HOLLYWAY辦公自動(dòng)化系統

    為提高工作效率、減輕工作人員的勞動(dòng)強度，減少辦公費用支出，節約資源。辦公自動(dòng)化成為企事業(yè)單位實(shí)現管理現代化的一個(gè)重要途徑。

    HWOA系統就是結合當前先進(jìn)而成熟的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和群件辦公平臺、揉和了當前最先進(jìn)的辦公自動(dòng)化軟件產(chǎn)品思想，設計開(kāi)發(fā)出來(lái)的辦公自動(dòng)化軟件產(chǎn)品，并可根據用戶(hù)的需要隨時(shí)修改，滿(mǎn)足用戶(hù)的不同需要。HWOA系統的軟件部分采用當前最先進(jìn)的群件辦公系統IBM Notes 4.6作為開(kāi)發(fā)平臺，這是因為Notes可以很好地組建企業(yè)內部信息網(wǎng)絡(luò )，處理各種數據交換、存儲各種與企業(yè)相關(guān)的信息、安裝電子郵件系統、信息發(fā)布系統、公文管理系統、人員管理系統、會(huì )議管理系統、個(gè)人信息管理、連接后臺傳統關(guān)系數據庫等多種辦公自動(dòng)化所需的應用系統。在配置了相應硬件以后，可實(shí)現網(wǎng)上可視會(huì )議系統、連接Internet，供出差到外地或職工在家中通過(guò)電話(huà)線(xiàn)或互聯(lián)網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)單位網(wǎng)絡(luò )；同時(shí)，IBM Notes從1995至今一直是全球銷(xiāo)量最多的辦公自動(dòng)化系統開(kāi)發(fā)與運行平臺，并連續多年獲最有價(jià)值軟件系統榮譽(yù)。HWOA主要功能包括:

公文管理系統：

    (1)發(fā)文系統：發(fā)文系統中，可以定制批閱流程，工作人員起草了發(fā)文以后，根據批閱流程，由相關(guān)章位批閱，最后交給領(lǐng)導批閱簽發(fā)。在整個(gè)過(guò)程中，記錄流程的狀態(tài)和每個(gè)人員的批閱意見(jiàn)。如果同時(shí)配備了檔案管理系統，對于需要進(jìn)行歸檔的文件，在領(lǐng)導簽發(fā)后，自動(dòng)進(jìn)行歸檔處理。如領(lǐng)導需要了解各部門(mén)工作情況，工作人員制定好領(lǐng)導需要的報表后（如業(yè)務(wù)統計報表、財務(wù)統計報表、收入統計報表等），制定好批閱流程，系統會(huì )自動(dòng)將發(fā)文轉入相關(guān)單位領(lǐng)導(如市場(chǎng)部主任、辦公室主任等)進(jìn)行批閱，相關(guān)單位領(lǐng)導批閱，發(fā)文會(huì )轉到公司領(lǐng)導手中，由公司領(lǐng)導批閱。

    (2)收文系統：收文系統是處理外單位的來(lái)文，收到來(lái)文后，由具有相應登記權的人對外單位的相應來(lái)文進(jìn)行登記，再由擬辦人定義批示流程并選擇閱、辦單位，經(jīng)領(lǐng)導批示后轉閱辦單位批示、傳閱。最后由歸檔人進(jìn)行整理，合并各閱辦單位意見(jiàn)并刪除閱辦單位的相應附件，并將收文歸檔放入檔案室。此外，當收文在流程中的某一環(huán)節停滯時(shí)間超過(guò)文件緩急中所定義的天數，系統會(huì )自動(dòng)發(fā)送催辦郵件直至其完成工作。

    (3)簽報：簽報是處理單位內部的文件，起草簽報后，經(jīng)各級部門(mén)和領(lǐng)導批閱，最后連同批閱意見(jiàn)發(fā)送給具體執行部門(mén)或具體執行人和簽報起草人。一份簽報逐級通過(guò)主辦單位的審批，然后提交領(lǐng)導簽發(fā)。重要的是，用戶(hù)可以使用自行設計的簽報稿紙，根據"機構、人員設置"數據庫配置的情況，動(dòng)態(tài)生成匹配的流程定義。此外，當簽報在流程中的某一環(huán)節停滯時(shí)間超過(guò)文件緩急中所定義的天數時(shí)，系統會(huì )自動(dòng)發(fā)送催辦郵件直至其完成工作。最后簽報返回給起草人。

