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CRM的關(guān)鍵組成部分:對于客戶(hù)信息的管理

許坤 2005/02/05

  如果問(wèn)任何一家對客戶(hù)關(guān)系管理(CRM)感興趣的企業(yè),他們希望CRM系統最能夠幫助他們解決的問(wèn)題是什么,他們最先想到的答案十之八九是要有效地管理好他們最寶貴的財富:客戶(hù)的資料。

  因為現在越來(lái)越多的企業(yè)的管理者們已經(jīng)了解,對客戶(hù)信息的管理貌似簡(jiǎn)單,實(shí)際情況卻復雜得多。以國內某著(zhù)名電腦制造廠(chǎng)商為例,他們的客戶(hù)相關(guān)資料與以下部門(mén)有關(guān):
  上述這種紛繁復雜的情況,在大多數規模較大的企業(yè)中都不同程度地存在著(zhù)。這種由多個(gè)部門(mén)來(lái)接觸客戶(hù)的現實(shí),造成客戶(hù)資料被割裂存放在不同的系統中,通常會(huì )具有不同格式,也可能會(huì )重復出現。無(wú)法實(shí)現真正的信息共享,從而無(wú)法以真實(shí)完整統一實(shí)時(shí)的客戶(hù)相關(guān)信息來(lái)對營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售及服務(wù)的各個(gè)環(huán)節提供有效支持。

  一、客戶(hù)信息的采集

  如何才能夠采集到最完整、真實(shí)有效的客戶(hù)信息?這個(gè)問(wèn)題一向是在實(shí)施客戶(hù)關(guān)系管理項目過(guò)程中所遇到的最大的難點(diǎn)之一。它不僅是技術(shù)或是系統問(wèn)題,也更和業(yè)務(wù)流程設計相關(guān)的問(wèn)題。

  客戶(hù)信息的收集與共享看起來(lái)是如此的容易,以至于有些人會(huì )覺(jué)得即使是用Excel等辦公軟件都可以實(shí)現。但事實(shí)遠非如此。

  一方面,說(shuō)到客戶(hù)信息的采集,則必然會(huì )有大量數據的錄入,目前計算機智能技術(shù)還沒(méi)有發(fā)展到會(huì )自動(dòng)獲取所有相關(guān)數據的程度,所以客戶(hù)信息還是需要由相關(guān)的操作人員來(lái)錄入。在和客戶(hù)聯(lián)系的過(guò)程中,有時(shí)有的相關(guān)人員為了圖省事只是隨手進(jìn)行記錄,這樣一來(lái),不僅很難保證數據的完整,而且會(huì )產(chǎn)生大量的零碎的重復的數據。

  要克服這種問(wèn)題,首先就是要制定嚴格的操作流程,比如要求工作人員在和客戶(hù)聯(lián)系時(shí),如果發(fā)現是新客戶(hù),則必須的記錄客戶(hù)聯(lián)系內容之前,為該在CRM系統中創(chuàng )建新的客戶(hù)主數據。此外,也需要有合適的信息管理系統(CRM系統),它應該能夠提供人性化的交互界面,盡量簡(jiǎn)化操作人員的工作,尤其重要是,CRM系統要能夠保證同樣的數據能絕對不需要重復錄入,并且在今后有新的業(yè)務(wù)聯(lián)系發(fā)生時(shí),已有的全部相關(guān)信息都能被方便地參考及調用。

  另一方面,數據采集之所以困難,是由于數據來(lái)自多種不同的來(lái)源——客戶(hù)可能會(huì )同時(shí)跟企業(yè)的不同部門(mén)聯(lián)系,有時(shí)客戶(hù)的信息是來(lái)自渠道經(jīng)銷(xiāo)商或服務(wù)商。這樣一來(lái),對于企業(yè)內部的部門(mén),就要制定嚴格的措施,以保證各個(gè)相關(guān)部門(mén)都能很好地完成所負責的客戶(hù)信息的收集;而對于渠道商來(lái)說(shuō),企業(yè)要想讓他們也能夠及時(shí)完整地錄入企業(yè)所需要的客戶(hù)信息,無(wú)疑要考慮更多的獎勵或是處罰措施。否則的話(huà),不僅數據難以實(shí)現及時(shí)錄入,而且會(huì )出現大量零碎的甚至是前后不一致的客戶(hù)信息。

  在這種情況下,CRM系統不但把企業(yè)各部門(mén)所錄入的客戶(hù)信息都直接記錄到CRM系統的一個(gè)共享的中央數據庫,而且要結合應用最新的網(wǎng)絡(luò )技術(shù),給分布在全國甚至世界各地的經(jīng)銷(xiāo)及服務(wù)網(wǎng)絡(luò ),提供一個(gè)安全的接入方式,讓他們也能夠把收集到的客戶(hù)信息及時(shí)地錄入到CRM系統中來(lái)。

