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宏盛高新蕭昆龍:呼叫中心人力優(yōu)化管理-Verint Impact 360

2008/04/18　　

　　2008年4月16日至17日，2008中國呼叫中心及企業(yè)通信大會(huì )在北京國際會(huì )議中心隆重召開(kāi)，會(huì )議展開(kāi)三十多場(chǎng)精彩紛呈的演講，邀請了一批業(yè)界知名專(zhuān)家在會(huì )上發(fā)表演說(shuō)，以下是主題演講實(shí)錄：

　　主持人：各位來(lái)賓早上好！首先，為我們做演講是北京宏盛副總經(jīng)理簫昆龍。為我們帶來(lái)演講題目是“呼叫中心人才優(yōu)化管理—Veritt Impact360”，讓我們以熱烈的掌聲歡迎。

北京宏盛副總經(jīng)理 簫昆龍

　　簫昆龍：各位貴賓早上好！

　　我非常高興有這個(gè)機會(huì )，到大陸來(lái)第二次跟大家做這樣的交流。我們做一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)卷調查，在座的有沒(méi)有哪一位參加了在上海5173展會(huì )。今天我講的題目跟上一次有點(diǎn)不一樣。首先，在我開(kāi)始之前跟大家說(shuō)明一下，今天大概進(jìn)行的方式，我們想做一個(gè)簡(jiǎn)單的廣告，讓大家了解一下北京宏盛，還有就是呼叫中心非常重要一個(gè)課題。各位常聽(tīng)到三個(gè)字就是WFO，這個(gè)是一個(gè)非常全新的概念，我們今天有這樣一個(gè)概念跟各位談一下所謂呼叫中心優(yōu)化管理。在這個(gè)一個(gè)非常重要新的產(chǎn)品，我們叫做Verint Impact360。

　　我今天特別針對優(yōu)化部分，跟各位分享一些過(guò)去我們做咨詢(xún)、實(shí)施的成功的經(jīng)驗跟各位做一個(gè)分享。特別是能力優(yōu)化，有負責多部分跟排班有關(guān)系的。首先，我對我們公司做一個(gè)簡(jiǎn)單的介紹，我們公司大概有16年左右在這個(gè)產(chǎn)業(yè)方面的經(jīng)驗。我們自認為是大中國地區是最專(zhuān)業(yè)的呼叫中心這樣咨詢(xún)以及系統集成的廠(chǎng)商之一。

　　我們目前全公司員工大概有250人，在大陸地區有110人，預計在今年年底到150人左右。本公司主要的一個(gè)服務(wù)范疇，我們期許自己作為呼叫中心全程方案解決者。我們包括數字、錄音的管理系統。包括呼叫中心質(zhì)量平衡相關(guān)的軟件。另外有一部分是我們所謂一體化多媒體呼叫中心的解決方案，各位如果在今天11點(diǎn)也能聽(tīng)到我們公司代理一體化呼叫中心解決方案。

　　再是我們做非常多跟“電銷(xiāo)”有關(guān)系，關(guān)于電話(huà)行銷(xiāo)的平臺。我們在今天早上11點(diǎn)的時(shí)候由我本人在這邊做一個(gè)廣告。我本人是中國地區銷(xiāo)售經(jīng)理。所以今天會(huì )有兩次機會(huì )跟各位見(jiàn)面。再有就是跟各位報告一下北京宏盛副總經(jīng)理我們有十幾個(gè)辦公的據點(diǎn)，在大陸目前有四個(gè)，因為最近幾年在大陸地區的成長(cháng)非常快速，所以我們計劃在2010年左右，整理10個(gè)、八個(gè)左右的運營(yíng)的據點(diǎn)，提供更全面服務(wù)方案。

