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CRM實(shí)施:沖擊與漸變

2002/09/25

  中國圖書(shū)進(jìn)出口(集團)總公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中圖”)是我國少數有進(jìn)口出版物經(jīng)營(yíng)權的國家重點(diǎn)出版企業(yè)。經(jīng)過(guò)半個(gè)世紀的發(fā)展,中圖已成為初具規模的行業(yè)排頭兵,占據了進(jìn)口圖書(shū)經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)80%的份額。今年,中圖與供應商TurboCRM達成合作協(xié)議,準備上一套客戶(hù)關(guān)系管理系統,現已經(jīng)在中圖核心部門(mén)——圖書(shū)部投入應用。作為一個(gè)處于有限競爭環(huán)境中的國有企業(yè),中圖為什么會(huì )在當前情況下推出這樣一個(gè)舉措?單純的軟件產(chǎn)品買(mǎi)賣(mài)的背后有怎樣深層的考慮?帶著(zhù)這樣的問(wèn)題,本刊記者走訪(fǎng)了中國圖書(shū)進(jìn)出口(集團)總公司圖書(shū)部主任聶君慶、TurboCRM的咨詢(xún)總監李蓓。

  思想的碰撞

  記者:上馬CRM的企業(yè)里,中圖的經(jīng)營(yíng)內容和經(jīng)營(yíng)方式算是比較獨特的,還是先請聶主任做個(gè)簡(jiǎn)單的背景介紹吧?

  聶君慶:中圖成立于建國初期,在1985年前是國內惟一有圖書(shū)進(jìn)口經(jīng)營(yíng)權的機構。經(jīng)過(guò)50年的發(fā)展,我們已經(jīng)形成了一套非常穩定的業(yè)務(wù)模式,有一張伸向全球的營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò )。我們的客戶(hù)80%是團體,主要是院校、科研機構的圖書(shū)館、資料室以及情報機構等,面向的是科研與教學(xué);中圖和很多國外的出版機構、書(shū)商也形成了長(cháng)期、穩定的合作。1985年后,經(jīng)營(yíng)權部分開(kāi)放,到現在,全國大概有30~40家機構擁有相同的經(jīng)營(yíng)權,中圖還是其中最有實(shí)力的,在進(jìn)口圖書(shū)市場(chǎng)大概占有80%的份額。

  記者:不知道TurboCRM的已有客戶(hù)中,是不是有圖書(shū)流通領(lǐng)域的。即使這樣,對TurboCRM來(lái)說(shuō),中圖還是一個(gè)比較獨特的客戶(hù)吧?有沒(méi)有感受到特別的壓力?

  李蓓:TurboCRM在CRM方面做了很多行業(yè),比如高科技制造、金融、咨詢(xún)服務(wù)、電子儀器等,但圖書(shū)進(jìn)出口行業(yè)還是第一家。不過(guò),我們以前有過(guò)圖書(shū)行業(yè)的其他經(jīng)驗,對這個(gè)行業(yè)還是相當了解的。

  從我們的角度來(lái)看,不管哪個(gè)行業(yè),CRM的核心思想是一樣的,是不分行業(yè)的。我們對中圖用了近一個(gè)月的時(shí)間做業(yè)務(wù)流程分析,然后把我們的原則和客戶(hù)的業(yè)務(wù)結合,產(chǎn)生了實(shí)施方案。

  聶君慶:我們開(kāi)始也接觸了一些廠(chǎng)商,之所以最后選中TurboCRM。主要是有幾點(diǎn)考慮,首先就是覺(jué)得他們對圖書(shū)行業(yè)的未來(lái)發(fā)展有相當深刻的認識;其次就是覺(jué)得這個(gè)軟件對我們比較實(shí)用、適用;另外,我們要做的不只是上個(gè)系統,而是一個(gè)長(cháng)期的合作。


聶君慶

  記者:從中圖的目前狀態(tài)來(lái)看,經(jīng)營(yíng)還是相當穩定的,優(yōu)勢也很明顯,而不是到了業(yè)務(wù)遭遇危機、不變不可的地步。那么投資CRM是出于什么樣的考慮?你們所說(shuō)的對圖書(shū)行業(yè)未來(lái)發(fā)展的認識一致體現在什么方面?

