天劍助力香港浩瀚資訊傳媒集團CRM實(shí)施案例
2008/01/14
客戶(hù)的競爭力，浩瀚的原動(dòng)力
香港浩瀚資訊傳媒集團有限公司是一家為各行業(yè)提供資訊傳媒、電子商務(wù)、市場(chǎng)調研、企業(yè)管理咨詢(xún)、企業(yè)培訓等一體化專(zhuān)業(yè)服務(wù)的專(zhuān)業(yè)公司。自1997年成立以來(lái)，浩瀚資訊以“客戶(hù)的競爭力，浩瀚的原動(dòng)力”為經(jīng)營(yíng)宗旨，在市場(chǎng)的風(fēng)雨中博擊，從小到大，以超越自我的勇氣，用適時(shí)而動(dòng)的睿智，推出了《廣告制品與制作》、《潤滑油品導購》、《印刷業(yè)》、《網(wǎng)印移印特種印刷》、《紙業(yè)導購》等數種平面雜志，為廣大行業(yè)客戶(hù)與讀者提供了高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，帶來(lái)了實(shí)實(shí)在在的利益，在行業(yè)中樹(shù)立了廣泛而具強大影響力的品牌。
尋找管理提升之翼
開(kāi)拓新客戶(hù)，留住老客戶(hù)，找出價(jià)值客戶(hù)，提高客戶(hù)忠誠度，這是浩瀚資訊一直希望達到的管理客戶(hù)目標。從97年成立以來(lái)，浩瀚資訊高速成長(cháng)，客戶(hù)數量從幾個(gè)發(fā)展到現在2萬(wàn)多個(gè)，業(yè)務(wù)員從幾個(gè)人發(fā)展到現在40多個(gè)人，業(yè)務(wù)從廣州拓展到了國內幾大城市。如何管理好這些分散各個(gè)辦事處、各個(gè)業(yè)務(wù)員身上的客戶(hù)資源，一直是浩瀚資訊想要解決的問(wèn)題。
以前企業(yè)規模不大，幾乎每個(gè)客戶(hù)的情況都算是了解到位，可以有效地提供個(gè)性化服務(wù)，客戶(hù)忠誠度也得以有效保持，但現在面對龐大的客戶(hù)群，浩瀚資訊感覺(jué)到越來(lái)越力不從心，只有業(yè)務(wù)員才知道客戶(hù)的詳細情況，等到客戶(hù)下訂單時(shí)，公司才保留了客戶(hù)的訂單信息，而對于潛在客戶(hù)則幾乎是一無(wú)所知，客戶(hù)資源嚴重私有化；傳媒行業(yè)的業(yè)務(wù)員流動(dòng)性較大，客戶(hù)隨著(zhù)業(yè)務(wù)員離職而流失的情況經(jīng)常發(fā)生，浩瀚資訊面臨著(zhù)這樣一個(gè)問(wèn)題：不斷尋找新客戶(hù)，而老客戶(hù)卻在無(wú)聲無(wú)息中流失了。
早在99年，浩瀚資訊就著(zhù)手通過(guò)信息系統解決這些問(wèn)題，由于當時(shí)市場(chǎng)沒(méi)有合適的管理軟件，就決定自行開(kāi)發(fā)一套基于A(yíng)CESS數據庫的單機版客戶(hù)管理系統。剛開(kāi)始，系統發(fā)揮了一定作用，但從2001年開(kāi)始，單機版限制和軟件功能不全使各種問(wèn)題逐步暴露出來(lái)了：業(yè)務(wù)員查找資料要排隊，功能單一，不能做數據分析；分公司之間的客戶(hù)信息相互獨立，數據無(wú)法共享，信息同步成為很大的問(wèn)題。另外，系統也不能解決以下問(wèn)題：客戶(hù)數量龐大，經(jīng)常出現訂閱客戶(hù)到期，但發(fā)行部還是繼續發(fā)送雜志的情況；內部業(yè)務(wù)員之間和部門(mén)之間的工作流程不協(xié)調，銷(xiāo)售人員之間的搶單現象時(shí)有發(fā)生；缺乏有效的銷(xiāo)售活動(dòng)跟蹤和項目管理手段……等等。
