成長(cháng)型中小企業(yè)采用IP-PBX搭建通信系統
張東生 2009/11/11
中小企業(yè)每天都在渴望良性而快速的成長(cháng)，從市場(chǎng)、經(jīng)營(yíng)管理、企業(yè)競爭力以及企業(yè)運營(yíng)等角度而言，中小企業(yè)無(wú)疑需要做好以下幾點(diǎn)——企業(yè)內部正確的經(jīng)營(yíng)和管理策略以及良性的外部市場(chǎng)；員工的整體素質(zhì)、團隊溝通協(xié)作能力、與企業(yè)共同成長(cháng)能力；企業(yè)運營(yíng)成本的掌控，現金流的成功控制；不斷創(chuàng )新和快速發(fā)展的產(chǎn)品和服務(wù)競爭力。
關(guān)于團隊溝通協(xié)作方面，請大家試想一下，企業(yè)內部都有多少不同種類(lèi)的溝通？
- 企業(yè)內部員工之間的團隊協(xié)作需要溝通；
- 企業(yè)銷(xiāo)售人員與客戶(hù)之間工作交流和解決問(wèn)題需要溝通；
- 企業(yè)渠道人員與渠道伙伴之間共商渠道運作需要溝通；
- 企業(yè)生產(chǎn)采購配送部門(mén)為了加強運營(yíng)效率降低成本，與供應商之間需要頻繁的溝通；
- 技術(shù)支持和售后服務(wù)部門(mén)幫助用戶(hù)解決問(wèn)題需要溝通；
以上理出的幾條企業(yè)價(jià)值鏈，無(wú)一不涉及到溝通。沒(méi)有好的溝通就沒(méi)有好的團隊協(xié)作，沒(méi)有好的團隊協(xié)作也就形成不了真正的競爭力，其中聯(lián)系，相信優(yōu)秀的企業(yè)管理人員都會(huì )明白其中利害。
本文將會(huì )著(zhù)重討論與企業(yè)內部溝通息息相關(guān)的通信系統的建設問(wèn)題，并將在集團電話(huà)交換機的采購方面，給予企業(yè)一些相應的建議。
現在市場(chǎng)上有各種各樣的集團電話(huà)系統，模擬的、數字的、還有基于網(wǎng)絡(luò )IP技術(shù)的產(chǎn)品。那么，倒底哪一款產(chǎn)品真正適合企業(yè)自身的需求呢？以下幾條是您必須要考慮的，分別是：
成本因素：資金狀況、企業(yè)內部電話(huà)量以及總體成本、外地長(cháng)途是否較多、是否有外地辦事處、企業(yè)差旅人員或是1-2年內差旅人員是否較多、希望能自己隨時(shí)統計和了解公司的話(huà)費成本狀況。
溝通效率因素：是否具有電話(huà)會(huì )議的需求？外地的長(cháng)期大型項目是否較多且需要與公司進(jìn)行頻繁溝通？是否具有視頻通話(huà)的需求？企業(yè)是否具有SOHO員工？
擴容因素：企業(yè)規模擴充會(huì )比較快，或是常會(huì )有擴充新辦公區的可能。
綜合以上這些因素，IP-PBX是中小企業(yè)包括現代中大型企業(yè)采購集團電話(huà)交換機的最為節省成本也是最為適用的通信設備。
在此，我們就以市場(chǎng)應用較為廣泛，功能性?xún)r(jià)比相對較高的捷思銳的IP-PBX系統——中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統，來(lái)舉例進(jìn)行一一分析和說(shuō)明。
首先，讓我們來(lái)探討一下如何來(lái)分析成本因素。
在此所說(shuō)的成本并不單純指每月的電話(huà)費用開(kāi)銷(xiāo)，而是具體分為預算成本、實(shí)際支出成本、機會(huì )成本以及對通信設備投資的性?xún)r(jià)比核算等。其中還涉及到企業(yè)的長(cháng)途電話(huà)是否較多，造成較大的成本壓力等。
由于集團電話(huà)交換機的總體成本不低，因此，在購買(mǎi)之前，企業(yè)的相關(guān)人員都需要三思而行，結合企業(yè)的購買(mǎi)力、現金狀況、公司的業(yè)務(wù)發(fā)展速度以及公司的業(yè)務(wù)需求等多方面因素，綜合考慮各方面因素之后，計算您的投資成本與回報之后，您的選擇方能獲得老板的青睞！
