規劃、期望的薪酬水平等等。

  下一步就根據滿(mǎn)意度分析的結果對現行的政策進(jìn)行調整,來(lái)提高座席代表的滿(mǎn)意度。從大方向上來(lái)說(shuō),對于呼叫中心,提高座席代表滿(mǎn)意度的方法有以下幾種:
  1. 對目前呼叫中心的運營(yíng)情況進(jìn)行審查,是否出現問(wèn)題。做好呼叫中心座席代表的職業(yè)規劃,讓他們清晰自己的發(fā)展前景。


  2. 對薪酬體系重新審核,是否出現問(wèn)題,即使在工資總量上不變,也應該調整各部分工資的比例。非常有必要針對工資的發(fā)放形式進(jìn)行進(jìn)一步調研,而且應該著(zhù)重考慮對于老座席代表的激勵方式,增加福利待遇之類(lèi)的舉措。


  3. 提拔少數優(yōu)秀座席代表到更高層次的職位,并進(jìn)行宣傳,樹(shù)立榜樣,讓座席代表相信只要努力好好表現,是有很多發(fā)展機會(huì )的。多進(jìn)行座席代表之間的評比,并把優(yōu)秀個(gè)人進(jìn)行表彰宣傳,提高座席代表的積極性。


  4. 綜合座席代表的意見(jiàn),重新修訂呼叫中心的某些規章制度,特別是精簡(jiǎn)一些辦事程序,使呼叫中心更有效率的運作。


  5. 在制定新的政策和政策的實(shí)施時(shí),增加座席代表的參與程度,提高政策制定和執行的透明度,這樣不僅能得到更多有用的意見(jiàn),而且能減少執行的阻力,座席代表的積極性也會(huì )更高些。由于座席代表參與制定的過(guò)程,因而責任感會(huì )更強些,這樣保證了政策的質(zhì)量和順利實(shí)施。


  6. 明確工作職責,讓每個(gè)座席代表清楚自己的責任范圍,并制定相應的考核指標。同時(shí)增強呼叫中心內座席代表的團隊合作精神的培養,可以通過(guò)一些培訓和戶(hù)外活動(dòng)的方式,同時(shí)在考核座席代表時(shí),提高部門(mén)運營(yíng)狀況與座席代表的相關(guān)性。


  7. 設計一套隨工作年限增長(cháng)的獎勵政策,提高相對老座席代表的滿(mǎn)意度,還可以通過(guò)其他非物質(zhì)性的激勵措施,例如經(jīng)理周期性的召集老座席代表座談,聽(tīng)取他們的意見(jiàn)和不滿(mǎn),使他們覺(jué)得自己受到重視。


  8. 重視人才,發(fā)揮高層次人才的作用。對于綜合素質(zhì)較高的座席代表,除了物質(zhì)獎勵外,精神激勵也是非常重要的。對能力較高的座席代表,可使其工作多樣化,加深或者加寬他的工作內容。
  員工滿(mǎn)意度維護是現代人力資源管理中非常重要的一大方向,也涉及到組織行為學(xué)與心理學(xué)研究。目前國外越來(lái)越多的呼叫中心不惜花費人力、物力,投入到滿(mǎn)意度評價(jià)中去,并且把滿(mǎn)意度評價(jià)的結果作為考核指標之一,例如諾基亞、朗訊等,這說(shuō)明呼叫中心員工的滿(mǎn)意度維護是呼叫中心人力資源管理的重要內容。我們希望通過(guò)員工滿(mǎn)意度的維護來(lái)增加員工的忠誠度,進(jìn)而提高呼叫中心的服務(wù)水平,降低服務(wù)成本,提高呼叫中心的整體競爭力。

作者為深圳發(fā)展銀行信用卡中心客戶(hù)服務(wù)部經(jīng)理

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