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展望廣播電視局呼叫中心解決方案

2009/10/10

1. 系統介紹

  隨著(zhù)社會(huì )信息化的不斷發(fā)展,各種信息形式、信息傳播手段也不斷涌現出來(lái),各種傳媒機構(包括報業(yè)機構、雜志發(fā)行機構、電臺、電視媒體等等)都在設法應用更多、更為方便的手段與廣大受眾進(jìn)行信息交互,對于傳媒機構而言,贏(yíng)得受眾的信任和忠誠是最為重要的,而在與受眾的各種互動(dòng)方式中,呼叫中心是最為行之有效,也是最容易被受眾所接受的。呼叫中心的建設可以幫助傳媒機構建立一個(gè)全面、快捷、操作流程化的交互平臺,并在廣大受眾心目中樹(shù)立一個(gè)很好的品牌形象,從而擴大影響力和市場(chǎng)份額。
  
  展望軟件在多年呼叫中心建設中,積累了大量的應用經(jīng)驗,在深入分析傳媒機構的運營(yíng)方式以及服務(wù)模式基礎上,結合其業(yè)務(wù)特點(diǎn),通過(guò)呼叫中心平臺將各種傳媒運營(yíng)模式、媒體平臺有機的結合起來(lái),總結出一套行之有效的解決方案,來(lái)為傳媒機構與受眾服務(wù)。

2. 系統方案設計

  2.1 網(wǎng)絡(luò )拓撲圖


  提供客戶(hù)服務(wù)中心系統的業(yè)務(wù)功能,工作人員通過(guò)瀏覽器登錄此服務(wù)器,進(jìn)行不同的業(yè)務(wù)操作,如業(yè)務(wù)查詢(xún)等;同時(shí)保存客戶(hù)服務(wù)中心系統的所有數據信息。


  提供呼叫中心功能,包括電話(huà)接入、呼出、IVR、座席話(huà)務(wù)控制等;同時(shí)保存錄音文件、IVR的語(yǔ)音文件和系統相關(guān)的其它文件。


  將用戶(hù)呼入的電話(huà)轉換為IP網(wǎng)絡(luò )上的語(yǔ)音數據,再由軟交換軟件進(jìn)行處理;同樣,語(yǔ)音網(wǎng)關(guān)也可以將IP網(wǎng)絡(luò )上的語(yǔ)音數據轉換為PSTN的電話(huà)呼叫,實(shí)現系統的外撥功能。


  在不使用VOIP軟電話(huà)的清況下,使用語(yǔ)音接入設備將普通電話(huà)連接到語(yǔ)音接入設備,實(shí)現VOIP語(yǔ)音流與普通模擬語(yǔ)音信號轉換的功能。

  2.2 軟件結構

  客戶(hù)服務(wù)中心系統的軟件結構圖如圖所示:

  系統軟件結構主要分為5個(gè)層次:用戶(hù)層、應用層、服務(wù)層、系統層和系統管理與系統安全層。


  用戶(hù)層是客戶(hù)服務(wù)中心系統與系統使用者之間的聯(lián)系層。工作人員可以通過(guò)瀏覽器進(jìn)入系統的業(yè)務(wù)部分進(jìn)行工作,處理相應事務(wù);用戶(hù)可以通過(guò)電話(huà)打入系統的呼叫中心部分,獲得自動(dòng)或人工服務(wù);同時(shí),系統可以進(jìn)行電話(huà)外撥,聯(lián)系相關(guān)部門(mén)或對用戶(hù)進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)。


  應用層是客戶(hù)服務(wù)中心系統軟件架構的中間層,是應用軟件業(yè)務(wù)功能實(shí)現和業(yè)務(wù)邏輯處理集中的部分。應用層采用J2EE平臺技術(shù),解耦、內聚、性能、伸縮、擴展、靈活、可用、可靠、安全是應用層設計的原則。

  應用層設計使用模型-視圖-控制器(Model-View-Controller,MVC)的設計模式。模型表示企業(yè)數據管理對該數據的訪(fǎng)問(wèn)和更新的業(yè)務(wù)規則。視圖處理模型的內容,它通過(guò)模型訪(fǎng)問(wèn)企業(yè)數據,并指定應該如何表示該數據。控制器將和視圖之間的交互轉換為由模型執行的操作。


