目前約有42％的美國工人每天在工作中使用即時(shí)通訊應用程序。這個(gè)數字在科技行業(yè)甚至更高，其中71％的人說(shuō)他們一直依賴(lài)聊天應用程序。
當然，就像業(yè)務(wù)領(lǐng)域中的任何其他工具一樣，對于公司而言，確保其團隊有效利用這些資源至關(guān)重要。
即時(shí)消息傳遞工具可能非常有價(jià)值，但它們也可能導致消息泛濫和混亂，從而常常損害員工的生產(chǎn)率。
在上面引用的研究中，有24％的受訪(fǎng)者表示即時(shí)消息傳遞應用程序產(chǎn)生了即時(shí)響應的壓力，而其他受訪(fǎng)者則聲稱(chēng)，消息傳遞應用程序使其難以專(zhuān)注于工作。
那么，如何獲得適當的平衡？
1、確認“請勿打擾”狀態(tài)
當今任何團隊協(xié)作工具中最關(guān)鍵的功能之一就是“狀態(tài)”功能。您的員工可以在這里查看哪些同事在線(xiàn)，以及他們在任何特定時(shí)刻的工作狀態(tài)。
在線(xiàn)功能使員工在處理復雜項目時(shí)可以將自己設置為“忙碌”，“離開(kāi)”或處于“請勿打擾”模式。
向團隊成員推廣協(xié)作工具時(shí)，請確保每個(gè)人都知道如何尊重“請勿打擾”狀態(tài)。
在需要人員時(shí)為其留出空間，并等待其狀態(tài)再次設置為“可用”，然后再開(kāi)始向他們發(fā)送消息。這將有助于減少工作場(chǎng)所的生產(chǎn)力損失。
2、僅消息相關(guān)人員
團隊協(xié)作工具使您可以輕松地同時(shí)向工作場(chǎng)所中的每個(gè)人廣播消息。
乍一看，這似乎是避免將同一條消息復制/粘貼到數十個(gè)不同員工的簡(jiǎn)單方法。但是，并非每個(gè)人都需要了解公司中的每個(gè)更新。
為避免團隊成員在內容上感到不知所措，請確保您僅向需要看的人發(fā)送消息。
許多協(xié)作工具可讓您為員工中的特定群體（例如銷(xiāo)售，市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)或技術(shù)團隊）創(chuàng )建渠道。
利用此分組功能，可確保您將郵件發(fā)送給合適的人，而不會(huì )打擾其他人員。
另外，在@消息之前，花點(diǎn)時(shí)間找出誰(shuí)屬于該消息范疇，并確定每個(gè)人是否都需要接收同一信息。
如果您有特定的話(huà)題要與個(gè)人或少數人討論，則私信可能會(huì )更好。
3、有禮貌
有禮貌是任何溝通禮儀策略的共同特征。僅僅因為協(xié)作工具使企業(yè)可以自由地快速發(fā)送消息，并不意味著(zhù)您應該忘記自己的舉止。
記住要尊重同事并通過(guò)說(shuō)“你好”和“你好嗎？”開(kāi)始每次談話(huà)。不要在沒(méi)有先進(jìn)行對話(huà)的情況下向員工提出要求，或者向團隊成員發(fā)送無(wú)數問(wèn)題。
當您繼續充分利用協(xié)作工具時(shí)，最好是盡可能保持快速響應。但是，團隊成員不一定需要回應公共渠道上顯示的每條消息。
過(guò)于規律的回應可能會(huì )分散您的注意力，尤其是當回應無(wú)法給對話(huà)帶來(lái)任何價(jià)值時(shí)。
4、重視文化背景
如果您在一家遍布全球的公司工作，則很有可能會(huì )與來(lái)自許多不同國家和文化的同事聊天。
考慮到這一點(diǎn)，必須使用能引起所有人共鳴的語(yǔ)言。避免使用晦澀語(yǔ)言，因為這經(jīng)常會(huì )導致混亂和意外冒犯的發(fā)生。
此外，請確保您了解您說(shuō)的話(huà)在其他文化中的含義。您不希望錯誤的用語(yǔ)損害您與團隊成員之間的關(guān)系。
每當您通過(guò)即時(shí)消息與團隊進(jìn)行對話(huà)時(shí)，都要表現出同情心，友善和尊重。
另外，如果您不了解同事說(shuō)的話(huà)，請不要只是回答“是什么？”，請向上滾動(dòng)并查看是否可以從對話(huà)中找出答案。
5、盡可能減少沖突
雖然群聊設置為團隊今天的交流提供了一種非常方便，敏捷的方式，但它們并非萬(wàn)無(wú)一失。
在群聊中容易產(chǎn)生誤解和沖突，尤其是當您使用書(shū)面語(yǔ)言而不是口頭語(yǔ)言和面對面的交流時(shí)。
隨便的評論很容易被誤讀，尤其是在快節奏的環(huán)境中，消息一次在多個(gè)成員之間來(lái)回傳播。
如果您擔心談話(huà)可能導致摩擦，請考慮如何將沖突降到最低。
如果由于信息頻繁出現在您的儀表板上而使討論開(kāi)始困擾或分散您的注意力，則您不必離開(kāi)對話(huà)，因為這可以解釋為忙碌。只需使對話(huà)靜音，直到您稍后可以返回即可。
更新您的溝通策略
即時(shí)通訊工具和團隊協(xié)作軟件是更新和增強溝通策略的絕佳方式。但是，就像團隊中的其他資產(chǎn)一樣，必須學(xué)習如何有效使用這些工具。
確保您和您的團隊具有一套共同的禮節規則，在進(jìn)行消息傳遞和基于文本的聊天時(shí)，您都可以遵守。這將有助于在您的協(xié)作環(huán)境中將混亂，沖突和其他問(wèn)題降至最低。
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