iWS-ICB解決方案基于SharePoint系統實(shí)現集成工作平臺
2008/12/29
方案背景
iWS-ICB解決方案是北京一維天地科技有限公司（微軟金牌認證合作伙伴）在微軟SharePoint及Office系列產(chǎn)品基礎上實(shí)現的企業(yè)集成協(xié)作工作平臺解決方案。該解決方案致力于消除企業(yè)中信息孤島，形成便利的人性化工作流，全面安全地管理文檔和其他企業(yè)內容，集中展現來(lái)自不同系統的數據和圖表。
應用背景
iWS-ICB解決方案集門(mén)戶(hù)、文檔管理、搜索、企業(yè)內容管理、商務(wù)電子表單、商業(yè)智能和集中展現為一體，廣泛應用于各行業(yè)企業(yè)的內部文檔管理及審批、HR及培訓、企業(yè)協(xié)同辦公、門(mén)戶(hù)信息發(fā)布、工作流驅動(dòng)等應用場(chǎng)景。iWS-ICB用集成的工作平臺，減少用戶(hù)反復登錄和系統切換的時(shí)間消耗，通過(guò)可以自定義的站點(diǎn)向導，用戶(hù)可以個(gè)性化自己的工作平臺，提高工作和協(xié)同的效率。
客戶(hù)的痛點(diǎn)
企業(yè)在長(cháng)期的運轉中，往往會(huì )積累大量的文檔和資料，然而由于管理欠妥，這些資料的安全保存和有效復用難以保證；尤其是當一些敏感性文檔的流轉，既定的工作流和文檔的安全性更加難以達到實(shí)際的要求；當這些文檔分散保存并且數量巨大時(shí)，如何從海量的資源中查找出需要的信息，更是難以實(shí)現。
對于規模型的企業(yè)，各級不同的部門(mén)和分部都有不同的信息發(fā)布的要求，而對于總公司來(lái)說(shuō)，即要滿(mǎn)足個(gè)層級的個(gè)性化及多樣性要求，又需要有統一的模式和風(fēng)格。如何快速地部署企業(yè)各級門(mén)戶(hù)和信息發(fā)布系統，是一項龐大復雜的工程。
面對企業(yè)中各種不同、數量繁多的系統，用戶(hù)總是需要在不同的系統中來(lái)回切換角色和賬戶(hù)，為了完成一項工作，大量的時(shí)間都耗費在系統切換和登錄上。并且一些工作還被具體的系統分割成為若干個(gè)部分，難以實(shí)現完整的工作流程和業(yè)務(wù)處理，影響工作效率的提升。
此外，企業(yè)中存在的紙質(zhì)表單，耗費大量的物資投入和人員錄入，數據難以計算、統計和查詢(xún)，數據分析和挖掘就更難以實(shí)現。
以下是這些公司存在的典型的痛點(diǎn)：
文檔及流程管理
- 任務(wù)分散在不同系統中
- 多系統切換和登錄耗費時(shí)間
- 難以找到需要的文檔
- 文檔審批需要耗費很多時(shí)間，通常需要審批時(shí)無(wú)法遞交給審批人
- 沒(méi)有標準的文檔制作方式，工作效率低下
- 缺乏完善的文檔處理流程，難以實(shí)現文檔的有效共享
- 難以跨越組織機構進(jìn)行協(xié)作
- 文檔修改版本難以控制
數據分析和處理
- 海量信息，數據采集和錄入困難
- 數據分散，難以集中查看分析
- 表單的二次開(kāi)發(fā)周期長(cháng)、難度大
- 流程之間無(wú)法達成業(yè)務(wù)協(xié)同
- 企業(yè)KPI難以統一計算和呈現
IT維護
- 機密文檔和信息存在安全隱患，難以有效控制文檔和信息的訪(fǎng)問(wèn)
- 企業(yè)信息難以再利用，無(wú)法與現有業(yè)務(wù)系統緊密集成
- 多層次企業(yè)門(mén)戶(hù)難以統一管理，維護成本高
- 難以同時(shí)保證多級站點(diǎn)的多樣性和管理便易性
方案概述
保證文檔管理的安全、版本控制和權限
iWS-ICB解決方案提供對文檔的全面管理。它集成了AD驗證，并在文檔庫中添加一層對具體的訪(fǎng)問(wèn)群體的嚴格權限控制。通過(guò)多層次、多維度的權限限制和管理，嚴格控制了文檔庫中文檔的訪(fǎng)問(wèn)、搜索、修改、創(chuàng )建的權限限制。通過(guò)同權限管理服務(wù)（Rights
Management Services）結合，加強限制了文檔的分發(fā)、打印、郵件附加、復制等具體權限，并可以設定權限失效的時(shí)間，完備地保證了文檔的安全。
iWS-ICB解決方案還提供對于文檔修改的版本管理。可建立大小版本的發(fā)布機制，保留版本修改可回溯的歷史記錄，以及修改留痕，提供簽入簽出機制，最大化地提供多人基于文檔的協(xié)作。同時(shí)提供文檔編輯鎖定機制，保證業(yè)務(wù)文檔的完整性。
此外，解決方案還提供對文檔的操作和訪(fǎng)問(wèn)留痕，并提供回收站機制，避免重要文檔被惡意修改和刪除。
提供標準的文檔結構和模板，提高制作文檔的效率iWS-ICB解決方案幫助客戶(hù)規范文檔結構和模板，使員工可以高效、標準地創(chuàng )建專(zhuān)業(yè)文檔，提高文檔制作效率。通過(guò)統一的文檔管理平臺使用文檔庫集中管理業(yè)務(wù)文檔，提供一致的文檔創(chuàng )建模板，保證企業(yè)文檔的規范性和對外一致性。
基于文檔的工作流，高效協(xié)同工作
iWS-ICB解決方案提供了基于文檔的工作流，為用戶(hù)提供了一個(gè)協(xié)同工作平臺，提供了靈活的、可視化的、可定制的文檔審批工作流程，提高文檔處理的效率和協(xié)作能力，管理了文檔的整個(gè)生命周期。同時(shí)，還能夠為審批添加電子簽章，提升文檔審批的安全保證。