企業(yè)的購買(mǎi)力和現金狀況自然是指公司的企業(yè)實(shí)力和現金狀況，在此不必多言。
一家企業(yè)如果電話(huà)量很高，長(cháng)途較多，與企業(yè)的外地辦事處聯(lián)系較為密切，希望控制差旅人員的通信費用，但同時(shí)又希望能與差旅人員隨時(shí)溝通，則這家企業(yè)需要考慮采用基于IP網(wǎng)絡(luò )的中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統（IP-PBX）
。
通過(guò)采用這套系統，不僅可以成倍的降低企業(yè)的通信費用，還可以加強對于外地辦事處以及差旅人員的管理，可謂有事半功倍之效。
現在，我們從機會(huì )成本以及把價(jià)格較為昂貴的通信設備作為長(cháng)期固定資產(chǎn)投資的角度來(lái)做一下分析。
目前，市場(chǎng)上有采用傳統的模擬技術(shù)的集團電話(huà)交換機和所謂“數字技術(shù)”的集團電話(huà)交換機。由于這些技術(shù)已經(jīng)采用幾十年，加上技術(shù)門(mén)檻低，導致較多的廠(chǎng)商進(jìn)行生產(chǎn)，所以，這種舊有技術(shù)的交換機價(jià)格相對低一些。
注定將會(huì )替代傳統模擬技術(shù)和所謂“數字技術(shù)”集團電話(huà)的IP-PBX，由于系統是基于IP網(wǎng)絡(luò )，不僅能夠實(shí)現和兼容舊有技術(shù)交換機的功能，還能夠實(shí)現傳統技術(shù)不能實(shí)現的功能，使企業(yè)的通信系統與網(wǎng)絡(luò )系統以及其他軟件系統（如CRM軟件）整合應用起來(lái)，其功能主要包括*：
異地零通話(huà)費用：外地的辦事處與總部分機通話(huà)只撥分機號，且無(wú)需支付電話(huà)費用。
無(wú)需布線(xiàn)：無(wú)需像傳統的集團電話(huà)交換機那樣進(jìn)行天羅地網(wǎng)般的布線(xiàn)，只需插接網(wǎng)線(xiàn)即可。
視頻通話(huà)：可以實(shí)現視頻通話(huà)功能，使遠在兩地的雙方實(shí)現面對面般的溝通效果3。
與應用軟件系統對接(如CRM)：可與CRM業(yè)務(wù)軟件系統對接，使企業(yè)的呼叫來(lái)電可以時(shí)刻得到掌控，時(shí)刻留存下珍貴的意向客戶(hù)信息，并識別老客戶(hù)來(lái)電等。
以上這些基于IP網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的交換機的功能，相信是任何一家管理嚴謹而現代的企業(yè)所必備的設備。
說(shuō)明：以上IP-PBX的功能說(shuō)明，主要是以捷思銳的中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統為基礎進(jìn)行舉例。
此外，基于成本方面的考慮，以及產(chǎn)品品質(zhì)方面的顧慮，向您做如下推薦參考。
目前在國內市場(chǎng)上，做IPPBX的企業(yè)既有諸如Avaya、捷思銳這樣的國外企業(yè)，也有一些國內企業(yè)所研發(fā)的產(chǎn)品。基于通訊設備技術(shù)對于質(zhì)量的高要求以及安裝調試過(guò)程中的技術(shù)支持力量因素，建議您采用類(lèi)似于捷思銳這樣性?xún)r(jià)比相對較高，在國內有相應技術(shù)支持團隊和研發(fā)團隊的品牌，這樣不僅使您的產(chǎn)品質(zhì)量有所保障，也使您可以獲得良好的售后服務(wù)。
再次，讓我們來(lái)探討一下企業(yè)溝通效率方面的需求。