  服務(wù)層通過(guò)Webservice、Socket、數據存儲、API等技術(shù)為應用層提供各項服務(wù),保證應用層能夠得到充分的網(wǎng)絡(luò )和數據支持,并且保證應用層各個(gè)模塊之間的良好銜接和整體性。


  系統層是客戶(hù)服務(wù)中心系統的支撐層,包括系統運行所必須的系統軟件。


  由客戶(hù)服務(wù)中心系統安全保障機制和現有物理網(wǎng)絡(luò )層、系統平臺層、應用數據層和管理規范層的安全管理體系組成。共同為服務(wù)熱線(xiàn)系統提供系統管理和安全保障。

3. 系統功能設計

  3.1 呼叫中心系統

  3.1.1 用戶(hù)接入

  將用戶(hù)電話(huà)接入服務(wù)熱線(xiàn),用戶(hù)接通后,系統自動(dòng)提取主叫號碼,識別用戶(hù)身份,并記錄用戶(hù)此次呼叫的相關(guān)信息;同時(shí),此部分提供來(lái)電防火墻功能,即根據提取的主叫號碼,來(lái)識別用戶(hù)身份,判別用戶(hù)是否為黑名單成員,并根據判斷結果進(jìn)行相應的處理。

  3.1.2 自動(dòng)語(yǔ)音應答

  用戶(hù)接入后,進(jìn)入IVR模塊,用戶(hù)可以根據語(yǔ)音提示,選擇指定的服務(wù)、或者進(jìn)行相關(guān)信息的查詢(xún)。

  由自動(dòng)語(yǔ)音播放各功能模塊的名稱(chēng)及操作方式,用戶(hù)可以根據提示來(lái)選擇指定的信息模塊,并進(jìn)行相應的查詢(xún)。

  當用戶(hù)選擇需要查詢(xún)的相關(guān)信息后,由系統自動(dòng)轉入并播放相關(guān)信息的語(yǔ)音,如新聞、簡(jiǎn)訊等等。

  3.1.3 呼叫排隊分配

  對于用戶(hù)的轉人工請求都通過(guò)統一的排隊路由分配給人工座席。在這里可以將用戶(hù)分為不同的優(yōu)先級,然后通過(guò)ACD(自動(dòng)話(huà)務(wù)分配)根據優(yōu)先級和設定的排隊算法,自動(dòng)實(shí)現統一智能的路由。這樣可以按照用戶(hù)的身份合理的分配給最為合適的座席;同時(shí),也使座席工作的分配更加條理化、智能化、并且使工作量達到平均分配。

  當座席全忙的時(shí)候,用戶(hù)可以通過(guò)語(yǔ)音信箱自主進(jìn)行留言,用戶(hù)可以將投訴或者其他請求信息具體內容錄制在語(yǔ)音信箱中,錄制完成后,留言自動(dòng)分配給座席,座席可以收聽(tīng)該留言?xún)热荩⑦M(jìn)行相關(guān)處理。

  3.1.4 座席操作控制

  座席操作控制是指當座席接聽(tīng)用戶(hù)電話(huà)時(shí),對接聽(tīng)方式、以及電話(huà)功能等相關(guān)操作。在整個(gè)轉人工操作過(guò)程中,是具有全程錄音功能的,實(shí)時(shí)記錄用戶(hù)與座席之間的通話(huà),并且可以對通話(huà)錄音進(jìn)行查詢(xún)收聽(tīng)。

  座席操作控制功能分為兩個(gè)部分:

  3.1.4.1普通座席


  簽入操作使座席員進(jìn)入正常空閑狀態(tài),可處理電話(huà)業(yè)務(wù);簽出操作使座席員離開(kāi)工作狀態(tài),無(wú)法處理電話(huà)業(yè)務(wù)。


  當座席員由于其他原因無(wú)法接聽(tīng)電話(huà)時(shí),可以進(jìn)行示忙操作。示忙操作讓座席員處于忙狀態(tài),電話(huà)不能接入;示閑操作讓座席員處于空閑狀態(tài),電話(huà)正常接入。


