恒訊達語(yǔ)音交換機構建天津神州浩天95105123呼叫中心平臺
2009/06/08
一、系統概述
1、神州浩天呼叫中心簡(jiǎn)介
天津神州浩天呼叫中心系統(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“系統”)是根據天津神州浩天公司業(yè)務(wù)需求而設計,是以恒訊達HXD09融合通訊系統、CTI技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò )集成為核心的智能語(yǔ)音通信平臺,它將交換技術(shù)、CTI技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)有機的結合起來(lái),和企業(yè)的管理、企業(yè)的文化、企業(yè)的工作流程通過(guò)這個(gè)平臺,以信息技術(shù)的方式加以實(shí)施。
“系統”主要由以下幾部分組成:
- 智能語(yǔ)音交換機
- CTI技術(shù)
- VR技術(shù)
- 自動(dòng)傳真、索取傳真
- 全程錄音、監聽(tīng)系統
- 智能外呼
- 數據統計、報表輸出
- 會(huì )議
呼叫中心前端通信平臺,包含了語(yǔ)音交換機、CTI服務(wù)器(傳真服務(wù)、全程錄音服務(wù))等幾個(gè)部分,是客服中心實(shí)施的基礎。
在后端主要由客戶(hù)關(guān)系管理(CRM)以及支撐客戶(hù)業(yè)務(wù)的數據庫系統、業(yè)務(wù)處理系統以及座席(業(yè)務(wù)代表)/呼叫統計等業(yè)務(wù)組成。
2、神州浩天呼叫中心建設的主要目的
“系統”通過(guò)不同的功能模塊,達到以下目的:
1)、納稅人咨詢(xún)信息及公司業(yè)務(wù)電話(huà)咨詢(xún),采用強大的交互語(yǔ)音響應技術(shù)—IVR系統保證信息傳達到位通過(guò)一個(gè)95105123特服信息咨詢(xún)號碼,客戶(hù)可方便的進(jìn)行納稅申報咨詢(xún)、授權號查詢(xún)、財務(wù)培訓報名、代理記帳、服務(wù)外包等信息,以便使用戶(hù)更好地了解和處理各種需求,從而提高對用戶(hù)的服務(wù)水平,解決各職能部門(mén)直接接聽(tīng)咨詢(xún)電話(huà)造成的影響正常工作、信息發(fā)布不準確、效率低、無(wú)通知記錄等長(cháng)期困擾的問(wèn)題。系統采用強大的IVR功能,可為客戶(hù)提供全方位的自助服務(wù)。
2)、智能外呼配合功能強大的CRM,提高工作效率,節約運營(yíng)成本
智能外撥系統可以最大化縮短外呼的操作時(shí)間,結合公司CRM系統,可以實(shí)時(shí)對各種外包呼出信息進(jìn)行智能呼出。
3)、稅務(wù)信息自動(dòng)傳真通知,采用自動(dòng)傳真、獲取傳真功能讓您的服務(wù)無(wú)可挑剔
作為自動(dòng)電話(huà)通知的補充方式,自動(dòng)傳真功能同樣可以起到信息快速通知的作用。“系統”中自動(dòng)傳真功能可實(shí)現自動(dòng)給客戶(hù)發(fā)送傳真和客戶(hù)來(lái)話(huà)自助索取傳真功能,這就避免的語(yǔ)音通知會(huì )被遺忘的缺點(diǎn),此種方式可與語(yǔ)音服務(wù)并列存在,加強通告力度。
4)、靈活設置的人工座席提高系統服務(wù)水平
人工座席可根據實(shí)際情況靈活進(jìn)行設置,如VIP座席只對準VIP客戶(hù)提供服務(wù),其它客戶(hù)不提供該項服務(wù);人工座席可由專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)代表實(shí)現、也可由相應業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員負責應答。呼入座席可按不同的業(yè)務(wù)號來(lái)進(jìn)行呼入導航,智能彈屏,并結合CRM中的客戶(hù)資料和知識庫方便地與客戶(hù)進(jìn)行溝通。
5)、豐富、詳細的數據記錄、統計報表,讓管理更具說(shuō)服力
“系統”平臺可實(shí)現對整個(gè)電話(huà)咨詢(xún)的實(shí)時(shí)監控,可以獲得任意一段時(shí)間內中繼線(xiàn)的使用情況、座席的使用情況及工作狀態(tài)、進(jìn)出隊列等,通過(guò)多種圖示、詳細數據報表,可以找出一天、一周或一個(gè)月內呼入總量、瞬間呼入峰值、呼入量分布特點(diǎn)等,從而合理地系統資源和值班人員,在緊急時(shí)間可適當地增減中繼線(xiàn)、座席、IVR端口的數量,確保系統運行最為經(jīng)濟,合理;還可以通過(guò)座席員接打電話(huà)情況報表,對座席員進(jìn)行科學(xué)的考評。