　　我們今天談的特別Impact360我猜大多數人聽(tīng)到是第一次，我跟Verint已經(jīng)合作超過(guò)16年，從臺灣開(kāi)始，最近幾年在大陸有跟Verint有合作，另外，我們有一個(gè)運營(yíng)據點(diǎn)在南京。所以我們在南京有自己的研發(fā)中心，我們具有研發(fā)的能力，我們開(kāi)發(fā)具有附加價(jià)值的軟件。我想在我演講最后各位可以看到我會(huì )做一些相關(guān)說(shuō)明。

　　另外，我們擁有最具有經(jīng)驗的團隊，各位大概了解優(yōu)化這塊。目前中國的呼叫中心的成熟度，慢慢從過(guò)去自動(dòng)化，進(jìn)展到所謂的精致化的管理。在這樣范疇之內開(kāi)始想到大多數呼叫中心在一開(kāi)始建設的時(shí)候，先想到我需要一個(gè)臺交換機等等，當它運作一段時(shí)間后會(huì )發(fā)現其實(shí)呼叫中心沒(méi)有那么簡(jiǎn)單，其實(shí)有非常多管理面的問(wèn)題。

　　各位了解一下當各位呼叫中心開(kāi)始面臨到一些管理面的問(wèn)題。我們可以透過(guò)怎么樣的方式，包括所謂解決方案，很特別是所謂顧問(wèn)咨詢(xún)的團隊，這也是非常重要的角色。所以跟各位說(shuō)我們跟Verint有16年的合作關(guān)系。我做一個(gè)調查，聽(tīng)過(guò)Verint請舉手。不到5位，非常好，這個(gè)達到我今天希望跟各位講Verint的目的。

　　在這圖上面看到非常多過(guò)去跟各位有關(guān)系的廠(chǎng)商的名字，包括在臺灣16年前公司后包括Verint。另外一個(gè)叫做藍色南瓜，有沒(méi)有人知道PUMPKIN做什么，它不是一個(gè)食物，大家可能比較少接觸，是全世界在全球我們做能力排班利用它的領(lǐng)導廠(chǎng)商。各位在北美地區特別像臺灣，非常多的公司了解PUMPKIN是在排班領(lǐng)域里面交角者。各位看到有這么多的名字我為什么會(huì )跟各位談Impact 360呢。我們是一個(gè)世界知名的企業(yè)，大魚(yú)吃小魚(yú)，大魚(yú)吃大大魚(yú)。呼叫中心產(chǎn)業(yè)在過(guò)去幾年也產(chǎn)生非常多的并購這樣的一個(gè)情況。

　　比如說(shuō)AVAYA他過(guò)去幾年也并購了幾家公司。所以今天跟各位介紹全新的概念就是IMPACT360是產(chǎn)生影響意思，到底我們對呼叫中心到底可以產(chǎn)生什么影響，他產(chǎn)生的影響是360度，可能是365天。他是一個(gè)全方位，所以IMPACT360是下一代統一的架構。各位在未來(lái)幾年當中不管在展會(huì )當中，相關(guān)雜志，在相關(guān)的網(wǎng)站，我們想IMPACT360成為未來(lái)非常重要新的名詞。在這個(gè)領(lǐng)域，特別是在能力優(yōu)化管理里面是一個(gè)最佳解決方案，整個(gè)產(chǎn)品經(jīng)過(guò)整合，會(huì )給各位全新的一個(gè)感受。

　　我們在整個(gè)呼叫中心的業(yè)務(wù)流程里面，包含幾個(gè)部分。開(kāi)始發(fā)現我們還有很多事情要解決，這些事情包括我們怎么聘一個(gè)員工，聘了一個(gè)員工之后，我要進(jìn)行培訓，然后我要排班。一個(gè)星期他要上幾天班等等這些問(wèn)題。有些人表現非常好，有些人表現一周得到非常多的客戶(hù)投訴。然后我們就涉及到質(zhì)監，接下來(lái)我們有了個(gè)人表現和整體表現的比較，我們還要看績(jì)效的分析。所以一個(gè)呼叫中心中的管理層要面對問(wèn)題是非常多的。其實(shí)最重要，各位如果能夠理解最重要是人。各位看到這張圖是談到都是各式各樣不同的人。這樣一個(gè)人在呼叫中心里面其實(shí)占成本是最高。

