EastFax傳真服務(wù)器在政府機關(guān)解決方案
2010/08/30
應用分析
政府機構作為國家信息傳遞、規范管理的重要武器，每天的工作十分繁忙。在這其中，傳真作為通知下達、文件傳送的重要工具長(cháng)期使用下來(lái)帶來(lái)了諸多的不便。
大部分政府部門(mén)仍沿用傳統的傳真機方式，而日常工作中經(jīng)常遇到重要通知文件需要大量分發(fā)至各地部門(mén)的情況，面對此種不同目的地群發(fā)的任務(wù)，傳統方式必須一個(gè)個(gè)號碼輸入再發(fā)送，費時(shí)、費力還容易發(fā)生錯誤。
在處理傳真文件及對外發(fā)送傳真時(shí)對傳真進(jìn)行簽字、蓋章等操作十分頻繁，都必須經(jīng)歷“打印→蓋章→傳真”的繁瑣過(guò)程，耗費大量紙張耗材不說(shuō)，還加重工作人員工作量。
對于大多數政府部門(mén)而言，傳真的安全性不容忽視，傳真文件輕易暴露在公開(kāi)場(chǎng)合對機密傳真文件構成不小威脅，對此帶來(lái)的后果不堪設想。
傳真文件隨著(zhù)時(shí)間的積累越來(lái)越多，管理成本也水漲船高。無(wú)法解決傳真備份管理的問(wèn)題，傳真的成本就無(wú)法得到全面的控制。
解決方案
EastFax電腦傳真整體解決方案中將傳真個(gè)方面做出細致規劃，政府部門(mén)的傳真難題在EastFax傳真系統中能尋找到最合適的解決方式。
EastFax傳真系統在處理傳真群發(fā)設置上采取一次性輸入目的地號碼再由系統依次撥號發(fā)送的方式，同時(shí)啟動(dòng)傳真失敗重發(fā)機制，節約了人工撥號及等待的時(shí)間，工作效率和傳真及時(shí)性得到保證。
EastFax傳真服務(wù)器軟件的簽章功能將簽字、蓋章功能輕松應用于對傳真文件的處理上。EastFax強大的傳真編輯器能滿(mǎn)足對傳真的絕大多數的處理需求，不僅是簽名蓋章，就連處理意見(jiàn)、傳真修改也可以完成，將傳真簽章所衍生的不必要操作消化殆盡。
在EastFax電腦傳真系統中，不論是服務(wù)器端還是客戶(hù)端，所有的傳真文件都經(jīng)過(guò)加密處理，無(wú)法通過(guò)第三方軟件打開(kāi)查看，更無(wú)法對傳真內容進(jìn)行更改。在桌面上接收、在電腦上加密完全保證了傳真的機密性。
EastFax傳真系統可以對所有傳真文件自動(dòng)全面備份，只依賴(lài)于服務(wù)器硬盤(pán)空間，不受數據庫限制，而自帶的多條件自動(dòng)檢索功能可對傳真文件快速查找。
案例分析
作為北京市的政府核心機構，北京市人民政府每天向十八個(gè)區縣、幾十個(gè)局、辦公室等單位下達的文件、通知、指示等此類(lèi)傳真非常多，市政府一直采用傳統的傳真方式，因傳真量比較大，而且有時(shí)會(huì )集中在某個(gè)時(shí)段大量發(fā)送，所以專(zhuān)門(mén)開(kāi)辟傳真室，安排幾個(gè)人守在幾門(mén)傳真機邊上，一份一份地發(fā)給各個(gè)單位。經(jīng)常一忙就會(huì )亂，亂就會(huì )出現錯發(fā)、漏發(fā)等現象，甚至可能會(huì )導致嚴重的后果。在傳真室，紙張堆積如山，浪費非常大。
北京市政府在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )系統改造時(shí)，意識到 了傳統傳真方式的種種弊端，決意淘汰傳真機，全面提高政府的辦公效率，采用先進(jìn)的無(wú)紙化、全自動(dòng)的智能傳真服務(wù)器。此時(shí)EastFax傳真服務(wù)器從國內外眾多傳真服務(wù)器供應商中脫穎而出，撥得頭籌。
北京市政府通過(guò)EastFax傳真服務(wù)器連接著(zhù)16條傳真線(xiàn)，辦公人員坐在電腦前輕松的提交傳真任務(wù)，即時(shí)群發(fā)傳真也只需一次性輸入傳真號碼再點(diǎn)擊發(fā)送，剩下就都交給了EastFax傳真系統，一個(gè)人替代了以前十幾個(gè)人的工作，工作效率提高了十幾倍。
若發(fā)文需要加蓋印章，經(jīng)過(guò)審批后，工作人員將已授權使用的印章加蓋在傳真文件上發(fā)送便可。傳真文件不需要反復打印耗費紙張，同時(shí)省去了員工跑到不同辦公室加蓋印章的時(shí)間，員工工作量也顯著(zhù)減少。
工作人員通過(guò)EastFax傳真軟件專(zhuān)用客戶(hù)端接收傳真，傳真文件不再暴露在公共場(chǎng)合，傳真內容經(jīng)過(guò)服務(wù)器端和客戶(hù)端雙重加密得到全面保護。傳真作為政府機構的重要資源得到有效保障。
傳真文件以文件的方式存放在服務(wù)器上，查找迅速，只需要幾秒鐘就可以查到想要的傳真。而多條件的檢索也方便了工作人員對日常傳真的監控管理。
在實(shí)施EastFax傳真系統后，北京市人民政府工作人員也真正感受到了無(wú)紙化傳真所帶來(lái)的魅力和實(shí)在，EastFax傳真系統在政府行業(yè)的應用也得到了最好的驗證。
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