營(yíng)造高效率會(huì )議環(huán)境多媒體會(huì )議室組建指南
2009/05/31
隨著(zhù)以電腦為中心的多媒體技術(shù)的普及和提高，給會(huì )議工作帶來(lái)了新的手段和方法，尤其是近幾年，視頻會(huì )議、遠程教學(xué)等可視化信息技術(shù)在會(huì )議室領(lǐng)域得到廣泛應用，多媒體會(huì )議室以其功能的多樣性（如現場(chǎng)會(huì )議、學(xué)術(shù)報告、培訓教學(xué)等）得到迅速普及。在多媒體會(huì )議室里不管是作報告、總結、匯報、介紹產(chǎn)品等等，用電腦互動(dòng)操作的圖、文、聲、影、畫(huà)展示，充分調動(dòng)了與會(huì )者的感官知覺(jué)，大大提高了會(huì )議效果。可以說(shuō)，多媒體在辦公領(lǐng)域中，也越來(lái)越體現出它的優(yōu)勢。
以前的會(huì )議室是“講臺放幾支麥克風(fēng)/墻上掛幾支大喇叭，領(lǐng)導就作報告，聽(tīng)眾紙筆紀錄。”這種落后的會(huì )議模式遠遠不能滿(mǎn)足現在高速交流的信息時(shí)代對會(huì )議系統的要求。要知道，一個(gè)標準的多媒體會(huì )議室至少應包含計算機系統、投影顯示系統、A/V系統、房間環(huán)境系統等幾個(gè)部分。
隨著(zhù)這些幻燈機、投影機、錄像放像設備、擴聲器材等各類(lèi)電子會(huì )議設備大量進(jìn)入會(huì )議場(chǎng)所，多媒體會(huì )議室的要求就越來(lái)越高。而在會(huì )議過(guò)程中往往不能將這些設備最充分地發(fā)揮，需要會(huì )議工作人員手工操作，常常會(huì )因各類(lèi)設備的頻繁切換、環(huán)境的按需控制導致這些工作人員手忙腳亂，這樣不僅降低了會(huì )議效率，還給會(huì )議的保密性帶來(lái)諸多問(wèn)題。那怎么配置一個(gè)好的多媒體會(huì )議室呢？在此我們整理了一些來(lái)自系統工程商的一些經(jīng)驗總結，希望能給經(jīng)常接觸多功能會(huì )議室的朋友一些經(jīng)驗及使用技巧上的幫助。
系統概述
就拿一個(gè)容納10-15人左右的小型多功能會(huì )議廳來(lái)說(shuō)，設計原則以能舉辦各種類(lèi)型的會(huì )議、培訓、報告、教學(xué)、學(xué)術(shù)交流為目標，該系統的設計就是提供滿(mǎn)足以上功能實(shí)現的活動(dòng)環(huán)境。根據實(shí)際工程經(jīng)驗，我們將整個(gè)會(huì )議系統劃分成以下幾個(gè)子系統：大屏幕投影顯示系統、會(huì )議音響視訊系統、中央集成控制系統等幾個(gè)主要部分。這個(gè)系統的設計是本著(zhù)以下幾個(gè)原則：
先進(jìn)型性原則
采用的系統結構應該是先進(jìn)的、開(kāi)放的體系結構，和系統使用當中的科學(xué)性。整個(gè)系統能體現當今會(huì )議技術(shù)的發(fā)展水平。
實(shí)用性原則
能夠最大限度的滿(mǎn)足實(shí)際工作的要求，把滿(mǎn)足用戶(hù)的業(yè)務(wù)管理作為第一要素進(jìn)行考慮，采用集中管理控制的模式，在滿(mǎn)足功能需求的基礎上操作方便、維護簡(jiǎn)單、管理簡(jiǎn)便。
可擴充性、可維護性原則
要為系統以后的升級預留空間，系統維護是整個(gè)系統生命周期中所占比例最大的，要充分考慮結構設計的合理、規范對系統的維護可以在很短時(shí)間內完成。另外，在保證系統先進(jìn)、可靠和高性能價(jià)格比的前提下，通過(guò)優(yōu)化設計達到最經(jīng)濟性的目標。
系統設備選型原則
