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VCX V7000呼叫中心解決方案

2009/05/19

1、概述

  呼叫中心是通過(guò)非面對面直接接觸的方式處理正式交互聯(lián)系及交易的 地方,包括信息、服務(wù)、支 持、銷(xiāo)售、員工協(xié)助以及突 發(fā)緊急時(shí)間,也包括人工服務(wù)以及自助服務(wù)。

  一般說(shuō)來(lái)呼叫中心就是在一個(gè)相對集中的場(chǎng)所,由一批服務(wù)人員組成的服務(wù)機構,通常利用計算機通訊技術(shù),處理來(lái)自企業(yè)、顧客的電話(huà)垂詢(xún),尤其具備同時(shí)處理大量來(lái)話(huà)的能力,還具備主叫號碼顯示,可將來(lái)電自動(dòng)分配給具備相應技能的人員處理,并能記錄和儲存所有來(lái)話(huà)信息。一個(gè)典型的以客戶(hù)服務(wù)為主的呼叫中心可以兼具呼入與呼出功能,當處理顧客的信息查詢(xún)、咨詢(xún)、投訴等業(yè)務(wù)的同時(shí),可以進(jìn)行顧客回訪(fǎng)、滿(mǎn)意度調查等呼出業(yè)務(wù)。

2、呼叫中心總體結構圖.

圖一


方案說(shuō)明:

整體解決方案由以下設備組成:   總部部署呼叫中心,VCX V7000呼叫中心平臺采用純IP部署方式,可根據用戶(hù)的實(shí)際環(huán)境,靈活部署,各設備模塊不受地理位置的限制,降低整體平臺的部署成本。

  人工坐席部署靈活便捷,即可采用集中部署也可分散部署。班長(cháng)坐席可通過(guò)質(zhì)檢功能集中管理,充分保證人工坐席的服務(wù)質(zhì)量。

  呼叫中心建立后,客戶(hù)呼入可選擇自動(dòng)業(yè)務(wù)或人工服務(wù)。

  自動(dòng)業(yè)務(wù):IVR通過(guò)與后臺數據庫結合,可為客戶(hù)提供豐富的自助語(yǔ)音服務(wù)。
人工服務(wù):與坐席業(yè)務(wù)軟件相結合,將客戶(hù)反饋信息記錄,并通過(guò)知識庫尋找歷史提問(wèn),方便坐席員工做出正對性的應答。

圖二



方案說(shuō)明:

  VCX V7000呼叫中心充分利用IP呼叫中心部署簡(jiǎn)單、靈活的優(yōu)勢,采支持多種應用模式:集中接入,集中處理;集中接入,分散處理;分散接入,集中處理;分散接入,分散處理,實(shí)現分布式呼叫中心負荷分擔和資源共享。

  分支機構A:網(wǎng)絡(luò )通過(guò)VPN技術(shù)與總部實(shí)現數據語(yǔ)音傳輸,直接在分支機構部署IP坐席即可,分支機構與總部通話(huà)無(wú)任何話(huà)費。適用同一省市,不同辦公地點(diǎn)。

  分支機構B:網(wǎng)絡(luò )通過(guò)VPN技術(shù)與總部實(shí)現數據語(yǔ)音傳輸,部署MSR語(yǔ)音網(wǎng)關(guān)與當地PSTN網(wǎng)連接,IP坐席。兩地申請相同的客服號碼,兩地內撥打客服號碼,客戶(hù)無(wú)長(cháng)途話(huà)費產(chǎn)生。適用與總部與分支處在不同省市。

  或分支機構申請獨立的客服號碼,與總部運營(yíng)不同應用模式。適用同一平臺,不同應用,節省投資成本。

  分支機構C:網(wǎng)絡(luò )通過(guò)VPN技術(shù)與總部實(shí)現數據語(yǔ)音傳輸,部署與總部相同設備模塊,形成異地備份。兩地申請相同的客服號碼。即可同時(shí)運行,負載均衡。也可形成異地熱備份,任意點(diǎn)出現故障,系統自動(dòng)切換到正常一地。適用對可靠性要求極高的用戶(hù)。

3、層次分明的體系架構


說(shuō)明:網(wǎng)音呼叫中心系統結構上分為業(yè)務(wù)支撐層、呼叫控制層、信息接入層。

  1、“業(yè)務(wù)支撐層”通過(guò)呼叫控制層提供的API呼叫控制接口,實(shí)現具體應用功能模塊。IVR(自動(dòng)語(yǔ)音應答),ACD (人工坐席排隊),REC (數字錄音),Conf (語(yǔ)音會(huì )議),FAX (傳真),DB (數據庫),V-mail (語(yǔ)音信箱),E-mail (郵件),SMS(短信) ,TTS(文本轉語(yǔ)音) ,信息到達提醒,知識庫,工單生成/流轉,坐席監管,黑名單,排班表,數據統計,報表生成等功能模塊。

  值得一提的是話(huà)務(wù)平臺業(yè)務(wù)軟件的功能僅僅是應用層面的部分應用功能,結合今后不斷變化的語(yǔ)音通訊需求,業(yè)務(wù)支撐層還可以實(shí)現與企業(yè)類(lèi)似“OA”、“CRM”等業(yè)務(wù)軟件的整合,最終實(shí)現通過(guò)桌面軟件控制語(yǔ)音的目的。同時(shí)系統在多信息渠道方面還可進(jìn)一步集成,如:短信、郵件、傳真、留言郵箱等。

  2、“呼叫控制層”指呼叫中心解決方案的核心組件-軟交換平臺VCX V7000,特點(diǎn)如下:

3、“信息接入層”通過(guò)PSTN(MSR)、短信、郵件、留言、WEB CALL等信息通訊手段,使傳統的語(yǔ)音呼叫中心便捷的擴展為多媒體的呼叫中心。

4、呼叫中心功能描述.

