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傳真服務(wù)器E化寶鋼國際

2003/09/22

　　上海寶鋼國際經(jīng)濟貿易有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)寶鋼國際）是寶鋼集團的全資子公司，他們的目標是在3-5年內成長(cháng)為在國內市場(chǎng)有領(lǐng)導地位并具有國際競爭力的現代貿易流通企業(yè)。隨著(zhù)企業(yè)信息化的開(kāi)展，寶鋼國際網(wǎng)絡(luò )建設逐漸完善。以前公司辦公使用的是傳統的傳真收發(fā)模式，即每個(gè)部門(mén)各有一部傳真機，員工自行收發(fā)，這樣做的結果是傳真件不易保存、查找不方便、資源浪費較大。針對這種情況，寶鋼國際想到將先進(jìn)的科技產(chǎn)品與傳統的傳真方式進(jìn)行結合，經(jīng)過(guò)對市場(chǎng)上幾家公司產(chǎn)品比較，最后，寶鋼國際決定采用武漢漢元軟件有限公司的萬(wàn)發(fā)傳真服務(wù)器。

　　寶鋼國際現在收取傳真是將現有各部門(mén)傳真機直線(xiàn)號碼作為各部門(mén)傳真總機號碼。部門(mén)內傳真機將作為分機接入傳真服務(wù)器并為它分配相應分機號碼，此號碼為虛擬號碼，在傳真服務(wù)器端通過(guò)Web方式設置。為方便記憶，可設置為與電話(huà)分機號相同或類(lèi)似。部門(mén)內所有需要建立電子傳真檔案的員工在傳真服務(wù)器上開(kāi)設賬戶(hù)，即分配虛擬傳真分機號。這樣員工可以通過(guò)Web方式登錄到傳真服務(wù)器上收取傳真（類(lèi)似于E-mail用戶(hù)Web方式收取郵件）。在外部客戶(hù)撥入部門(mén)傳真總機時(shí)會(huì )有語(yǔ)音提示：請輸入傳真分機號。員工輸入相應分機號碼后傳真信息存入傳真服務(wù)器中的個(gè)人目錄，本人及權限管理中允許的人都可以通過(guò)Web方式看到此條傳真內容。

　　在外部客戶(hù)還不知道部門(mén)內員工傳真分機號的過(guò)渡階段，由于各部門(mén)沿用原傳真直線(xiàn)電話(huà)號碼作為傳真總機，外部客戶(hù)撥入的依然是原來(lái)的傳真直線(xiàn)號碼。在系統語(yǔ)音提示時(shí)他可以選擇不輸入傳真分機號或者直接按電話(huà)上某個(gè)特定鍵，系統還是會(huì )將此傳真信息通過(guò)部門(mén)內傳真機輸出，完全不影響業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。待客戶(hù)了解了每個(gè)員工的傳真分機號碼后，他再選擇將傳真信息發(fā)到相關(guān)人員的電子賬號中去。

　　大部分傳真的發(fā)送可以在傳真服務(wù)器端通過(guò)Web方式進(jìn)行，即可以將傳真內容當作附件發(fā)送，類(lèi)似于E-mail用戶(hù)以Web方式發(fā)送郵件，大量電子文檔不再需要打印出來(lái)后再從傳真機上發(fā)送，這樣就節省了時(shí)間和紙張。對于少數工程圖紙等沒(méi)有電子文檔的情況，可以通過(guò)現有傳真機完成資料的發(fā)送。

　　在傳真服務(wù)器上有自己賬號的用戶(hù)不僅可以通過(guò)瀏覽器方式登錄傳真服務(wù)器收發(fā)傳真，同時(shí)可以建立一對一的郵件通道，即在傳真服務(wù)器端通過(guò)瀏覽器方式建立傳真分機號與個(gè)人電子郵件的對應關(guān)系，使用者在收到傳真時(shí)不僅在傳真服務(wù)器上存儲此傳真信息，同時(shí)將信息拷貝一份發(fā)送到個(gè)人電子郵件。如果發(fā)送到外網(wǎng)電子郵件中，員工在外地出差時(shí)就可通過(guò)收取郵件方式讀傳真，也可遠程登錄到傳真服務(wù)器上讀傳真。

　　對于現在所使用的傳真機可以統一管理，所有傳真機會(huì )作為分機接入傳真服務(wù)器，外線(xiàn)撥入時(shí)輸入分配給傳真機的分機號碼，傳真信息在服務(wù)器端存檔后從傳真機上輸出。要從傳真機上發(fā)送傳真，必須在傳真機上以賬號信息+電話(huà)號碼的方式發(fā)送（為了計費功能的需要），相應的內容也會(huì )在服務(wù)器端存檔后發(fā)出，提高了辦公效率、節省了辦公資源。
　

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