　　我今天講在中國不見(jiàn)得是成立，這圖是在臺灣或者西方社會(huì )里面，我們來(lái)到大陸才發(fā)現一件事情，我想這個(gè)慢慢在大陸幾年之后也會(huì )變成這個(gè)樣子，未來(lái)呼叫中心成本最高的還是人。我想在成都、西安內地一些地區，呼叫中心員工的薪資相對還是偏低，可是未來(lái)幾年呼叫中心人的成本絕對是占最大，占全球的比例大概是6、7成。在這樣情況之下會(huì )產(chǎn)生幾個(gè)結果，我們的呼叫中心有一個(gè)重要的概念，我們不談什么叫服務(wù)水平。所有呼叫中心主管每天努力做一個(gè)事情就是讓我們服務(wù)器達到我原來(lái)設定的目標。為了達到目標要面臨幾個(gè)事情，你排人過(guò)多，因為你要排足夠的人，這就使得你成本過(guò)高。各位如果有呼叫中心管理性報表這里面有幾個(gè)關(guān)鍵指標，低于某一個(gè)數字它的百分點(diǎn)馬上掉下來(lái)，所以人力調度變化非常大。當你長(cháng)期人力不足的情況下，代表你呼叫中心顯然人員是嚴重能力不足，所以每個(gè)人處在高工作量的狀態(tài)，這樣情況人員流動(dòng)率會(huì )提高。

　　所以，這樣的情況下會(huì )產(chǎn)生幾個(gè)結果。第一，為了使呼叫中心有一個(gè)重要的概念，今天我就不談什么叫做服務(wù)水平，呼叫中心對外界來(lái)講，一個(gè)比較客觀(guān)或者一致性平衡的標準，一般是用服務(wù)坐席，所以所有呼叫中心的主管就是讓我的團隊達到原來(lái)既定的目標，那么為了實(shí)現這個(gè)可能會(huì )面臨幾個(gè)事情。第一個(gè)就是你要排足夠多的人，這樣就會(huì )造成你的人力成本增加，就會(huì )降低整體生產(chǎn)力。那么假設你排列的人不夠，那么第一個(gè)造成的就是服務(wù)水平立即掉下來(lái)，各位看各呼叫中心的管理報表，我想這里面有幾個(gè)關(guān)鍵的指標，如果你低于某一個(gè)數字之后，它的服務(wù)營(yíng)收馬上就會(huì )掉下來(lái)，但如果你的人力長(cháng)期不足，代表什么呢？人力中心中的每個(gè)人都處在非常忙碌的工作狀態(tài)，在這種情況下人員的流動(dòng)率會(huì )提高，當然也會(huì )造成你的服務(wù)跟營(yíng)收大幅度的降低。

　　所以我用這張圖跟各位做個(gè)簡(jiǎn)單的說(shuō)明，各位從這張圖中可以看到，紅色的部分是我們實(shí)際配置的人力，綠色的部分是我們實(shí)際的話(huà)務(wù)量，各位還可以看到占的比較多的黃色部分就是閑置的人力，在傳統的呼叫中心假設每各行其是5天工作時(shí)間，每天是7.5個(gè)小時(shí)，為了達到他的營(yíng)收計劃情況，每周會(huì )產(chǎn)生很多個(gè)小時(shí)的時(shí)間閑置。那么做個(gè)小小的改變，所有的排班、所有的人力管理，都需要把閑置跟前面的實(shí)際應用越靠近越好，其實(shí)每個(gè)地方的呼叫中心所面臨的情況是不一樣的，當然不可能做到百分之百都不限制，因為呼叫中心的話(huà)務(wù)量是一個(gè)不可控的指標，雖然你可以預測，但是每天的話(huà)務(wù)量是你不可控制的，所以能夠排出這樣的話(huà)務(wù)量（PPT）已經(jīng)是非常非常了不起了。

