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分析：數據準確方能體現CRM系統價(jià)值

左丘 2008/06/25

　　在你的企業(yè)中，誰(shuí)負責備份數據庫?如果他缺勤或不在辦公室，誰(shuí)來(lái)接替他的工作?多久做一次備份?用何種方式進(jìn)行備份?備份儲存在哪里?儲存位置或媒介是否安全?

　　數據質(zhì)量參差不齊是CRM系統實(shí)施失敗率高企不下的一大常見(jiàn)原因。所幸的是，這一問(wèn)題不難避免。定義使用規則方能確保CRM實(shí)施的成功。

　　只有包含正確的信息內容，一套CRM軟件才能體現其價(jià)值。老程序員都知道這么一句話(huà)，“垃圾進(jìn)、垃圾出”。

　　那么，你該如何避免不完整、不正確、不相關(guān)，或過(guò)期的數據被錄入到CRM系統中呢?

　　首先，你需要了解哪些人是CRM的主要用戶(hù)，然后制定一套數據錄入制度，并定義使用規則。比如：哪些用戶(hù)有系統訪(fǎng)問(wèn)權限;哪些用戶(hù)能創(chuàng )建、添加、修改或刪除記錄?然后將此信息轉交給系統管理員來(lái)采取相應的措施。

　　其次，建立一套制度，在創(chuàng )建記錄之前先檢查有沒(méi)有重復數據。在錄入數據時(shí)是否允許采用縮寫(xiě)方式?比如IBM或I.B.M或International Business Machines Inc等。確保輸入的一致性能幫助你降低重復的幾率。

　　你的記錄及數據多久被創(chuàng )建或備份一次?你的客戶(hù)地址第一欄是統一填寫(xiě)郵政地址，還是公司實(shí)際地址?

　　進(jìn)行拼寫(xiě)檢查。當有疑問(wèn)時(shí)，及時(shí)向客戶(hù)確認。確認公司名的類(lèi)型，比如LLC、Inc、PTY Ltd等。使用規則來(lái)創(chuàng )建新的檔案或用戶(hù)定義欄(UDF)。每當需要建立新的UDF時(shí)，先要經(jīng)過(guò)許可。否則重復數據將會(huì )滲透到你的系統中。

　　確保email地址輸入正確。這是一個(gè)簡(jiǎn)單，但卻常見(jiàn)的錯誤。如果你的軟件不支持，那就建立一套關(guān)于如何從郵件中創(chuàng )建記錄的制度。

　　誰(shuí)負責備份數據庫?如果他缺勤或不在辦公室，誰(shuí)來(lái)接替他的工作?多久做一次備份?用何種方式進(jìn)行備份?備份儲存在哪里?儲存位置或媒介是否安全?

　　一旦你建立了相應的數據錄入制度，確保每名相關(guān)人員都了解并遵守該制度。如果有需要的話(huà)，每隔三個(gè)月或一定時(shí)期，就對制度進(jìn)行一次修訂。它能幫助你的員工了解公司想從數據中獲得哪些信息來(lái)進(jìn)行更為有效的市場(chǎng)活動(dòng)，生成更加精確的報表。

　　不要因為數據質(zhì)量的問(wèn)題，而導致CRM系統無(wú)法發(fā)揮應有的價(jià)值。

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