我們公司也不例外，從今年1月開(kāi)始，我們對辦公室會(huì )議室進(jìn)行了重新設計和標準化--在六個(gè)不同的位置大約有25個(gè)空間。最初是內部項目的更新和改型，后來(lái)演變?yōu)楦鶕覀兊拇罅餍薪?jīng)驗對我們設計未來(lái)會(huì )議室的方法進(jìn)行徹底改革。
初始方法
在2019年底，我們看到有必要使用一致的A / V，網(wǎng)絡(luò )和網(wǎng)絡(luò )會(huì )議設備來(lái)量身定制所有會(huì )議室空間，這些設備被高度利用且易于操作。我們組織中的會(huì )議室是各種技術(shù)的大雜燴，包括從運行Skype和Teams的永久硬連線(xiàn)微型計算機到基于云的高端Tandberg / Cisco解決方案的接口。這些系統還具有不同程度的A / V質(zhì)量。我們希望為所有新會(huì )議室設置標準，并將所有現有會(huì )議室更新為該新標準。我們擔心這些新空間會(huì )導致該技術(shù)的實(shí)時(shí)使用，因此制定了計劃推出幾個(gè)房間并通過(guò)AV控制系統對其進(jìn)行監視的計劃。
內部人才
我們的核心業(yè)務(wù)是技術(shù)設計，因此我們想在會(huì )議室中強調和推廣這種知識。我們擁有該項目的內部專(zhuān)業(yè)知識，因為最近兩年來(lái)，我們的視音頻，統一通信（UC）和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)設計團隊被三家技術(shù)設計公司的收購所支持。當我們開(kāi)始設計過(guò)程時(shí)，受到了COVID打擊，我們的注意力和精力轉向了維持和支持整個(gè)遠程員工的狀態(tài)。在過(guò)去的兩個(gè)月中，我們能夠重新審視此設計問(wèn)題。
易于使用的設計
據我們了解，任何技術(shù)系統的利用率都與用戶(hù)配置和操作該系統的舒適度成正比。這包括在筆記本電腦上啟動(dòng)一個(gè)基于Web的簡(jiǎn)單會(huì )議，以配置和運行一個(gè)復雜的多區域，可分割的培訓中心。我們的同事和許多專(zhuān)業(yè)朋友被迫通過(guò)Skype，Teams，Webex，Zoom等建立家庭辦公室并每周主持多次網(wǎng)絡(luò )會(huì )議。借助這種新的學(xué)習經(jīng)驗，我們在進(jìn)行這些網(wǎng)絡(luò )會(huì )議的舒適度上得到了提高，不僅為組織也為我們的客戶(hù)。我們必須修改我們未來(lái)的設計方法，以包括這種明顯的技術(shù)范式轉變以及任何會(huì )議和演示系統的設計。
動(dòng)態(tài)設計
翻新和更新這些會(huì )議室的方法還導致了對A / V和網(wǎng)絡(luò )會(huì )議系統的審查。隨著(zhù)我們的業(yè)務(wù)不斷增長(cháng)，所有500多名員工都在遠程工作，領(lǐng)導層目前正在做出艱難的決定，涉及大型開(kāi)放空間辦公室的續租和遠程員工的續約。從最近發(fā)生的事件中我們了解到，會(huì )議室設計總體上將發(fā)生重大變化。我們未來(lái)的辦公空間，就像客戶(hù)的辦公空間，看起來(lái)可能會(huì )大不相同。一些最初的集思廣益的想法反映了我們現在為許多客戶(hù)和企業(yè)提出的建議，這些建議可以從以下方面受益：
- 為每個(gè)會(huì )議空間提供網(wǎng)絡(luò )會(huì )議功能
- 用幾個(gè)可移動(dòng)的四人桌子代替寬闊的空地（以前是辦公桌），這些桌子可以分組以組成更大的協(xié)作桌子。這樣做可以容納2至24人的會(huì )議。
- 合并滾動(dòng)式5英尺高分隔板，以在視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)上將這些辦公組分開(kāi)。
- 將移動(dòng)網(wǎng)絡(luò )會(huì )議推車(chē)與大型LCD顯示器以及集成的條形音箱/網(wǎng)絡(luò )攝像頭/系留的麥克風(fēng)表陣列結合在一起，這些人可以將其用于網(wǎng)絡(luò )會(huì )議。
- 增加網(wǎng)絡(luò )會(huì )議期間要使用的封閉的中小型擁擠空間的數量。對于較小的房間，您可以使用套件（如下所述）。對于較大的房間，可以為這些房間配備滲透系統，也可以使用上述的移動(dòng)推車(chē)。
- 為員工提供包括最低1080P / 30fps網(wǎng)絡(luò )攝像頭和USB麥克風(fēng)的工具包，以便在任何地方都可以通過(guò)筆記本電腦進(jìn)行更高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò )會(huì )議，因為我們發(fā)現我們的筆記本電腦網(wǎng)絡(luò )攝像頭和麥克風(fēng)適合辦公室間會(huì )議使用，不適用于網(wǎng)絡(luò )會(huì )議與客戶(hù)。
- 盡量減少接觸的公共表面--諸如Crestron和AMX的A / V控制系統制造商最近開(kāi)始吹捧“非接觸”控制功能。此功能（已經(jīng)可以使用幾年了，它可以作為外接程序使用）允許您通過(guò)設備而不是公用按鈕或觸摸面板來(lái)控制會(huì )議室系統。
會(huì )議室的設計必須適應當前的需求，并利用改善用戶(hù)體驗的新技術(shù)。
Ross＆Baruzzini的一個(gè)部門(mén)COMgroup的首席顧問(wèn)J.R. Simmons對本文做出了貢獻。
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作者：理查德·布林克（Richard Brink）
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