　　下面介紹一下剛才提出的一個(gè)非常重要的概念，IMPACT360，什么叫做IMPACT360呢？Workforce，各位可以看到在一個(gè)呼叫中心中提供所謂的客戶(hù)服務(wù)，從幾個(gè)角度來(lái)看。中間這部分是我們平常要做管理的部分，包括規劃、人員的排班，我要去記錄，以及要平衡每個(gè)人的績(jì)效，同時(shí)我要去分析每一件事情發(fā)生問(wèn)題的原因到底在哪里，同時(shí)要做所謂的培訓。所以中間這部分談的就是管理面的部分，那么我們希望創(chuàng )造什么樣的結果？第一，希望能夠增加客戶(hù)的滿(mǎn)意度，希望優(yōu)化客戶(hù)的經(jīng)驗，希望獲取客戶(hù)的信息做保留，另外希望達到最佳的客戶(hù)忠誠度，這是我們最希望達到的目的。

　　那么我們通過(guò)什么方式來(lái)達到這些呢？我們要先把中間這個(gè)圓圈，里面就是所有的呼叫中心的管理，也就是人力優(yōu)化的管理，必須要做好這部分才能做到剛剛談到的五大目標。

　　IMPACT360就是來(lái)解決這樣幾個(gè)目的。包括幾個(gè)方面，第一個(gè)是績(jì)效管理，第二個(gè)是質(zhì)檢及錄音，錄音和質(zhì)檢一般都是一起提出來(lái)的。我們幾乎解決這些問(wèn)題都要應用到IMPACT360。

　　IMPACT360會(huì )達到幾個(gè)目的。第一，達到統一的WFO架構。如果剛剛各位理解我剛才提到的幾個(gè)部分，包括錄音、質(zhì)檢、牌匾，如果各位過(guò)去建立呼叫中心的時(shí)候，你會(huì )發(fā)現不同的階段買(mǎi)了不同的產(chǎn)品，比如說(shuō)你前段時(shí)間買(mǎi)了PBS（音），過(guò)段時(shí)間你發(fā)現需要錄音，過(guò)但時(shí)間發(fā)現錄音還不夠，需要質(zhì)檢，之后發(fā)現這些還不夠，需要排班。那么這些一切都可以通過(guò)IMPACT360來(lái)整合，這樣就降低了風(fēng)險。我們希望達到的這幾個(gè)目的要從這幾個(gè)角度來(lái)看，也就是需要從360度的角度來(lái)看達到一個(gè)完美的解決方案。

　　下面介紹一系整合式的專(zhuān)員管理，現在所有的界面都是統一式的管理畫(huà)面，或者說(shuō)通過(guò)不同顏色的表示，可以了解每個(gè)專(zhuān)員現在工作的狀況。我們看到不同顏色的時(shí)候，這個(gè)顏色可能代表他沒(méi)有準時(shí)到班，他的遵時(shí)率如果產(chǎn)生異常的狀況就會(huì )在這樣表現出來(lái)，在這個(gè)界面上可以進(jìn)行點(diǎn)選，你也可以聽(tīng)去了解當時(shí)他跟客戶(hù)溝通的情況，而你光聽(tīng)聲音可能還不夠，因為你還需要有關(guān)畫(huà)面的操作，所以你希望把整個(gè)操作的過(guò)程錄下來(lái)，這也就是我們所謂的錄屏，所以你聽(tīng)聲音的同時(shí)還可以看到當時(shí)的操作畫(huà)面，這樣就可以真正深入到最底層。

