會(huì )議技術(shù)已經(jīng)有了長(cháng)足發(fā)展，有許多基本撥入的替代方法。但是，隨著(zhù)公司轉向大規模遠程工作，許多公司正在發(fā)現Web會(huì )議工具的缺點(diǎn)。我們已經(jīng)確定了評估解決方案時(shí)要考慮的四個(gè)因素。

　　多年來(lái)，電話(huà)會(huì )議一直是日常生活的重要組成部分，但是一些員工將首次使用會(huì )議技術(shù)。他們必須能夠安排和從家中的電話(huà)撥入，而不是依靠同事來(lái)建立聯(lián)系。客戶(hù)必須能夠參加會(huì )議而不必下載軟件，而軟件通常會(huì )被安全設置阻隔。與Outlook和移動(dòng)應用程序之類(lèi)的日常工具集成可以提高可用性。對于國際使用，請選擇具有多語(yǔ)言界面的解決方案。底線(xiàn)--為避免浪費時(shí)間盡快開(kāi)始會(huì )議和處理干擾，必須簡(jiǎn)化和直觀(guān)地實(shí)現用戶(hù)體驗。

　　為了使電話(huà)會(huì )議能有效替代面對面的會(huì )議，它必須產(chǎn)生可比的結果。尋找可以改善遠程會(huì )議的功能。屏幕共享使參與者可以一起查看內容，而不必通過(guò)電子郵件發(fā)送文檔，而是希望每個(gè)人都在同一頁(yè)面上。添加視頻可以增加參與度，但這并不總是合適的。例如，在與許多來(lái)賓進(jìn)行長(cháng)時(shí)間通話(huà)時(shí)，視頻可能會(huì )分散注意力，并妨礙多任務(wù)處理，例如檢查電子郵件。選擇一種遠程會(huì )議解決方案，使主持人可以輕松地以純音頻方式發(fā)起呼叫并自行決定是否發(fā)起視頻連接。

　　遠程會(huì )議可能是組織信息安全中被遺忘的漏洞。基本的電話(huà)會(huì )議容易導致意想不到的來(lái)賓接聽(tīng)--經(jīng)常是無(wú)意間（例如，會(huì )議超支，來(lái)賓撥入下一個(gè)呼叫），但有時(shí)是出于惡意原因。網(wǎng)絡(luò )和視頻會(huì )議軟件通過(guò)讓主持人準確看到正在通話(huà)的人，從而暴露了意外的來(lái)賓，從而克服了這一問(wèn)題。但是在最近的12個(gè)月中，一些最常用的Web和視頻會(huì )議解決方案已發(fā)現安全漏洞。用戶(hù)容易受到間諜，拒絕服務(wù)攻擊和惡意軟件的攻擊。

　　如果有一項不可討價(jià)還價(jià)的功能，那就是音頻可靠性。僅一位聽(tīng)不見(jiàn)的客人就足以將電話(huà)會(huì )議變成一場(chǎng)災難。大多數網(wǎng)絡(luò )會(huì )議平臺都使用VoIP傳輸音頻，并通過(guò)Internet發(fā)送數據包。數據包的任何丟失都將導致"抖動(dòng)"--單詞混亂或完全丟失。當用戶(hù)使用公用寬帶上的家庭寬帶加入電話(huà)會(huì )議并在進(jìn)入公司網(wǎng)絡(luò )創(chuàng )建阻塞點(diǎn)時(shí)，這是一個(gè)特別的問(wèn)題。相比之下，遠程會(huì )議解決方案通過(guò)常規電話(huà)線(xiàn)路由所有呼叫，并且僅使用Internet進(jìn)行屏幕共享和視頻，始終可提供100％的音頻可靠性。

　　如果企業(yè)確實(shí)發(fā)現其會(huì )議平臺不能有效地支持在家中進(jìn)行大規模工作，那么過(guò)渡到新解決方案或部署備份為時(shí)不晚。軟件即服務(wù)（SaaS）解決方案可以按使用量付費的方式在不到24小時(shí)的時(shí)間內在公司范圍內推出，也可以由個(gè)人用戶(hù)下載。

　　在這個(gè)充滿(mǎn)挑戰的時(shí)刻可以保持生產(chǎn)力，客戶(hù)服務(wù)和成果將使企業(yè)處于優(yōu)勢地位。這將需要強有力的領(lǐng)導，紀律嚴明的運營(yíng)和一支敬業(yè)的團隊。但是擁有正確的工具進(jìn)行有效的交流也將發(fā)揮至關(guān)重要的作用。

　　作者：LoopUp首席營(yíng)銷(xiāo)官Rob Jardine

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