ECM高效溝通管理系統
——管理效率體現，一切盡在溝通
2003/06/17
公司簡(jiǎn)介:
炎黃新星網(wǎng)絡(luò )科技有限公司是一家面向智能化通信業(yè)務(wù)的綜合技術(shù)服務(wù)提供商及相關(guān)軟件產(chǎn)品的領(lǐng)先供應商。炎黃新星獨家最新提出的高效溝通管理（ECM）、第三代統一消息、電信運營(yíng)商級的電子郵件系統，以及國際領(lǐng)先的、擁有自主知識產(chǎn)權的語(yǔ)音技術(shù)等一系列有核心競爭力的產(chǎn)品；同時(shí)，也有電信業(yè)務(wù)支撐系統、網(wǎng)上銷(xiāo)售系統、客戶(hù)關(guān)系管理（CRM）、寬帶社區信息系統眾多的最新網(wǎng)絡(luò )通信技術(shù)。
產(chǎn)品介紹：
當前，溝通已經(jīng)被企業(yè)和管理學(xué)界列為影響企業(yè)效率的重要因素，在哈佛大學(xué)學(xué)報上，管理人與人之間的溝通過(guò)程已經(jīng)成為經(jīng)常討論的學(xué)術(shù)問(wèn)題，"Cooperate Communication"在管理學(xué)界備受關(guān)注。
高效溝通管理（Effective Communication Management，縮寫(xiě)ECM）是基于管理學(xué)的理論，為企業(yè)提供強有力的通訊工具和管理工具。它強調以現有的一切通訊手段作為基礎，包括WEB、電話(huà)、電子郵件、短信、傳真、即時(shí)通信等，結合多種管理手段，包括事務(wù)提醒、自動(dòng)催辦、確認回復、團隊協(xié)作、監督和報警等，實(shí)現溝通的高效和管理。
使用ECM的四大理由
高效溝通節省企業(yè)運營(yíng)成本
在公司里，員工和中級主管花在溝通上的時(shí)間大約占其工作時(shí)間的40%-50%，而對于高層主管，這個(gè)比率會(huì )更高。在使用ECM之后，員工用于溝通的時(shí)間將會(huì )大大減少，人員工作效率得到了提高，人力資源成本因此而節省。以每人每天節省半個(gè)小時(shí)計算，一個(gè)公司每年節省的時(shí)間也是非常可觀(guān)的。
ECM整合了多種通訊手段，員工可以用最合理的方式進(jìn)行溝通，從而節省內部的通訊成本，對于跨地域的集團公司來(lái)說(shuō)，更能節省大量的長(cháng)途電話(huà)費用。
加強企業(yè)管理的執行力度
ECM是一個(gè)可靠的多渠道通訊工具，它可以利用各種通訊手段快速的傳遞信息，同時(shí)它所運用的事務(wù)提醒、自動(dòng)催辦、確認回復、事務(wù)監督報警等管理手段，不但保證信息的準確到達，還可以使企業(yè)各項事務(wù)具備可管理、可監督性。
提升部門(mén)協(xié)作效率
ECM可靈活定義部門(mén)之間的協(xié)作過(guò)程。將各部門(mén)之間的溝通過(guò)程和事務(wù)辦理情況進(jìn)行明確記錄和跟蹤，并可以跨部門(mén)監督和報警，保證部門(mén)協(xié)作時(shí)各個(gè)環(huán)節的緊密有序，責任明確。
提供企業(yè)管理的有效依據
ECM的自動(dòng)事務(wù)記錄機制，將同時(shí)成為企業(yè)進(jìn)行管理過(guò)程改進(jìn)、組織結構安排、人員責任分明的重要依據，為企業(yè)管理者提供幫助。
ECM主要功能
多渠道消息群發(fā)
ECM具備以下通訊方式：
WEB 電子郵件
固定/移動(dòng)電話(huà)語(yǔ)音 手機短信 傳真 即時(shí)通信
ECM可以同時(shí)向多人發(fā)送消息，不但可用于企業(yè)內部，也可用于企業(yè)和投資人、合作伙伴、客戶(hù)之間。
事務(wù)溝通管理
用戶(hù)可靈活使用ECM中的多種管理手段，包括：
事務(wù)提醒 事務(wù)通知 自動(dòng)催辦 領(lǐng)導監督 系統自動(dòng)報警等
應用自動(dòng)催辦功能，ECM系統可代替負責人督促執行者盡快完成工作，領(lǐng)導可以隨時(shí)監督事務(wù)處理狀態(tài)，獨特的報警機制避免事情延誤。這些管理手段和多樣化的通訊方式相結合，確保每件事務(wù)的溝通目標實(shí)現。
團隊協(xié)同工作
對于需要多人參與的事務(wù)，用戶(hù)可以靈活定義溝通過(guò)程，ECM系統自動(dòng)對溝通過(guò)程進(jìn)行記錄和跟蹤，對每個(gè)執行者的工作內容和進(jìn)度進(jìn)行管理，保證各個(gè)協(xié)作環(huán)節緊密有序，責任明確。
多種方式回復確認
ECM為每一次溝通都加上回復確認機制，變單向溝通為雙向溝通，一項事務(wù)只有在得到對方的回復后才確認結束，如"會(huì )議通知是否收到？""事情是否完成？"，回復的方式也可以多種多樣，如短信回復、IVR語(yǔ)音電話(huà)回復等。