二、客戶(hù)信息的管理


  在采集到的客戶(hù)信息中,通常可以分為:
  因此,要把這些數據有效地在CRM系統來(lái)進(jìn)行管理,就對CRM系統的設計提出了很高的要求。對于上述這些現實(shí)中會(huì )存在的各種客戶(hù)信息,一個(gè)設計良好的CRM系統必須能按其各種內在的真實(shí)的邏輯、并考慮到不同種類(lèi)數據之間的聯(lián)系,才能對它們進(jìn)行有條不紊的管理。

  一種比較好的做法大致如下:
  三、客戶(hù)信息的使用

  通常,在CRM系統中,客戶(hù)信息的使用有以下幾種方式:

  第一種是系統提供相關(guān)信息,供用戶(hù)參考。比如,一個(gè)客戶(hù)接待人員在使用CRM系統與客戶(hù)進(jìn)行聯(lián)系時(shí),CRM系統會(huì )適時(shí)地把相關(guān)的客戶(hù)記錄列在工作界面的合適位置供該接待人員參考。所列出的信息可能會(huì )包括:客戶(hù)的基本個(gè)人資料、訂單及付款記錄、投訴及處理情況、欠費及其它需注意事項等,并且這些信息的組成及排列位置都可以根據用戶(hù)的需求及喜愛(ài)自由更改。在這里系統要實(shí)現的目標就是,讓合適的信息在合適的時(shí)間出現在合適的位置給合適的用戶(hù)使用。

另一種是由系統自動(dòng)引用相關(guān)的客戶(hù)信息。比如在創(chuàng )建訂單時(shí),系統會(huì )自動(dòng)地對該訂單及相關(guān)的客戶(hù)執行信用檢查,也就是把與此訂單中的客戶(hù)的全部相關(guān)的未付款的訂單金額與記錄在該客戶(hù)的主數據中的信用額度進(jìn)行比較,如果有超出的話(huà),則系統根據預先的設定來(lái)給出警告或中止當前訂單的執行。這樣做的好處在于,可以在系統幫助下,簡(jiǎn)化操作人員工作的同時(shí)更好地規范企業(yè)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。

  還有一種使用方式,就是CRM系統提供接口,能夠輸出標準格式的客戶(hù)信息,供企業(yè)使用的其它管理信息系統調用。

  四、客戶(hù)信息的分析

  只有對已有的客戶(hù)信息進(jìn)行詳盡的分析,才能讓它們發(fā)揮最大的作用:

  結合客戶(hù)的靜態(tài)主數據(如年齡、教育水平等)、客戶(hù)的行為(如購買(mǎi)記錄、付款記錄等)、以及他們給企業(yè)帶來(lái)的收益數據,可以對不同的客戶(hù)群做有效的區分。在此基礎上將客戶(hù)分為客戶(hù)A、客戶(hù)B、客戶(hù)C的。此種分類(lèi)可作為你分配市場(chǎng)、銷(xiāo)售和客戶(hù)服務(wù)資源的基礎,可以更有針對性地篩選出目標群體并開(kāi)展市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、促銷(xiāo)及售后服務(wù)等活動(dòng),將能夠收到更好的效果。

  運用CRM系統的分析功能及Kaplan和Norton平衡記分卡,將對客戶(hù)的洞察力運用到現實(shí)的活動(dòng)之中。針對每個(gè)企業(yè)內部操作團體,建立一個(gè)整體計劃以管理所有業(yè)務(wù)流程。了解和感受以客戶(hù)為核心的理念,將其策略貫徹運用于您整個(gè)企業(yè)之中。并通過(guò)運用關(guān)鍵績(jì)效指標監控任何計劃的流程,逐步提高企業(yè)效率。真正實(shí)現以客戶(hù)為核心的業(yè)務(wù)管理。

  CRM系統的客戶(hù)生命周期價(jià)值分析可以幫助企業(yè)管理者們用分析軟件很容易地獲得在一個(gè)生命周期階段某些典型客戶(hù)創(chuàng )造的利益以及預測在下個(gè)生命周期階段他們的保持可能性。從而更有效地提高重點(diǎn)客戶(hù)的保持率。

  采用數據挖掘及系統集成技術(shù),集成第三方數據和工具以提供特定計劃和分析信息。通過(guò)全面的分析工具,CRM系統可以獲得外部系統有價(jià)值的信息,進(jìn)行同步的數據分析,并將分析結果公布和傳遞給市場(chǎng)、銷(xiāo)售和服務(wù)人員。

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