    (4)傳閱件：傳閱件可實(shí)現無(wú)限制地文件流轉。傳閱件起草好后，可以在整個(gè)單位內部傳閱，每個(gè)收件人都可以填寫(xiě)自己的意見(jiàn)，直到有歸檔權的人收到后，將其放入檔案室。

    (5)統計：發(fā)文、收文、簽到、傳閱件在配置管理信息時(shí)，如果選擇了統計功能，則該模塊可以記錄文件的每次流轉情況，并根據這些記錄，自動(dòng)生成領(lǐng)導及各級單位傳閱各種公文的統計表，包括傳遞份數、次數、是否按時(shí)等數據。

檔案管理系統

檔案管理系統包括以下內容：
    (1)收發(fā)文系統檔案室：收文、發(fā)文、簽報、傳閱件在歸檔后檔案管理過(guò)程主要包括三個(gè)部分，即案卷定義、文件歸卷和文件借閱。不同的人具有不同的檔案借閱權限。
    (2)業(yè)務(wù)檔案室：可以根據黃岡電信局現采用的檔案管理制度具體制定，一般包括電信局日常業(yè)務(wù)中需要歸檔的文件管理，包括人事檔案、工作檔案、合同檔案等。用戶(hù)可按自己需要對檔案進(jìn)行分類(lèi)，定義不同查閱權限，便于不同用戶(hù)進(jìn)行借閱。

人事管理系統

人事管理可根據貴公司現采用的人事和工資制定具體制定。一般包括人員信息維護、電信局各單位信息維護、工資管理、勞動(dòng)保險管理、住房管理及相應查詢(xún)、統計等功能。

合同管理

合同管理包括合同錄入、合同查詢(xún)、合同執行情況動(dòng)態(tài)跟蹤等管理，并生成相應查詢(xún)、統計報表。

計劃管理

計劃管理包括兩部分：
    (1)業(yè)務(wù)計劃管理：可以根據貴公司現有計劃管理制度制定，主要包括通過(guò)網(wǎng)絡(luò )收集各部門(mén)傳送的統計報表，制定年度、月計劃報表。并將報表送入公文管理系統，送交相關(guān)領(lǐng)導批準。如果配有檔案管理系統，自動(dòng)進(jìn)行歸檔處理。
    (2)個(gè)人計劃管理：每個(gè)工作人員可以根據需要制定自己的工作日程安排，系統自動(dòng)按照你設定的方式定時(shí)通知你。同時(shí)，系統自動(dòng)將各種需要你批閱、簽發(fā)的文件自動(dòng)放入你的計劃管理中，你一開(kāi)機就可以知道你現在該做哪些事情了。

會(huì )議管理系統

在會(huì )議管理系統中，我們可以起草會(huì )議安排，并給每個(gè)與會(huì )人員安排與會(huì )通知，在會(huì )議召開(kāi)后，可以形成會(huì )議紀要，管理員可以創(chuàng )建一周的會(huì )議安排表。

信息查詢(xún)

任一種報表（財務(wù)統計報表、業(yè)務(wù)統計報表、收入統計報表）、通知等信息資料，轉化為HTML文件格式，放入電信局局域網(wǎng)中，通過(guò)Web Server供工作人員查詢(xún)。由于不同人員的權限不同，不同的工作人員可以查詢(xún)不同的信息，例如一般工作人員不能查閱重要的統計信息，但可以查閱由局辦公室分發(fā)的各種通知等。

個(gè)人信息

用戶(hù)可以在個(gè)人信息庫中起草發(fā)文、傳閱件或簽報。也可以制定個(gè)人日歷（日程安排）、定制工作流程，設置系統顯示界面等。

系統管理

系統管理是保證本系統安全、穩定運行一個(gè)不可少的子系統。主要包括：
    (1)用戶(hù)管理：增加、刪除用戶(hù)，修改用戶(hù)信息，設定用戶(hù)的權限，設定用戶(hù)所屬部門(mén)等。
    (2)系統運行管理：系統運行參數設置、系統運行情況動(dòng)態(tài)顯示、系統運行參數統計等。
    (3)系統運行監控：如果配置較高性能網(wǎng)絡(luò )產(chǎn)品，可以動(dòng)態(tài)監控網(wǎng)絡(luò )各節點(diǎn)運行情況。