一般情況下，我們建議選器材都要選用國際知名的器材，以及有雄厚實(shí)力和絕對優(yōu)秀技術(shù)支持能力的廠(chǎng)家、代理商，以保證設計指標的實(shí)現和系統工作的可靠性。而且基本上選用同類(lèi)產(chǎn)品中技術(shù)最成熟、性能先進(jìn)、使用可靠的產(chǎn)品型號，以保證器材和系統的先進(jìn)性、成熟性。還有，要選用高度智能化、高技術(shù)含量的產(chǎn)品，建立系統開(kāi)放式的架構，以標準化和模塊化為設計要求，既便于系統的管理和維護使用，又可保持系統較長(cháng)時(shí)間的先進(jìn)性。
會(huì )議室布局要點(diǎn)和技巧
會(huì )議室的布局也非常重要，有了好的設備如果沒(méi)有好的環(huán)境一樣發(fā)揮不出它的完美效果！在會(huì )議室除了需要投影等必需暗光照的要求外，會(huì )場(chǎng)還要保證有足夠的光照，因為，投影機的使用并不是整個(gè)會(huì )議過(guò)程的全部，有一定光照是必不可少的。另外，通風(fēng)、溫度和濕度也要注意，會(huì )議室開(kāi)會(huì )的人多，通風(fēng)不良會(huì )使二氧化碳的濃度增加，而且還會(huì )導致環(huán)境溫度和濕度的偏高，引起有些人頭痛、疲倦等不適反應，所以會(huì )場(chǎng)的溫度保持在20~25°c較為理想，相對濕度以30~60%之間為宜。
而對于噪聲控制及聲學(xué)處理的辦法有很多，對于聲學(xué)處理，應考慮頻率特性控制、回聲控制及噪聲控制。頻率和回聲控制，可通過(guò)控制室的調音臺，用增設的優(yōu)質(zhì)功率放大器，控制高、中、低音，并可通過(guò)揚聲器環(huán)繞放置會(huì )場(chǎng)四周，使與會(huì )者有身臨其境的感覺(jué)。噪聲控制主要是隔音與吸音效果控制，隔音主要是指選用雙層窗戶(hù)隔離外界噪音，一些電器設備的主要部件安裝在控制室，以避免電感性電氣設備噪音；吸音指室內應鋪地毯、吊天花板，會(huì )議室四周墻壁不宜太光滑，最好裝有隔音材料并用軟布包裝，保證室內噪音小于40分貝。麥克風(fēng)與音箱應保持合適距離及方向，降低會(huì )議室的回聲以形成良好的開(kāi)會(huì )環(huán)境。
系統設備分析
一般情況下，投影機的安裝方式主要分兩種：正面投影方式和背面投影方式。這里選用了后者，背投方式是指投影機與觀(guān)眾分別在屏幕的兩側，投影機安裝在屏幕的正后方。其特點(diǎn)是受外界光線(xiàn)影響較小，投射到屏幕背面的光線(xiàn)只是投影機投射出來(lái)的光線(xiàn)，無(wú)需將觀(guān)眾席的光線(xiàn)調到很暗，具備較高的圖像對比度，投射的光線(xiàn)不會(huì )被人員擋住，外觀(guān)氣派非凡，需要較大安裝空間和價(jià)格較高的背投硬幕。
會(huì )議音響視訊系統
會(huì )議音響視訊系統能完成對各種圖文信息（包括各種軟體的使用、DVD/CD碟片、錄像帶、各種實(shí)物、聲音）的播放功能；實(shí)現多功能廳的現場(chǎng)擴音、播音，配合大屏幕投影系統，提供優(yōu)良的視聽(tīng)效果。包括DVD、VCR（錄像機）、MD機、實(shí)物展臺、調音臺、麥克風(fēng)、功放、音箱、數字硬碟錄像機等設備構成。
中央集成控制系統
在會(huì )議室中要求中央集成控制系統操作簡(jiǎn)單、人性化、智能化，可靠性高；盡量多的體現出各種設備的卓越功能，讓所有設備工作在最佳狀態(tài)，發(fā)揮設備的最大功效；為完善操作人員的系統工作，能夠實(shí)現計算機網(wǎng)路控制功能，完成遠端監視、遠端同步控制、遠端維護等等功能，能夠控制DVD、錄像機、MD進(jìn)行播放、停止、暫停等功能；能夠控制投影機，進(jìn)行開(kāi)/關(guān)機、輸入切換等功能，并能夠控制電動(dòng)吊架、屏幕，實(shí)現上升、停止、下降等功能；能夠控制實(shí)物展臺進(jìn)行放大、縮小等功能；能夠控制音量，進(jìn)行音量大小的調節功能；能夠控制A/V榘陣、VGA榘陣，實(shí)現音視頻、VGA信號自動(dòng)切換控制功能能夠控制房間的燈光和窗簾，自動(dòng)適應當前的需要等等。
C114中國通信網(wǎng)
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