該解決方案提供給用戶(hù)基于Web、Office客戶(hù)端，以及郵件的靈活審批和驅動(dòng)工作流的方式。同時(shí)集成即時(shí)信息溝通和協(xié)作，讓協(xié)作更加無(wú)界限，方式更多更即時(shí)。
智能搜索，更有效地管理企業(yè)資源
iWS-ICB解決方案基于知識管理的全文信息檢索，提高對企業(yè)內容和現有業(yè)務(wù)系統的信息再利用。 連接企業(yè)現有業(yè)務(wù)系統的智能文檔，能夠在Office客戶(hù)端進(jìn)行內容及人員、組織的搜索。
多維度的文檔信息分類(lèi)導航，自定義搜索查詢(xún)條件。 功能強大的全文檢索能力，支持多種文檔和資源的類(lèi)型。
豐富且易管理的企業(yè)各級門(mén)戶(hù)站點(diǎn)
iWS-ICB提供從企業(yè)門(mén)戶(hù)到部門(mén)門(mén)戶(hù)，以及個(gè)人門(mén)戶(hù)的多級門(mén)戶(hù)模板，使企業(yè)的各級門(mén)戶(hù)能夠有統一的主題，并保留各級不同站點(diǎn)和門(mén)戶(hù)的個(gè)性。方案還提供blog、Wiki、討論區等各種形式，滿(mǎn)足企業(yè)不同的要求。
iWS-ICB提供統一的企業(yè)門(mén)戶(hù)信息發(fā)布和管理，基于其權限的管理，各級管理員可以分別管理所屬的站點(diǎn)，并進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)統計、了解服務(wù)器健康狀態(tài)、管理不同的站點(diǎn)和文檔模板等操作。提供豐富的功能同時(shí)降低了管理和維護成本。
強大的集成能力
iWS-ICB解決方案提供強大的集成功能。它能夠進(jìn)行不同系統及站點(diǎn)的集成身份驗證實(shí)現單點(diǎn)登錄（Single-Sign
On），用戶(hù)僅通過(guò)一次登錄，就能實(shí)現在不同系統中的身份驗證。
此外，還能夠集成不同系統和不同平臺的業(yè)務(wù)數據，進(jìn)行集中展示和處理。讓用戶(hù)僅在一個(gè)系統中的幾個(gè)界面就能夠獲取希望得到的數據。從而極大地降低了在不同系統中切換帶來(lái)的時(shí)間和人力的耗費，提升工作效率。
疑問(wèn)解答
為什么要使用微軟SharePoint和Office平臺作為方案基礎？
微軟SharePoint和Office具有廣泛的實(shí)用性。其優(yōu)良的用戶(hù)接受度保證了系統的可用性及項目的成功率，友好的用戶(hù)界面降低企業(yè)的培訓成本，靈活并具擴展性的架構保證了系統隨業(yè)務(wù)的變化增長(cháng)而方便變更的可能。作為世界第一大軟件公司，提供了產(chǎn)品的質(zhì)量和后續支持的保障。
為什么選用了微軟的SharePoint和Office還要選擇iWS-ICB解決方案？
微軟SharePoint和Office提供的是平臺服務(wù)，提供基礎的信息協(xié)作管理架構，而每個(gè)公司的業(yè)務(wù)都獨具特色，需要IWS-ICB解決方案針對公司的需求而進(jìn)行個(gè)性化定制，從而更好地適應公司的真實(shí)業(yè)務(wù)場(chǎng)景和要求。此外，iWS-ICB還將依據公司的情況提供配套的OA、HR、企業(yè)培訓、企業(yè)各級門(mén)戶(hù)、項目管理等擴展方案，以配合公司在不同應用場(chǎng)景和功能的更高要求。
相關(guān)的微軟產(chǎn)品
服務(wù)器: Microsoft SharePoint 2003/2007 Server、Microsoft SQL Server
2000/2005標準版或企業(yè)版
客戶(hù)端: IE5.0/6.0、 Office 2003/2007專(zhuān)業(yè)版
可能需要的其他產(chǎn)品
服務(wù)器： Microsoft Project 2003/2007 Server、Microsoft Exchange
2003/2007 Server、Microsoft Performance Point Server、Microsoft
Office Communication Server 2007
客戶(hù)端：Microsoft Office Project 2003/2007專(zhuān)業(yè)版、Windows Mobile 2003/5.0/6.0s
客戶(hù)獲益
iWS-ICB解決方案提供一個(gè)交付集成工作平臺的解決方案使企業(yè)能夠:
- 花更多的時(shí)間在業(yè)務(wù)處理上，提供高價(jià)值的工作
- 提高運作效率、提升企業(yè)競爭力
- 加強跨分支、跨部門(mén)、跨區域、跨機構的協(xié)同工作
- 建立了暢通的信息溝通渠道
- 統一的文檔控制和信息共享平臺，高效連接團隊成員和合作伙伴
- 可以降低文檔和信息的安全風(fēng)險
- 基于知識管理的全文信息檢索，提高企業(yè)內容和現有業(yè)務(wù)系統的信息再利用
CTI論壇編輯
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