大多數企業(yè)恐怕都會(huì )說(shuō)“我們的內部溝通沒(méi)有什么問(wèn)題，我們也不鼓勵開(kāi)太多的會(huì )議”。但是對于具有外地辦事處，或是在外地具有長(cháng)期或是大中型操作項目的企業(yè)，恐怕就不會(huì )這么想。外地辦事處人員的管理問(wèn)題，相信是很多企業(yè)管理層所頭疼的問(wèn)題。如何做好外地辦事處的人員的管理，使他們的工作狀態(tài)和溝通頻率能像本部員工一樣？除了一次性投資的交換機成本之外，企業(yè)還需要考慮話(huà)費成本問(wèn)題，因為每次都需要多人參加的長(cháng)途會(huì )議，是非常昂貴的。而新型的中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統（IP-PBX交換機）就徹底解決了這一問(wèn)題，只要辦事處具有網(wǎng)線(xiàn)接口，接通IP電話(huà)之后，就隨時(shí)可以與本部進(jìn)行零費用通話(huà)。
在一些異地大型操作項目中，如果溝通一個(gè)稍微復雜點(diǎn)事情，就需要出差到現場(chǎng)。這使得企業(yè)的交通成本和人員成本都相應增高。但如果通過(guò)中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統的電話(huà)會(huì )議功能，召開(kāi)多人甚至包括客戶(hù)在內的電話(huà)會(huì )議，就可以解決此問(wèn)題，不僅依舊能取得較好的會(huì )議效果，還能夠節省大量的差旅成本。如果有必要的話(huà)，可以2地安裝視頻電話(huà)，使會(huì )議雙方可以在溝通時(shí)看到異地的現場(chǎng)情況等。
如果企業(yè)每天都具有服務(wù)客戶(hù)的需求，但目前還無(wú)沒(méi)有需求購買(mǎi)昂貴的大型呼叫中心設備的企業(yè)，通過(guò)安裝IP-PBX的中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統，就可以組建一個(gè)小型的呼叫中心。中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統支持自動(dòng)呼叫分配和交互式語(yǔ)音應答。公司的任何一名員工，都可設定成為一個(gè)或多個(gè)組群中話(huà)務(wù)員為客戶(hù)提供呼叫服務(wù)。系統可以針對不同時(shí)間執行不同的流程：如根據上下班時(shí)間、節假日等設置不同的交互式語(yǔ)音應答流程。
通過(guò)采用捷思銳的中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統（IP-PBX），用戶(hù)可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )瀏覽器訪(fǎng)問(wèn)、管理自己的電話(huà)系統和語(yǔ)音信箱，并可以隨時(shí)獲得語(yǔ)音郵件。使得在差旅之中或是需要隨時(shí)了解自己信息狀況的人員，能夠及時(shí)的獲得信息，任何重要事務(wù)都不會(huì )因為錯過(guò)電話(huà)而耽誤。
此外，具有移動(dòng)辦公需求和Soho辦公需求員工的企業(yè)，也可以通過(guò)IP-PBX實(shí)現移動(dòng)通信辦公。因為無(wú)論是通過(guò)家庭電話(huà)、手機、電腦軟件電話(huà)等多種形式的電話(huà)終端，可以隨時(shí)擴展為公司分機，使得具有移動(dòng)辦公需求的用戶(hù)，或是具有Soho辦公需要的公司的需求得以滿(mǎn)足。
第三，通過(guò)采用IP-PBX系統，企業(yè)可以大大降低通信設備投資的機會(huì )成本發(fā)展較快的企業(yè)，或是1-2年會(huì )面臨規模擴員的企業(yè)（如擴員20人以上），屆時(shí)會(huì )發(fā)現傳統交換機幾乎無(wú)法實(shí)現擴容，或是需要花費企業(yè)巨額成本。而新型的IP交換機則可以實(shí)現快速而簡(jiǎn)單的低成本擴容。
因此可以說(shuō)，中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統（IP-PBX）非常適用于正在快速發(fā)展中的中小企業(yè)以及需要局部擴容的大中型企業(yè)。
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