  保持功能是在座席和用戶(hù)通話(huà)時(shí),座席需要查詢(xún)或處理一些問(wèn)題時(shí),進(jìn)行保持操作,進(jìn)入保持狀態(tài)。用戶(hù)將聽(tīng)到音樂(lè )聲而聽(tīng)不到座席的聲音,但座席能聽(tīng)到用戶(hù)的聲音,當進(jìn)行取消保持操作后,座席和用戶(hù)恢復正常通話(huà),座席重新進(jìn)入通話(huà)狀態(tài)。


  當座席無(wú)法解答用戶(hù)的問(wèn)題時(shí),可通過(guò)轉移功能將用戶(hù)電話(huà)轉給任何一個(gè)目前空閑的能夠解答相關(guān)問(wèn)題的座席。


  三方通話(huà)可使座席在和用戶(hù)通話(huà)狀態(tài)下,邀請任一空閑座席加入會(huì )議,使三方能彼此通話(huà)。

  同時(shí),三方通話(huà)還可以呼叫的方式,呼叫局外其它管理部門(mén)或者物業(yè)單位,并將其加入到與用戶(hù)和座席之間的會(huì )議中來(lái)。這樣,在解決某些具體問(wèn)題的時(shí)候,就可以邀請其他相關(guān)人員加入,使用戶(hù)提出的問(wèn)題能夠更加及時(shí)、準確的處理。
  
  當座席得知用戶(hù)需要咨詢(xún)某些信息的時(shí)候,可以通過(guò)“返回IVR”功能讓用戶(hù)直接返回到自動(dòng)語(yǔ)音服務(wù)系統的指定位置,來(lái)收聽(tīng)相關(guān)信息。這樣,對于一些典型咨詢(xún)就可以由自動(dòng)語(yǔ)音來(lái)完成,減少了座席的工作量。


  當需要向客戶(hù)進(jìn)行回訪(fǎng)的時(shí)候,座席可以通過(guò)呼出功能呼叫用戶(hù)來(lái)完成這項操作。在進(jìn)行呼出操作時(shí),座席可以通過(guò)界面的軟鍵盤(pán)、或者常用電話(huà)本輸入電話(huà)號碼。


  前面提到過(guò),用戶(hù)可以通過(guò)語(yǔ)音信箱給座席留言,當用戶(hù)留言完畢時(shí),留言信息通過(guò)ACD分配給座席,座席可選擇聽(tīng)取留言,并且根據留言的內容生成業(yè)務(wù)申請。

  3.1.4.2 班長(cháng)座席
  
  強制簽出可以讓簽入的座席強制進(jìn)入簽出狀態(tài),使其無(wú)法接聽(tīng)電話(huà)。


  強制示忙使空閑座席進(jìn)入示忙狀態(tài),使其無(wú)法接聽(tīng)電話(huà);強制示閑使示忙座席進(jìn)入示閑狀態(tài),可以接聽(tīng)用戶(hù)電話(huà),或處理留言。


  班長(cháng)座席在不打斷普通座席和用戶(hù)通話(huà)的情況下,可以監聽(tīng)普通座席和用戶(hù)通話(huà),而用戶(hù)和座席聽(tīng)不到班長(cháng)座席的聲音。


  耳語(yǔ)操作使班長(cháng)座席在不打斷普通座席和用戶(hù)通話(huà)的情況下,直接與普通座席講話(huà),但用戶(hù)聽(tīng)不到班長(cháng)座席的話(huà)。


  班長(cháng)座席可以在用戶(hù)和普通座席通話(huà)的過(guò)程中,強行與其進(jìn)行三方通話(huà)。


  攔截功能可以強制將用戶(hù)的電話(huà)轉接到班長(cháng)座席,同時(shí)斷開(kāi)用戶(hù)與普通座席的通話(huà)。

  3.1.5 應急座席

  對于呼叫中心系統是需要隨時(shí)向客戶(hù)提供及時(shí)、全面的服務(wù),然而當人員配備無(wú)法滿(mǎn)足條件時(shí),則需要通過(guò)應急座席機制進(jìn)行補充。