當然，這與浩瀚資訊自身并不專(zhuān)長(cháng)于管理軟件有關(guān)，通過(guò)自身開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件只能解決一時(shí)的問(wèn)題，缺乏前瞻性，隨著(zhù)公司不斷發(fā)展，難免出現不適應的情況。浩瀚資訊開(kāi)始在市場(chǎng)尋找適合自己的管理軟件，此時(shí)，CRM管理理念已開(kāi)始為廣大國內企業(yè)所接受，客戶(hù)關(guān)系管理的管理理念正是浩瀚資訊一直想引入企業(yè)的管理模式。
天劍CRM，正是我們一直想要找的
2002年初，浩瀚資訊開(kāi)始了CRM選型工作，系統選型是一項非常艱巨的工作，浩翰資訊為此花了近3個(gè)月的時(shí)間，接觸了10來(lái)家CRM管理軟件供應商，感覺(jué)互有長(cháng)短，有的是產(chǎn)品功能不足，有的是實(shí)施能力不足，有的是服務(wù)能力不足，有的是價(jià)位太高，都不能讓浩瀚資訊十分滿(mǎn)意。3月底，浩瀚資訊開(kāi)始與天劍公司接觸，在售前顧問(wèn)作了第一次產(chǎn)品演示與公司介紹后，浩瀚資訊總經(jīng)理曾生的感覺(jué)就是“天劍CRM，正是我們一直想要找的”，最終，浩瀚資訊選擇了具有3年多CRM實(shí)施經(jīng)驗的天劍提供的CRM解決方案。
浩瀚資訊總經(jīng)理曾生說(shuō)了選擇天劍CRM的3個(gè)理由：
- 天劍CRM引入國外先進(jìn)的管理理念，易學(xué)、易用、易于隨業(yè)務(wù)的發(fā)展而擴展系統；
- 天劍提供本地的支持、豐富的企業(yè)信息化規劃、管理和實(shí)施經(jīng)驗；
- 天劍是華南地區領(lǐng)先的企業(yè)信息化解決方案提供商，正在高速地發(fā)展，可以作為浩翰資訊長(cháng)期的合作伙伴。
CRM實(shí)施，重在思想與管理
CRM實(shí)施，重點(diǎn)在業(yè)務(wù)流程的合理設計以及相應制度的建立，而培訓則貫穿于實(shí)施全過(guò)程。實(shí)施過(guò)程直接影響到項目是否成功，一直是大家關(guān)注的重點(diǎn)。
項目于2003年5月份正式啟動(dòng)，但一開(kāi)始就遇到了來(lái)自業(yè)務(wù)員的阻力，他們普遍認為CRM系統增加了他們的工作量，而且將現有客戶(hù)全部錄入系統，沒(méi)有了安全感。浩瀚資訊也意識到，管理軟件關(guān)鍵在于思想與管理，軟件只是一個(gè)載體，必須讓業(yè)務(wù)員對此有深刻認識，而不僅僅是在CRM系統中錄數據而已。
因此，5月中旬起開(kāi)始全面的管理培訓，讓所有業(yè)務(wù)員清楚意識到，CRM系統不但可以帶來(lái)銷(xiāo)售、市場(chǎng)、服務(wù)方面質(zhì)的提升，還可以提高他們的銷(xiāo)售效率，CRM不是客戶(hù)信息的記事本，更重要是一種客戶(hù)管理思想在軟件中的固化，使用CRM系統意味著(zhù)對客戶(hù)關(guān)系管理思想的執行。