二、神州浩天呼叫中心系統組成
“系統”主要由以下幾部分組成:HXD09語(yǔ)音交換機、CTI Server服務(wù)器、數據庫系統、業(yè)務(wù)處理系統以及座席(業(yè)務(wù)代表)、呼叫管理系統、呼叫監控系統幾項業(yè)務(wù)組成。
“系統”采用模塊化設計,神州浩天公司可以根據自己的實(shí)際情況,對以上功能模塊任意進(jìn)行擴充和重組,在系統配置上進(jìn)行從小規模到大規模的靈活選擇,規模可大可小,并可平滑升級。
系統結構框圖如下所示:
平臺主要完成基本功能如下:
- 電話(huà)的呼入、呼出、轉接、通話(huà)、強插、強拆、會(huì )議、監聽(tīng)等。
- 操作人員登入,登出,置忙,事后處理
- 靈活的分組排隊方式:一個(gè)座席員可以屬于不同的業(yè)務(wù)組,在不同業(yè)務(wù)組中優(yōu)先級不同;一個(gè)座席員可以在不同時(shí)間屬于不同的業(yè)務(wù)組;一個(gè)業(yè)務(wù)組全忙可溢出到另一個(gè)業(yè)務(wù)組;
- 業(yè)務(wù)組按線(xiàn)性排隊,循環(huán)排隊,,優(yōu)先級排隊等多種話(huà)務(wù)分配規則。
- 對中繼線(xiàn)、IVR、排隊隊列、座席員信息實(shí)時(shí)監控;詳細話(huà)單記錄
- 對黑名單用戶(hù)攔截功能。
- 對業(yè)務(wù)人員全程自動(dòng)錄音,管理員控制錄音,錄音資料管理查詢(xún),實(shí)時(shí)監聽(tīng);錄音資料備份、恢復。定時(shí)自動(dòng)刪除設定的過(guò)期錄音文件。
1)、呼叫管理系統
基本服務(wù)指標,描述整個(gè)客服中心整體服務(wù)水平,按日、周、月計算系統總體指標。包括:
- 業(yè)務(wù)數量:如:呼入次數、呼入通話(huà)次數、未接次數、阻塞次數、排隊次數、排隊放棄次數等
- 系統效率:如:平均接續時(shí)間、平均語(yǔ)音導航時(shí)間、平均排隊時(shí)間、平均應答速度等
- 業(yè)務(wù)效率:如:平均通話(huà)時(shí)間、平均事后處理時(shí)間、平均應答速度、工作速度、座席使用率等
下圖是業(yè)務(wù)數量周報表:
報表可以輸出到Excel文件,也可以用趨勢圖、柱型圖、餅圖表示報表。
下圖是座席使用情況月報表趨勢圖:
分項業(yè)務(wù)量統計報表
主要考察系統分項業(yè)務(wù)指標,如中繼線(xiàn)、分機、座席員、業(yè)務(wù)組等,便于了解系統運行狀況
表現形式: 按日、周、月以表格形式匯總
按日、周、月折線(xiàn)圖顯示走勢
包括:
- 中繼線(xiàn)呼入統計
選定外線(xiàn)(單個(gè)外線(xiàn)、幾個(gè)外線(xiàn)或全部外線(xiàn)),選定時(shí)間段的呼叫相關(guān)數據。
- 座席員業(yè)務(wù)量統計
選定不同的座席員(單個(gè)或全部座席員),選定時(shí)間段內的座席員服務(wù)指標。
- 業(yè)務(wù)組服務(wù)指標
選定不同的業(yè)務(wù)組,選定時(shí)間段內的業(yè)務(wù)組服務(wù)指標。
這種算法是按業(yè)務(wù)組內所有成員統計的,不能處理一個(gè)人屬于不同組的情況。
- 座席員分組業(yè)務(wù)量統計指標
選定不同的業(yè)務(wù)組,選定時(shí)間段內的業(yè)務(wù)組服務(wù)指標。
這種算法是按用戶(hù)通過(guò)IVR,選擇業(yè)務(wù)組統計的,不包括其它情況,
如直撥分機號等
- 分機業(yè)務(wù)統計
選定座席分機,選定時(shí)間段內的服務(wù)指標。
下圖是座席員業(yè)務(wù)量統計報表:
報表可以輸出到Excel文件,也可以用趨勢圖表示報表。
- 詳細通話(huà)記錄查詢(xún)
如圖所示,可以設定多種查詢(xún)條件組合,查找通話(huà)記錄。
座席員座席員工作記錄
- 座席員登錄記錄
- 座席員置忙記錄
- 座席員工作狀態(tài)
2)、呼叫監控系統
(1)坐席狀態(tài)顯示
(2)外線(xiàn)狀態(tài)顯示
(3)IVR通道狀態(tài)顯示
(4)隊列狀態(tài)顯示
附錄: 呼叫中心前端交換機配置列表
CTI論壇報道
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