　　另外還有所謂的個(gè)評分卡，這在很多的地方，特別是在呼叫中心，經(jīng)常叫做平行積分卡，通過(guò)這個(gè)可以了解目前中電通信的表現到底是怎樣的，他的客戶(hù)滿(mǎn)意度，他的服務(wù)情況，也可以看到某個(gè)群組、某個(gè)個(gè)人的質(zhì)檢效率是怎樣的，它有上箭號、下箭號和目前的情況，如果這個(gè)是笑臉圖標就是說(shuō)代表他的情況很好，而你看到的是哭臉，他目前的情況就不是很好，這些都可以讓你了解到KPI（音），就有點(diǎn)像挖井，不斷的往下挖。

　　大家從這里可以看到（PPT），一個(gè)呼叫中心的專(zhuān)員可能非常非常多，從這里可以看到每個(gè)專(zhuān)員表現的情況、接電話(huà)的情況，以及當前客戶(hù)滿(mǎn)意度的情況，以及他是否準時(shí)到班，都可以從這張圖中看出，也可以做結構性的分析。你也可以做非結構性的分析，就是通過(guò)不同的相關(guān)內容做這樣的分析。

　　下面我們談一下新一代的質(zhì)檢觀(guān)念，質(zhì)檢在中國我相信也進(jìn)行了很多年，在臺灣最早期的質(zhì)檢是怎么做？最早期的是用一條并線(xiàn)的耳機聽(tīng)，這是最早的方式，后來(lái)發(fā)展到不用坐在專(zhuān)員的旁邊進(jìn)行這些了，然后你就可以分析一下，比如說(shuō)聽(tīng)到他打一通電話(huà)說(shuō)了幾個(gè)“您好”，等等。另外做質(zhì)檢還有所謂公平性和校準的問(wèn)題。那么下一代的質(zhì)檢可以做隨機均衡的抽樣，可以做校準，所以傳統質(zhì)檢所面臨的問(wèn)題都可以通過(guò)它解決，同時(shí)我們做質(zhì)檢時(shí)想要問(wèn)的題目可能是不一的，因為你今天可能是做電話(huà)行銷(xiāo)，做這方面的質(zhì)檢，可能所要問(wèn)及的題目也會(huì )不一樣，那么這套系統就可以幫你設計提問(wèn)。下面是排班的部分，通過(guò)這樣的方式可以幫你排出一個(gè)完整的排班管理形式出來(lái)。這是剛剛談到的錄音部分，錄音部分是一個(gè)高成長(cháng)性的錄音系統。

　　剛剛講的是關(guān)于IMPACT360的內容，如果各位有興趣可以在下面談一下IMPACT360的更詳細內容。再下面我會(huì )跟各位分享相關(guān)的人員排班、排坐的安排情況，也就是Grandsys的一些成功經(jīng)驗。

　　下面有一些案例。這是一家銀行，它的呼叫中心規模并不是很大，僅有32個(gè)人。很多人說(shuō)我可能只有比這還少的人，那我可以告訴大家，即使你的呼叫中心只有32個(gè)人你也要呼叫中心的排班工作，那么客戶(hù)的電話(huà)能不能撥進(jìn)來(lái)，有些公司是不需要服務(wù)水平的，為什么呢？舉一些例子，警察局，比如說(shuō)政府機構，那我想慢慢政府單位、國家機構可能也會(huì )慢慢服務(wù)，如果他要做服務(wù)質(zhì)量的測量就需要排班，那么未來(lái)比較先進(jìn)的呼叫中心的班底都會(huì )設計比較復雜，以這個(gè)為例子它的設計就已經(jīng)很復雜了，這里面有12個(gè)班別，我們在里面只做了一點(diǎn)小小的建議。拿我們的系統幫他們做了一些事情。第一，我們把他們用餐的時(shí)間錯開(kāi)，然后把彈性的間隔又每隔15分鐘做人員的用餐，然后工作人員都是采用固定制的。產(chǎn)生的結果是怎樣的呢？大家可以看到原來(lái)這張圖，它的工作量會(huì )有一個(gè)劇變的降低，而當我們做按調整工作量和服務(wù)水平由79%增加到86% 。那么我們達到了兩個(gè)目的。第一個(gè)目的，原來(lái)的服務(wù)水平非常爛，但是我想把它變好，問(wèn)我們能不能把服務(wù)水平拉起來(lái)？其實(shí)有，就是通過(guò)排班。第二件事情，他可能問(wèn)我，我的人太多了，我需要減少一些人，我剛才說(shuō)了全球呼叫中心中的人力成本占6、7成，而且維持同樣的服務(wù)水平，那么我給他的建議是保持同樣服務(wù)水平的情況之下我的人可以降低9%，就是可以用比較少的人可是又達到這樣的服務(wù)水平。

