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幾種短時(shí)、有效的呼叫中心工作量降低方法

2010/07/28

  通過(guò)全面的、系統的通話(huà)流程審核、優(yōu)化、甚至流程重組來(lái)提高呼叫中心的運營(yíng)效率以及面向客戶(hù)的服務(wù)效率當然是最好的工作量降低方法。但這需要比較長(cháng)的時(shí)間,而我們通常在面對預算危機的時(shí)候沒(méi)有足夠的時(shí)間來(lái)做這一切。那么,我們還有以下一些小規模的、效果立竿見(jiàn)影的方法可以選擇:

  低價(jià)值的后處理時(shí)長(cháng):話(huà)后處理時(shí)長(cháng)是大多數呼叫中心工作的必須要求,但隨著(zhù)時(shí)間的推移,這部分時(shí)間逐漸被一些毫無(wú)價(jià)值甚至毫不相關(guān)的文檔性工作所充斥。如果你剛在通話(huà)過(guò)程中輸入了“賬單通知”的來(lái)電原因識別代碼,為什么還要花費另外15秒的時(shí)間錄入“客戶(hù)來(lái)電話(huà)詢(xún)問(wèn)他的賬單情況,需要一些解釋和澄清,客戶(hù)對提供的信息很滿(mǎn)意”等信息呢?為你的員工重新定義話(huà)后處理過(guò)程,你就有可能把后處理時(shí)長(cháng)降低5-10秒鐘,而又不會(huì )影響到通話(huà)質(zhì)量。

電話(huà)轉接:大多數呼叫中心都不統計轉接的電話(huà),但他們應該這樣做。轉接的電話(huà)意味著(zhù)勞動(dòng)力的浪費,更不用說(shuō)由于讓客戶(hù)重復闡述他/她的需求而產(chǎn)生的滿(mǎn)意度方面的影響。降低電話(huà)轉接量,就能夠降低工作量,并同時(shí)改善客戶(hù)滿(mǎn)意度。常見(jiàn)的導致大量電話(huà)轉接出現的主要原因是語(yǔ)音導航菜單設計的缺陷,因此改善也要從此處開(kāi)始。引導流程和措詞的改善通常會(huì )降低至少5%的電話(huà)轉接量。

計算機響應時(shí)間:在當前的時(shí)代,如果我們還在與桌面系統的緩慢響應時(shí)間作斗爭的話(huà),聽(tīng)上去簡(jiǎn)直是不可思議的一件事情。但事實(shí)上,這類(lèi)問(wèn)題遠比你想象的要普遍的多。僅僅是簡(jiǎn)單的升級就能解決的事情,但卻沒(méi)有人愿意花這筆錢(qián),因為他們不知道回報在哪里。除非你是非常小型的呼叫中心,否則,通過(guò)設備或軟件的升級而帶來(lái)的飛快響應速度使平均處理時(shí)長(cháng)縮短的幾秒鐘所節省的成本要遠遠大于購買(mǎi)新的設備或軟件的費用。

自助服務(wù):自助語(yǔ)音和網(wǎng)站的重新設計與規劃是另外一種降低人工工作量的途徑,但這也是另外一個(gè)需要時(shí)間且不會(huì )馬上看到結果的大項目之一。對現有的選項進(jìn)行力所能及的改造則是更容易控制和獲得回報的努力。IVR系統可以為我們提供有關(guān)客戶(hù)分別在哪一步?jīng)Q定放棄轉而尋求人工幫助的詳細統計數據。你會(huì )發(fā)現,有一些放棄跟客戶(hù)毫無(wú)關(guān)系,而是由于后臺應用程序、數據庫、產(chǎn)品或服務(wù)的更新或變更引起的,由于前后臺系統的非對應性,客戶(hù)得到“未知選項”的幾率就會(huì )大增。這時(shí)客戶(hù)自然就會(huì )轉向人工幫助。

本文原載于《Contact Center Pipeline》(英文版)2010年06期。完整文章請參閱《呼叫中心觀(guān)察》(中文版)2010年06期。

博納泓遠



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