  當非工作時(shí)間無(wú)座席人員在崗時(shí),如果有用戶(hù)接入到呼叫中心系統,并需要轉接人工座席服務(wù)時(shí),可以將其轉接給預先設置的應急座席。應急座席的設置是通過(guò)通過(guò)外呼功能,呼叫應急座席人員的手機號碼和固定電話(huà),實(shí)現了對服務(wù)質(zhì)量的極大補充。

  3.2 業(yè)務(wù)系統

  3.2.1 業(yè)務(wù)受理

  座席根據用戶(hù)電話(huà),記錄用戶(hù)服務(wù)請求(主要業(yè)務(wù)類(lèi)別包括維修受理、新聞線(xiàn)索和百姓生活),并形成工作單保存在系統中,并且將工作做單發(fā)送到相應的部門(mén)。

  3.2.2 業(yè)務(wù)處理


  各部門(mén)或欄目組登錄系統后,能夠看到座席發(fā)送給他們需要處理的工作任務(wù)。處理完畢,將處理意見(jiàn)以及投訴人滿(mǎn)意情況錄入系統中,保存提交后,將處理結果反饋給座席人員。


  座席人員接收到處理反饋結果,如需回訪(fǎng)用戶(hù),則主動(dòng)外撥電話(huà)給用戶(hù),填寫(xiě)回訪(fǎng)工作記錄,記錄用戶(hù)的滿(mǎn)意情況并且保存到系統中,使整個(gè)工作過(guò)程形成一個(gè)閉環(huán)管理。


  在實(shí)際應用中每個(gè)受理任務(wù)應該關(guān)聯(lián)一個(gè)或者多個(gè)電話(huà)錄音,在業(yè)務(wù)語(yǔ)音管理模塊中可以對系統中的所有工作任務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)語(yǔ)音的維護,維護界面可以查看工作單內容,收聽(tīng)錄音,并且可以將受理任務(wù)與相關(guān)錄音進(jìn)行關(guān)聯(lián),或者取消關(guān)聯(lián)。

  3.2.3 業(yè)務(wù)查詢(xún)

  業(yè)務(wù)查詢(xún)功能可根據條件如受理時(shí)間、編號、用戶(hù)姓名、聯(lián)系電話(huà)、地址、受理人、處理狀態(tài)、內容詳情等信息查詢(xún)到符合條件的受理任務(wù)并以列表的形式顯示。

  3.2.4 統計分析

  統計分析可以完成對業(yè)務(wù)的統計功能,并且以柱狀、餅狀和曲線(xiàn)圖的形式表現出來(lái)。呼叫中心信息的統計可以統計出一段時(shí)間內打入系統的電話(huà)和轉座席的電話(huà),以及每個(gè)座席的工作量等。業(yè)務(wù)系統統計主要統計不同業(yè)務(wù)類(lèi)型(包括維修受理、新聞線(xiàn)索、百姓生活等)業(yè)務(wù)的受理量等。

  3.2.5 電話(huà)管理

  電話(huà)管理模塊是一個(gè)小型的電子名片管理模塊,在這里可以查詢(xún)和維護客戶(hù)以及其他聯(lián)系人的基本信息,包括姓名、電話(huà)、地址等。

  3.2.6 系統監控


  監控系統資源的使用情況,系統中的每一個(gè)呼入或者呼出都需要一個(gè)語(yǔ)音通道,在系統資源監控模塊中可以監控每個(gè)通道使用情況,并且可以啟動(dòng)一個(gè)停止的通道或者停止一個(gè)已經(jīng)運行著(zhù)的通道。


  座席監控模塊主要功能是監控座席的電話(huà)操作,并且可以強制改變座席電話(huà)操作狀態(tài)。主要功能包括強制簽出,強制示忙,強制示閑,監聽(tīng),結束監聽(tīng),耳語(yǔ),強插,結束強插,攔截和強制掛斷。