總經(jīng)理曾生向業(yè)務(wù)員強調，CRM的上線(xiàn)使用，并不僅僅只是使用軟件，更重要是要將CRM的管理思想貫穿到實(shí)際業(yè)務(wù)過(guò)程中，與浩瀚資訊的經(jīng)營(yíng)理念“客戶(hù)的競爭力，浩瀚的原動(dòng)力”相結合，這樣才能達到通過(guò)實(shí)施CRM來(lái)提升企業(yè)管理水平的目的。
在培訓的基礎上，浩瀚資訊與實(shí)施顧問(wèn)一起制訂以客戶(hù)為中心的流程，并將流程在CRM解決方案中加以實(shí)現。企業(yè)真正需要的是：圍繞客戶(hù)出發(fā)做改變，深入研究自己的客戶(hù)群，根據客戶(hù)的希望并結合企業(yè)的戰略規劃去確定CRM實(shí)施的目標，畢竟企業(yè)的最終目標是為公司的"衣食父母"提供更好的服務(wù)。
天劍為浩瀚資訊提供的CRM解決方案，包括：
- 客戶(hù)全生命周期的管理，從潛在客戶(hù)到用戶(hù)的全面管理，客戶(hù)信息包括基礎信息、交往信息、交易信息與價(jià)值信息；
- 基于圖形化的銷(xiāo)售漏斗，隨時(shí)評估業(yè)務(wù)員在各個(gè)商機階段的跟進(jìn)情況，及時(shí)調整銷(xiāo)售策略；
- 通過(guò)加強售前跟蹤管理，有效地協(xié)調業(yè)務(wù)員之間、部門(mén)之間的工作和規范業(yè)務(wù)員的工作方式，使各業(yè)務(wù)員以最合理的方式工作，以提高工作效率和縮短新業(yè)務(wù)員的適應期。
浩瀚資訊制訂以下措施來(lái)確保解決方案的執行：
- 重組企業(yè)架構：原來(lái)的企業(yè)架構是各個(gè)發(fā)行部負責營(yíng)銷(xiāo)、設計、雜志發(fā)行，造成客戶(hù)體驗不同；8月份調整后的企業(yè)架構：各個(gè)發(fā)行部成立事業(yè)部，只負責雜志設計和銷(xiāo)售，營(yíng)銷(xiāo)工作由策劃部負責，雜志發(fā)行由發(fā)行部負責。
- 制訂考核制度：把使用CRM的情況作為銷(xiāo)售員考核的一部分。
在實(shí)施過(guò)程中，如何保證客戶(hù)信息的完整性、準確性與及時(shí)性，這也是實(shí)施成功與否的關(guān)鍵，盡管CRM系統對客戶(hù)信息的完整性作了控制，但也不能規避業(yè)務(wù)員錄入一些垃圾信息應付了事，特別剛開(kāi)始實(shí)施時(shí)，業(yè)務(wù)員對客戶(hù)信息就錄一個(gè)名稱(chēng)，其他信息則具有較大隨意性。
因此，浩瀚資訊要求業(yè)務(wù)員錄入客戶(hù)基本信息必須包括名稱(chēng)、類(lèi)別、行業(yè)、電話(huà)、傳真、聯(lián)系人、郵編、通訊地址等等，客戶(hù)交往記錄必須包括時(shí)間、地點(diǎn)、內容、聯(lián)系的效果以及下一步措施，業(yè)務(wù)員當天在CRM系統錄入交往信息要采用關(guān)閉操作（在CRM系統中，關(guān)閉后的信息將不允許修改），行政部每天在CRM當中檢查客戶(hù)的基礎信息以及當天的交往交易記錄，發(fā)現不符合條件的信息，及時(shí)提醒并作為考核依據，確保數據的準確性與及時(shí)性。
客戶(hù)資源成為了公司資產(chǎn)
讓客戶(hù)資源成為公司資產(chǎn)，是浩瀚資訊實(shí)施CRM的一項主要目標。經(jīng)過(guò)近3個(gè)月實(shí)施，8月份CRM全面上線(xiàn)，項目達到了預定目標，效果明顯：
