精簡(jiǎn)會(huì )議納入政府工作 提高效率力克文山會(huì )海
2004/04/26
在近日結束的第十屆全國人大二次會(huì )議上，溫家寶總理在《政府工作報告》中對各級政府明確提出了"改變工作作風(fēng)，精簡(jiǎn)會(huì )議"的要求。這一要求既讓廣大群眾看到了新一屆政府講求效率、求真務(wù)實(shí)的作風(fēng)，同時(shí)也對今后政府以及相關(guān)部門(mén)的工作效率提出了更高的要求。
中國地域廣闊，各類(lèi)政府部門(mén)層層疊疊，干部人數眾多，"三天一大會(huì )，兩天一小會(huì )"成為很多領(lǐng)導干部的真實(shí)寫(xiě)照。長(cháng)期以來(lái)，在傳統思路的"指揮"下，很多政府職能部門(mén)形成了貫有的工作程序。使得我們政府的工作效率、特別是會(huì )議效率大打折扣，會(huì )議經(jīng)費逐年上漲，到了讓人深?lèi)和唇^的地步。
小到地區性會(huì )議，大到全國性會(huì )議，無(wú)不"牽一發(fā)而動(dòng)全身"。這些會(huì )議的浪費和效率低下表現或顯性或隱性。顯性的浪費在于會(huì )議中的你來(lái)我往，酒店、飛機、汽車(chē)等大量消耗，再加上來(lái)其它瑣碎的經(jīng)費，動(dòng)輒上萬(wàn)元甚至幾十萬(wàn)元；隱性的浪費在于耽誤工作時(shí)間，給正常工作帶來(lái)一定的延誤。長(cháng)此以往，"文山會(huì )海"便成為政府工作中久治不愈的痼疾，不僅降低了工作效率，而且對政府的形象產(chǎn)生嚴重的影響，讓百姓怨聲載道。
"儉，德之共也；侈，惡之大也"--勤儉節約的美德在中華民族源遠流長(cháng)，是一筆寶貴的精神財富。溫總理曾多次提出節儉辦事的要求，此次在"兩會(huì )"上更是敲響了改革的警鐘，讓人不覺(jué)為之一振！在信息科技革命風(fēng)起云涌、信息量劇增的今天，改革傳統會(huì )議低效率的運作形式被新一屆政府鄭重的提上了議事日程，到了勢在必行的時(shí)候！
其實(shí)，會(huì )議無(wú)非是相關(guān)的人聚集在一起，商議、討論事情，在交流、溝通中達成共識，最終判斷和傳達工作決策。現代的會(huì )議經(jīng)過(guò)了面對面的交流，是傳遞信息的有效方式，也是人與人之間重要的聯(lián)絡(luò )和溝通渠道，其作用和功能是電話(huà)、傳真、電子郵件等其它通信方式所不能完全替代的。
所謂"精簡(jiǎn)會(huì )議"在于"去其糟粕、取其精華"，并采用現代技術(shù)實(shí)現新的會(huì )議模式。要將傳統會(huì )議形式中導致效率低下的部分去除，同時(shí)保留和完善現代會(huì )議應有的溝通和交流的功能。比如，傳統的會(huì )議在組織和實(shí)施過(guò)程中浪費了很多人力、物力、財力，會(huì )議時(shí)間很長(cháng)，參與人員眾多，而發(fā)言者卻寥寥，過(guò)后則收效甚微；傳統會(huì )議從準備、出發(fā)、乘坐交通工具到達會(huì )議現場(chǎng)、到租用會(huì )議場(chǎng)所，要占用長(cháng)短不一的寶貴時(shí)間，無(wú)論主辦方還是參會(huì )方都疲于奔命，更容易導致會(huì )議效率低下。那么，如何利用科技手段達成新的會(huì )議形式揚長(cháng)避短呢？
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，借助高科技手段使得理想的會(huì )議新形式--視頻會(huì )議得以實(shí)現，不僅能夠解決困擾多年的"會(huì )海"問(wèn)題，還能達到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的。視頻會(huì )議系統是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )通信技術(shù)來(lái)實(shí)現的虛擬會(huì )議，使在地理上分散的用戶(hù)可以共聚一處,通過(guò)圖形、聲音等多種方式交流信息,支持人們遠距離進(jìn)行實(shí)時(shí)信息交流與共享、開(kāi)展協(xié)同工作的應用系統，就像所有的人都在同一房間、面對面地工作一樣。視頻會(huì )議極大地方便了協(xié)作成員之間真實(shí)、直觀(guān)的交流，對于遠程會(huì )議有著(zhù)舉足輕重的作用。
視頻會(huì )議系統具有清晰的視音頻質(zhì)量和即時(shí)的畫(huà)面速度，在互聯(lián)網(wǎng)上就能流暢地進(jìn)行。視頻會(huì )議系統支持手機、電話(huà)接入到會(huì )議中來(lái)，具有多種會(huì )議控制模式，能夠看到多會(huì )議場(chǎng)景并支持多人同時(shí)發(fā)言。應用視頻會(huì )議系統，可適應多種復雜的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境，安裝簡(jiǎn)單，操作人性化，一次投入就可以解除今后會(huì )議的諸多"麻煩"。
青島是我國的旅游城市，環(huán)保工作變得非常重要，青島環(huán)衛局領(lǐng)導一直期望能夠建立一套高效的會(huì )議系統來(lái)提高辦公效率，同時(shí)也為市局行政辦公和管理節約大量成本。經(jīng)過(guò)詳細的需求分析及嚴格的評測后，安裝了瑞福特公司Smart In One視頻會(huì )議系統，其中九個(gè)點(diǎn)的會(huì )議室覆蓋了整個(gè)市局、各基層會(huì )議室及其他相關(guān)科室，實(shí)現了電子會(huì )議，有效進(jìn)行日常管理工作和行政事務(wù)的溝通，提高了辦公效率，節約了成本。杭州商學(xué)院也通過(guò)引進(jìn)視頻會(huì )議系統，不但各類(lèi)會(huì )議變的簡(jiǎn)單方便，節約了很多費用和時(shí)間，而且逐步開(kāi)展了多種形式的遠程培訓和教學(xué)，很多項目的討論也可以隨時(shí)溝通，并加強了同國際同行之間的交流。學(xué)院的資源得到充分利用，提高了工作效率，得到教職員工和校方的一致認可。
得益于高新技術(shù)的發(fā)展，視頻會(huì )議使得"精簡(jiǎn)會(huì )議"的改革目標不再遙遠。幾十萬(wàn)元投入就能輕松實(shí)現"電視電話(huà)會(huì )議"，減少了企事業(yè)單位的各種日常支出，達到節儉辦事的目的。而且，視頻會(huì )議系統可靠的安全性和穩定性讓政府部門(mén)解除了后顧之憂(yōu)，已日趨成為中國電子政務(wù)不可缺少的一部分。
深圳瑞福特公司供稿 CTI論壇編輯
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