危機時(shí)代郵件數據保護漫談（上）

導讀：零散郵件數據的不易保護，成為這個(gè)危機時(shí)代中企業(yè)數據管理的隱痛。企業(yè)亟需完整的郵件數據保護方案來(lái)保存極易丟失的郵件數據。
 
何謂危機時(shí)代？就是現在企業(yè)動(dòng)蕩、危機四伏的時(shí)代。正如你所見(jiàn)，在不景氣的全球經(jīng)濟背景下，多家大企業(yè)為求過(guò)冬或轉型都實(shí)施了大規模裁員。這種氣息在全球范圍內彌漫，如果說(shuō)令大企業(yè)員工們人心惶惶也并不為過(guò)。
僅僅是員工的日子不好過(guò)嗎？恐怕不僅如此。企業(yè)在辭退一批員工后，往往會(huì )面臨一個(gè)爛攤子：零散的郵件數據令人無(wú)從下手，項目可能會(huì )因此擱淺，這還不算太糟，如果有人惡意刪除郵件，問(wèn)題就更嚴重了。
當然，企業(yè)并不想刻意詆毀曾經(jīng)的員工，但防患于未然卻是每個(gè)企業(yè)從一開(kāi)始就應該做到的。為此，我們與MessageSolution產(chǎn)品總監對郵件數據保護的相關(guān)信息做了一些了解。
郵件保護的問(wèn)題
我們都清楚，郵件在具體應用中，給人帶來(lái)便利的同時(shí)也在保存方面產(chǎn)生了不可忽視的麻煩。
1.         員工的郵箱配額限制。通常情況下，每個(gè)員工所分配得到的郵箱配額是有一定限制的，當郵件數量過(guò)多時(shí)，員工就不得不刪掉一些郵件，這樣員工還要將寶貴時(shí)間分配出來(lái)一些以管理郵箱，這更是一種浪費。更何況，郵件信息的保存更有相關(guān)法規予以約束，那么郵件未保存足夠年限便被刪除，企業(yè)將可能面臨法規問(wèn)責。
2.         重要郵件誤刪后無(wú)法恢復或恢復起來(lái)費時(shí)費力。重要郵件被刪除，這就成為一枚定時(shí)炸彈，在企業(yè)需要的關(guān)鍵時(shí)刻轟然爆炸。如果企業(yè)進(jìn)行過(guò)備份，那么在時(shí)間允許的情況下才能花費高昂的成本從大量數據中恢復幾封郵件。這給訴訟支持帶來(lái)了巨大的麻煩。
3.         管理并不便捷。項目負責人無(wú)法直接調取項目相關(guān)郵件，還需要通過(guò)郵件管理員查找，這意味著(zhù)郵件信息會(huì )被更多無(wú)關(guān)人員知曉，顯然并不利于郵件數據的保護。另一種情況是，項目負責人、管理員和審計員的權限并不分明，這一切都存在著(zhù)工作隱患。
4.         郵件中可能帶有公司機密。運用郵件進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系的現象越來(lái)越普遍，外發(fā)的郵件中如果帶有公司機密，被無(wú)關(guān)人員甚至是競爭對手收到，這種現象相信是任何企業(yè)CIO都不愿看到的。怎樣在郵件收發(fā)時(shí)控制敏感信息外流，這也是郵件數據保護的重要一環(huán)。
（未完待續……）