4.1 解決與客戶(hù)的溝通渠道

  通過(guò)多種方式,建立企業(yè)與客戶(hù)間的溝通渠道,包括:電話(huà)、郵件、短信、傳真等。

4.2 建立自動(dòng)語(yǔ)音業(yè)務(wù)應答系統

  通過(guò)交互語(yǔ)音應答系統(IVR)可以實(shí)現自動(dòng)業(yè)務(wù)查詢(xún),通過(guò)文語(yǔ)轉換技術(shù)(TTS)也可以實(shí)現數據庫信息的實(shí)時(shí)查詢(xún)。

4.3 建立人工服務(wù)流程

  當用戶(hù)撥通客服熱線(xiàn)需要人工服務(wù)時(shí),自動(dòng)話(huà)務(wù)分配系統(ACD)可以將用戶(hù)的呼叫請求傳遞給最適合的接線(xiàn)人員,使每位用戶(hù)都能得到最佳的服務(wù)。

4.4 建立話(huà)務(wù)人員的監督、管理機制

  系統可以對所有通話(huà)內容進(jìn)行錄音,管理人員可以通過(guò)管理終端隨時(shí)監聽(tīng)、查詢(xún)通話(huà)內容,同時(shí)管理人員還可以通過(guò)“強插”、“強差”等功能對話(huà)務(wù)人員進(jìn)行強制的干預。系統提供的話(huà)務(wù)統計報表使得管理人員對每個(gè)話(huà)務(wù)員的工作量一目了然。

4.5 建立客戶(hù)信息資料庫

  客戶(hù)信息是企業(yè)/行業(yè)用戶(hù)最為寶貴的數據之一,通過(guò)呼叫中心系統的建設,我們可以協(xié)助企業(yè)/行業(yè)用戶(hù)建立自己的客戶(hù)信息資料庫,在這個(gè)資料庫中不僅包含有用戶(hù)的聯(lián)系方式,還包括每個(gè)用戶(hù)與企業(yè)的業(yè)務(wù)關(guān)系。

  客戶(hù)信息資料庫建立以后,當用戶(hù)來(lái)電時(shí),接線(xiàn)員的屏幕會(huì )立即顯示客戶(hù)的相應信息,便于為用戶(hù)提供更加人性化的服務(wù)。

對信息資料庫的整理、統計

  對積累信息的整理、統計是非常重要的工作,通過(guò)對基礎數據的加工、分析,我們可以了解到:“我們的用戶(hù)是誰(shuí)?”、“他們具備哪些特征?”、“各類(lèi)產(chǎn)品的銷(xiāo)售情況統計”等信息。基于對數據的加工、整理,我們可以有針對性地制訂公司相應的策略。

4.6 開(kāi)放的第三方系統整合接口

  開(kāi)放的第三方系統接口,可保證與企業(yè)CRM、ERP等管理系統無(wú)縫融合。第三方軟件開(kāi)發(fā)商在開(kāi)發(fā)坐席應用程序過(guò)程中無(wú)須投入太多的精力來(lái)實(shí)現復雜的坐席端電話(huà)功能,可以把精力集中在具體應用上,這樣能大大縮短開(kāi)發(fā)的時(shí)間。

4.7運營(yíng)管理系統

  網(wǎng)音托管型呼叫中心支持各種統計報表輸出,直觀(guān)地反映出呼叫中心各個(gè)時(shí)間段內的各種環(huán)節的具體運營(yíng)情況,幫助管理人員進(jìn)行決策。支持多種統計方式如:IVR呼叫總量統計、平均坐席服務(wù)時(shí)間統計、線(xiàn)路占用時(shí)間統計、坐席話(huà)務(wù)量統計、呼叫損失量統計、接通率統計,排隊占用時(shí)間統計等。

4.8知識庫系統

  知識庫作為一個(gè)工作經(jīng)驗的積累,對于以后的服務(wù)以及新員工的培訓等工作都會(huì )起到重要的作用。為座席提供樹(shù)狀分支的知識庫,通過(guò)它可以查找出相應的知識點(diǎn)
知識庫具有功能: 4.9 黑紅名單系統

  系統具有強大的黑紅名單功能可對呼叫進(jìn)行管理。排除一些影響正常業(yè)務(wù)的用戶(hù),可以在系統內排除這些用戶(hù)對系統的訪(fǎng)問(wèn)。黑名單的加入分為人工加入和自動(dòng)加入,自動(dòng)加入可以指定同一號碼申請次數、同一號碼申請人數等不同加入規則。黑名單超期自動(dòng)失效。紅名單則可根據客戶(hù)不同分為大客戶(hù)或VIP客戶(hù),對客戶(hù)進(jìn)行細分管理,通過(guò)ACD系統可實(shí)現大客戶(hù)或VIP客戶(hù)優(yōu)先排隊。

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