個(gè)人工作者也需要CRM系統
2003/11/24
“保持聯(lián)系！”但是，你怎么保持？
想象下列情境：你的老板突然要你研究一下汽車(chē)產(chǎn)業(yè)，以便對于下星期的商務(wù)拜訪(fǎng)進(jìn)行沙盤(pán)推演。問(wèn)題是你對汽車(chē)業(yè)并不熟悉，而從網(wǎng)絡(luò )上能找到的資料卻通常非常浮面，這時(shí)候你該怎么做？
如果能有個(gè)熟悉汽車(chē)產(chǎn)業(yè)的人可以讓你咨詢(xún)，或許你能夠在很短時(shí)間內解決疑惑，掌握最關(guān)鍵的精隨。翻開(kāi)大本的名片簿，里面躺了將近三百張名片。滿(mǎn)頭大汗的尋找，卻找不出任何跟汽車(chē)產(chǎn)業(yè)有關(guān)的人。
這樣的場(chǎng)景每天在辦公室里頭上演著(zhù)。大部分工作者，在工作了幾年以后一定會(huì )累積大量的名片。這些名片透過(guò)各種場(chǎng)合收集到：商務(wù)拜訪(fǎng)，研討會(huì )，記者會(huì )等等。
傳統上，整理這些名片的方法，不外乎是用名片簿收集起來(lái)。幾年下來(lái)，這些名片累積到兩三百張是很正常的，超過(guò)兩三百張，管理起來(lái)就很不容易，而且查詢(xún)困難。
問(wèn)題的重點(diǎn)正在于分類(lèi)的方式。名片的分類(lèi)方式有的人用姓氏筆劃分類(lèi)，有人用行業(yè)類(lèi)別分類(lèi)。不論哪一種方式，都各自有優(yōu)缺點(diǎn)。但只要是使用傳統的名片簿，就不可能以多重方式對名片進(jìn)行分類(lèi)。
結果就是這些名片等于是死的人脈。因為查詢(xún)與檢索不容易，所以當真正要使用的時(shí)候往往幫不上忙。加上名片上難以附加各式紀錄，搞不好某人的親戚正身處汽車(chē)產(chǎn)業(yè)，卻因為時(shí)間久遠而忘了有這回事。
此時(shí)，你需要將這些名片資料數碼化。很難想象的是，你的人脈會(huì )因此而活過(guò)來(lái)，而不再只是躺在名片簿里的一張紙。
舉例來(lái)說(shuō)，當你真的想起名片本中某人的親戚是汽車(chē)產(chǎn)業(yè)的人，但是這個(gè)某人你其實(shí)已經(jīng)很久沒(méi)有聯(lián)系，根本也不熟，其實(shí)很不好意思請人家幫這個(gè)忙。或許因為很久沒(méi)連絡(luò )，打電話(huà)過(guò)去根本就已經(jīng)離職。
而名片數碼化的好處，最重要的在于留下對方電子郵件帳號。筆者經(jīng)常會(huì )根據對方的產(chǎn)業(yè)別寄送一些產(chǎn)業(yè)訊息，等于在平日就保持一定程度的接觸，不需要沒(méi)事就打上三百通電話(huà)去跟每個(gè)人保持接觸。
一旦寄出去的信件被退回，往往表示對方可能離職，此時(shí)可以在第一時(shí)間與對方馬上聯(lián)系（公司電話(huà)或者行動(dòng)電話(huà)），除了表示祝福之外，還可以取得對方最新的聯(lián)系方式，真正做到“保持聯(lián)系”。
名片數碼化的最大好處，就是可以以多重的方式分類(lèi)，因此可以用多重方式尋找資料。可以用姓氏尋找一個(gè)人，可以用產(chǎn)業(yè)找，也可以用工作內容找。甚至可自行定義類(lèi)別，例如死黨，有點(diǎn)熟，不太熟等。
名片數碼化，會(huì )讓你變成人脈中心。朋友打電話(huà)來(lái)問(wèn)，有沒(méi)有認識科技線(xiàn)的記者，馬上可以給出幾個(gè)名單。或者有沒(méi)有認識跑歐洲的業(yè)務(wù)人員，馬上可以給出幾個(gè)名單。沒(méi)多久大家就認為你交游廣闊。
問(wèn)題是名片該怎么數碼化呀？其實(shí)現在每個(gè)人的計算機里面幾乎都有微軟的Outlook軟件，本身就已經(jīng)提供了良好的名片管理功能。但是只要想到必須一筆一筆把名片打字輸入，就幾乎會(huì )瘋掉。
還好目前市面上已經(jīng)出現了名片掃描儀之類(lèi)的工具，小小一臺掃描儀專(zhuān)門(mén)掃描名片，掃描完成后會(huì )自動(dòng)辨識名片上的文字，轉換成數碼檔案。辨識率無(wú)法達到100％，還是需要手動(dòng)校正，但已經(jīng)很節省時(shí)間。
筆者自從名片數碼化以來(lái)，頓時(shí)感覺(jué)人脈管理的效率增加不少。特別是在工作繁忙的時(shí)候，還能跟幾乎每個(gè)人保持一定程度的接觸。唯一的困擾是，在接觸的過(guò)程中有著(zhù)工具無(wú)法統一的問(wèn)題。
名片掃描完成后儲存在專(zhuān)用的軟件中，該軟件無(wú)法發(fā)送電子郵件，必須呼叫Outlook出來(lái)發(fā)信。有些比較熟的朋友會(huì )用 MSN或者ICQ之類(lèi)的通訊軟件聯(lián)系，但是所有的接觸紀錄卻又與Outlook無(wú)法關(guān)聯(lián)。
特別是當筆者想要針對某個(gè)人，去查詢(xún)跟這個(gè)人的所有接觸紀錄時(shí)，例如寫(xiě)過(guò)哪些信給他，跟他在MSN上面聊過(guò)什么話(huà)之類(lèi)的，無(wú)法以單一軟件來(lái)完成查詢(xún)，換言之這些接觸紀錄散落在各處，十分凌亂。
以上的情境已經(jīng)把個(gè)人的名片管理問(wèn)題，提升到數碼化人脈管理的層次了。人的記憶力有限，你無(wú)法記得三百個(gè)人你曾經(jīng)跟他說(shuō)過(guò)什么話(huà)。但是有時(shí)候解決問(wèn)題的關(guān)鍵，就在那些對話(huà)紀錄中。
例如如果我們能夠對通話(huà)紀錄來(lái)查找“汽車(chē)”兩字，你可能會(huì )赫然查出，原來(lái)曾經(jīng)跟某人通訊時(shí)，他曾提過(guò)他的親戚在某汽車(chē)公司工作。你從而解決了老板交付的難題。
截至目前為止，筆者尚沒(méi)有看到一個(gè)好的解決方案能符合這樣的需求。往往必須在電子郵件信箱中，MSN的通訊紀錄中翻箱倒柜地尋找資料。雖然這已經(jīng)比翻名片簿不知道好了幾千倍，卻總覺(jué)得還是不夠。
名片掃描，名片管理，發(fā)送郵件，傳送訊息，接觸紀錄的管理。這是個(gè)人的小型CRM系統，如果能開(kāi)發(fā)出來(lái)的話(huà)絕對有其商機。不知道有沒(méi)有軟件公司已經(jīng)看到這個(gè)商機了？
ChinaByte(e.chinabyte.com)
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