- 客戶(hù)資源從原來(lái)分散在各個(gè)銷(xiāo)售人員手中轉化為CRM系統中的共享資源，每個(gè)客戶(hù)只能有一位客戶(hù)經(jīng)理，避免了銷(xiāo)售的客戶(hù)資源重復而引發(fā)的搶單現象；
- 各地分公司的客戶(hù)資源全部集中到總部管理，CRM提供了統一的客戶(hù)管理平臺，客戶(hù)資源真正成為了公司的資產(chǎn)；
- 可以針對客戶(hù)資源進(jìn)行全面分析與挖掘，找出客戶(hù)的價(jià)值信息；
- 銷(xiāo)售經(jīng)理快速察看銷(xiāo)售人員活動(dòng)計劃，分配新客戶(hù)及活動(dòng)，通過(guò)報表察看銷(xiāo)售機會(huì )進(jìn)展情況和銷(xiāo)售預測；
- 銷(xiāo)售人員利用銷(xiāo)售自動(dòng)化功能大大提高工作效率，快速定位客戶(hù)，記錄和安排自己的活動(dòng)計劃，打印直郵信封，原來(lái)一個(gè)銷(xiāo)售員只能管理80名左右客戶(hù)，現在可以管理300名左右客戶(hù)；
- 與客戶(hù)的歷史交往記錄存放在系統中，避免因重新分配客戶(hù)而引起的重復交往活動(dòng)。
- 市場(chǎng)部門(mén)預先按照客戶(hù)不同情況分組，并使用郵件群發(fā)功能給特定客戶(hù)組發(fā)送市場(chǎng)活動(dòng)信息，客戶(hù)對市場(chǎng)活動(dòng)的反饋為銷(xiāo)售人員的進(jìn)一步活動(dòng)提供參考，并以此評估市場(chǎng)活動(dòng)的效果；
- CRM的實(shí)施對公司內部市場(chǎng)和銷(xiāo)售的工作流程規范化起到了很好的作用，公司從規范流程中切實(shí)提高了工作效率。
項目組在一起評估實(shí)施效果時(shí)，特別提到訂閱部的客戶(hù)管理，可以說(shuō)是具有代表性的實(shí)施效果之一。訂閱部管理著(zhù)2千多個(gè)訂閱客戶(hù)，每月雜志發(fā)行之前，訂閱部都要為客戶(hù)是否到期，是否續訂而忙碌，往往出現了對訂閱客戶(hù)漏發(fā)雜志，對部分過(guò)期的客戶(hù)又多發(fā)了雜志，給公司帶來(lái)了不小的損失，造成客戶(hù)滿(mǎn)意度下降，更令人煩惱的是，由于不能及時(shí)對到期客戶(hù)進(jìn)行跟進(jìn)，導致了客戶(hù)的流失。
CRM上線(xiàn)后，系統自動(dòng)提醒用戶(hù)，哪些客戶(hù)將要到期，對于已到期的客戶(hù)，自動(dòng)更新為未續訂客戶(hù)，系統根據用戶(hù)查詢(xún)條件，自動(dòng)生成訂閱客戶(hù)的信息列表。困擾多時(shí)的問(wèn)題，一下子迎刃而解了。
項目組成員——咨詢(xún)部經(jīng)理唐小姐認為，上了CRM后，客戶(hù)在系統中是“活”的，不再象以前所用的系統，客戶(hù)只是一個(gè)靜態(tài)資料，“客戶(hù)資源在浩瀚資訊成為了公司資產(chǎn)”。
如今，當我們走入浩瀚資訊廣州總部，可以看到幾十名業(yè)務(wù)員同時(shí)在使用CRM系統進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的管理，浩瀚管理層只需要打開(kāi)CRM系統，包括各地辦事處在內的客戶(hù)資源，一切盡在掌握中。
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