  3.3 業(yè)務(wù)說(shuō)明

  3.3.1 維修受理

  用戶(hù)可以通過(guò)呼叫中心熱線(xiàn)服務(wù)進(jìn)行故障維修申報,申報請求由座席人員受理,記錄用戶(hù)詳細信息,并轉交相關(guān)維修部門(mén),當維修部門(mén)完成維修任務(wù)后,將工作信息反饋給座席人員,并由座席人員通過(guò)呼叫用戶(hù)的方式進(jìn)行服務(wù)反饋。整個(gè)維修受理服務(wù)過(guò)程形成一個(gè)閉環(huán),在提高了工作效率的同時(shí)也提高了服務(wù)質(zhì)量。

  3.3.2 新聞線(xiàn)索

  目前,很多報刊、電臺、或者電視媒體都會(huì )設立新聞舉報機制,以獲得最為及時(shí)新聞線(xiàn)索,呼叫中心的建立也為新聞線(xiàn)索舉報提供了一個(gè)方便、快捷的平臺,由用戶(hù)撥打傳媒呼叫中心的客服號碼,直接轉接到新聞線(xiàn)索舉報受理員,由受理員進(jìn)行相關(guān)信息的記錄,并同時(shí)將信息轉發(fā)給對應的采訪(fǎng)人員。這樣,就形成了一個(gè)舉報、受理、采訪(fǎng)的閉環(huán)流程,大大縮短了反應時(shí)間,保證了新聞的實(shí)效性。

  3.3.3 百姓生活

  用戶(hù)可以通過(guò)廣播電視局呼叫中心進(jìn)行關(guān)于日常生活中衣食住行的各種問(wèn)題的咨詢(xún),并由呼叫中心座席人員進(jìn)行接聽(tīng)并解答,進(jìn)而將呼叫中心服務(wù)深入到百姓生活的方方面面。

  對于百姓社會(huì )的服務(wù)提供方式可以分為自動(dòng)語(yǔ)音服務(wù)和人工解答服務(wù)。用戶(hù)撥打服務(wù)號碼后,可以根據自動(dòng)語(yǔ)音菜單的分類(lèi)自行查找相關(guān)信息;同時(shí),也可以轉接人工座席,由座席人員提供服務(wù)咨詢(xún)。

  對于百姓生活服務(wù)咨詢(xún)的相關(guān)信息,可以預先錄入并隨時(shí)維護,座席人員也可以通過(guò)知識庫功能進(jìn)行相關(guān)信息的查詢(xún)。

4. 展望呼叫中心系統優(yōu)勢

  4.1 第四代呼叫中心技術(shù)

  呼叫中心的發(fā)展,從技術(shù)革新、應用領(lǐng)域的角度可劃分為四代。展望呼叫中心平臺就是應用了第四代呼叫中心技術(shù),融合了一些最新技術(shù);除了傳統的CTI、ACD、數據庫、IVR等,還有VoIP、TTS等新技術(shù)的加盟,使呼叫中心在性能、結構和應用等方面發(fā)生質(zhì)的飛躍。

  作為第四代呼叫中心的革命性技術(shù)――分布式IP技術(shù),在展望呼叫中心平臺中應用的最為淋漓盡致。座席的分配不再受地域、服務(wù)器環(huán)境和通訊網(wǎng)絡(luò )的限制,只需要一臺連接在網(wǎng)絡(luò )上的計算機就可以處理客戶(hù)的服務(wù)請求;同時(shí)接入方式也更加廣泛,除了傳統的電話(huà)網(wǎng)絡(luò ),還包括IP電話(huà)、即時(shí)消息、短信等媒體的接入,成為名副其實(shí)的多媒體呼叫中心。

  注:基于板卡方式的呼叫中心系統從技術(shù)和應用的角度,是屬于第二代呼叫中心技術(shù),能夠完成簡(jiǎn)單的CTI應用。但硬件依賴(lài)性較強,呼叫方式也僅限于電話(huà)呼叫,無(wú)法實(shí)現多種媒體的接入;基于板塊方式的呼叫中心系統采用模擬信號作為支持,無(wú)法實(shí)現數字化的IP技術(shù),這樣就無(wú)法實(shí)現座席的地域分布,座席人員只能設置在呼叫中心服務(wù)器本地,無(wú)法實(shí)現遠端座席;同時(shí),由于其硬件依賴(lài)性較強,系統的穩定性大大降低,故障維修周期也較長(cháng)。

  4.2 展望呼叫中心系統優(yōu)勢對比


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