溝通靈活轉移
ECM可完全配合用戶(hù)的使用習慣，或者特別情況下的需要（如出差，調動(dòng)等），將溝通信息轉移到指定的通訊方式上。用戶(hù)可根據具體需要，將某些事務(wù)轉移給其他責任人進(jìn)行處理。
查詢(xún)統計
ECM能清楚記錄系統中的各種信息，提供給用戶(hù)和管理員進(jìn)行事務(wù)、信息發(fā)送的統計和查詢(xún)，方便管理者了解企業(yè)的工作效率。
ECM主要特點(diǎn)
高效的多渠道群發(fā)通訊工具
ECM可以獨立作為一個(gè)傳遞信息的手段，實(shí)現多渠道立體化傳遞信息，保證用戶(hù)在開(kāi)會(huì )、出差、特殊辦公環(huán)境等情況下，仍然能夠有效的接收信息。同時(shí)，它所特有的大批量群發(fā)功能，為企業(yè)大批量發(fā)送短信、電子郵件、傳真提供了便利。
確保目標實(shí)現的管理工具
ECM是一個(gè)管理工具，它可以記錄下來(lái)溝通的全過(guò)程，以便于進(jìn)行查詢(xún)和審核。同時(shí)，用戶(hù)可以預先設定大量的策略，包括溝通對象、通訊方式、事務(wù)內容、處理要求、催辦條件、監控方式等，各種策略會(huì )在條件滿(mǎn)足的情況下自動(dòng)執行，確保溝通目標的實(shí)現。
軟硬件一體化，安裝使用簡(jiǎn)單方便
ECM是一個(gè)軟硬件一體化的設備，真正實(shí)現了即插即用，安裝時(shí)僅需分別同電源、電話(huà)線(xiàn)及公司網(wǎng)絡(luò )連接，并進(jìn)行基本配置后即可投入使用。ECM的使用用戶(hù)，可以根據自己的使用習慣設定喜歡的通訊方式，無(wú)須增加額外設備，不給使用者添加負擔。
領(lǐng)先的融合通訊技術(shù)、語(yǔ)音合成技術(shù)
ECM采用先進(jìn)的融合通訊技術(shù)，將多種通訊手段進(jìn)行集成，滿(mǎn)足用戶(hù)進(jìn)行多渠道溝通的需要。同時(shí)采用炎黃新星自主知識產(chǎn)權的語(yǔ)音合成技術(shù)，能夠自如的將文字信息轉換為語(yǔ)音信息，使用戶(hù)通過(guò)電話(huà)就能收聽(tīng)到各種溝通信息。
ECM與CRM、ERP、OA的關(guān)系
ECM除獨立使用外，還可以與ERP、CRM、OA等信息化系統實(shí)現有效結合，起到兼容、強化執行和補充的作用。
例如，企業(yè)原來(lái)已經(jīng)有CRM系統，但在售后服務(wù)的過(guò)程中，經(jīng)常出現找不到責任人、故障排除不及時(shí)或相互之間推委責任的現象，與ECM對接之后，可以幫助CRM解決通知、催辦、監控、報警等溝通問(wèn)題，加強系統的執行力度，使系統運行更順暢。
又如，企業(yè)已有ERP系統，在缺貨時(shí)可以用ECM及時(shí)通知提醒倉庫人員及供貨商補貨，而應收款到期仍未收到款時(shí)，可以用ECM催促應付款的公司付款。
ECM對OA的補充更為明顯，例如內部周報、月報、各種工作的提醒、催辦、通知、都能大大加強公司內部管理的執行力度。
ECM產(chǎn)品及應用
產(chǎn)品系列
ECM產(chǎn)品分為1000、2000、3000系列，可分別適合于不同規模的企業(yè)使用。
主要應用領(lǐng)域
ECM能夠滿(mǎn)足企事業(yè)單位的各種通訊及管理需要，具有眾多的應用領(lǐng)域。
日常管理領(lǐng)域：主要用于企業(yè)內部溝通管理，包括企業(yè)通訊錄管理、日常事務(wù)提醒、通知發(fā)放、事務(wù)督辦等。
市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)領(lǐng)域：主要用于企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)，包括客戶(hù)管理、促銷(xiāo)活動(dòng)開(kāi)展、銷(xiāo)售管理、渠道管理、客戶(hù)分析等。
客戶(hù)服務(wù)領(lǐng)域：主要用于企業(yè)售后服務(wù)，包括售后快速響應、服務(wù)狀態(tài)反饋、服務(wù)統計、收繳欠款等。
政府辦公領(lǐng)域：主要用于提高政府機關(guān)辦事效率，解決大批量政務(wù)溝通的問(wèn)題，特別適合于稅務(wù)、工商、公安、交通局等管轄范圍大、管理對象多的政府部門(mén)。
溝通的效率就是企業(yè)的效率，就是整個(gè)企業(yè)生存發(fā)展的關(guān)鍵。ECM系統，將為現代企業(yè)快速建立起高效溝通管理機制，提高企業(yè)的核心競爭力。
炎黃新星公司供稿 CTI論壇編輯
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