　　第二個(gè)例子是某電信公司，也是一個(gè)小型的呼叫中心，同樣我們也作出了一些相關(guān)的建議，各位可以從這里面看出，里面沒(méi)有做的非常復雜，只是做的很簡(jiǎn)單，其中包括所謂的現場(chǎng)管理，各位發(fā)現如果一個(gè)呼叫中心要做好好的排班、服務(wù)水平的管理，不光是買(mǎi)系統就可以解決的，而很重要的一部分就是現場(chǎng)管理的部分，我們通過(guò)現場(chǎng)管理的方式，做到了服務(wù)水平提高到了91%，人力成本也有所減少。

　　這是某銀行的一個(gè)案例，那么假設我不用太多的人力可以提升到4%或者8%的服務(wù)水平。

　　另外這是另外一個(gè)案例，這里應用到了IMPACT360 WFM，主要是應用了這樣的方式，它根據不同的需求可以排出不同的人力安排。各位從這張圖中可以看到，人數可以降為272個(gè)人。里面很重要的是現場(chǎng)管理，如果未來(lái)有機會(huì )我們會(huì )在咨詢(xún)內容部分會(huì )講現場(chǎng)管理怎么做。

　　下面看WFO，它不光只是做排班人員的事情，這里做排班工作的人是這個(gè)可憐的人，另外是預測人員。排班非常的重要，另外除了預測數據的人員和排班人員，還有一個(gè)很重要的就是現場(chǎng)管理的人員。

　　各位下面看幾個(gè)話(huà)務(wù)的預測，根據過(guò)去平均的歷史以及平均的時(shí)長(cháng)以及歷史話(huà)務(wù)量來(lái)做預測。排班的原則，非常重要的一點(diǎn)是雇傭適當的Skill的Agent，這樣就可以使你做好排班的管理。下面給各位看一下Skill，特別是在人力少的時(shí)候，可以做到非常好的人力。

　　傳統的IMPACT360，它目前并沒(méi)有做到坐席管理，假設你這個(gè)人是在哪一層樓、哪一個(gè)位置，所以這套系統在管理部分非常的重要，這是我們另外開(kāi)發(fā)的一套系統。另外是實(shí)時(shí)的狀態(tài)監控，各位可以從這邊看到，也改點(diǎn)名系統，也就是說(shuō)可以看出這100個(gè)人里面誰(shuí)缺席了，誰(shuí)沒(méi)有到班。呼叫中心其實(shí)做的就是差異化的管理，那么從這里可以看到差異到底在哪里。

　　我們希望通過(guò)好的排班和優(yōu)化管理達到幾個(gè)目的，一個(gè)是符合個(gè)人需求班表使員工流動(dòng)率減低，使服務(wù)水平提高，增加客戶(hù)的滿(mǎn)意度。

　　謝謝各位，這上面有我的聯(lián)系方式，非常謝謝今天有機會(huì )跟各位交流，謝謝。

　　主持人：非常感謝蕭總真誠的交流，我們有什么問(wèn)題可以在下面進(jìn)行詳細的溝通。

本文根據CTI論壇主辦的2008中國呼叫中心及企業(yè)通信大會(huì )會(huì )議記錄整理，轉載請注明出處！

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