  聶君慶:從我們的現狀來(lái)說(shuō),目前的生存壓力并不大。但是,我們一直感覺(jué)到潛在的競爭壓力在增大。

  早期的時(shí)候,用戶(hù)的信息來(lái)源有限,基本上我們提供什么他們就選擇什么。現在,他們自己的信息渠道更加暢通了。我們提供的如果不是他們想要的,他們就會(huì )想辦法打通自己的信息通道,或者選別的進(jìn)出口商。對我們來(lái)說(shuō),這是客戶(hù)資源的流失。

  早幾年就聽(tīng)說(shuō)中國加入WTO后,圖書(shū)的進(jìn)出口權將部分開(kāi)放,一些國外的出版公司就會(huì )參與競爭。比如,現在德國的貝塔斯曼雖然經(jīng)營(yíng)范圍受到嚴格限制,只能經(jīng)銷(xiāo)國內出版物,但發(fā)展非常快,據說(shuō)已經(jīng)有200萬(wàn)的會(huì )員,而它只要有50萬(wàn)會(huì )員就實(shí)現贏(yíng)利。如果進(jìn)出口權開(kāi)放,外國公司憑借先進(jìn)的管理手段和雄厚的資金勢力,就可以吸引最優(yōu)秀的人才,本土化的時(shí)間差并不存在。

  所以,我們的危機感一直都有,覺(jué)得必須要在管理上、運作上有一個(gè)提升。

  李蓓:現在中圖的這種工作方式,是把所有的信息發(fā)給所有的客戶(hù),對一個(gè)客戶(hù)來(lái)說(shuō),其中可能只有1%的信息對他是有用的,而99%是多余的。現在的圖書(shū)流通,更多的是一個(gè)“搬箱子的過(guò)程”,把圖書(shū)從A(出版社)運到B(用戶(hù))。隨著(zhù)開(kāi)放程度的提高,A和B之間的渠道暢通了,流通的可能就不是一本書(shū),而可能是電子圖書(shū),那么作為中間商,就必須思考“那時(shí),我們還能做些什么?我們存在的價(jià)值是什么?”


李蓓

  隨著(zhù)市場(chǎng)的開(kāi)放,信息技術(shù)的發(fā)展,將來(lái)能夠做圖書(shū)進(jìn)出口的企業(yè)和現在的肯定不一樣。這樣的企業(yè)可能沒(méi)有龐大的進(jìn)出口資源,并不是很熟悉報關(guān)等一些手續,但是對客戶(hù)信息、出版信息把握得比較準確,而其他的業(yè)務(wù)則可以外包或者干脆甩掉。從國際圖書(shū)行業(yè)發(fā)展的趨勢來(lái)看,我們認為圖書(shū)行業(yè)企業(yè)關(guān)注更多的應該是,怎么占有最新、最全的信息,而且知道哪些人需要這些信息。

  總體上看,在未來(lái)的五年里,中圖要成為圖書(shū)信息鏈里一個(gè)發(fā)揮主動(dòng)作用的節點(diǎn),不僅掌握最多最全的出版物信息,而且能從上百萬(wàn)的客戶(hù)中篩選出誰(shuí)最需要這些信息,這樣作為信息提供商的地位才會(huì )比較穩固。

  柔和的變革

  記者:從剛才談的來(lái)看,都是一些未來(lái)的遠景描述,而且和目前中圖的現狀反差是比較大的。怎么把對未來(lái)目標的追求和上這樣一個(gè)系統聯(lián)系起來(lái)呢?

  聶君慶:現在,我們圖書(shū)部的經(jīng)營(yíng)方式還是幾十年延續的目錄服務(wù)式的,就是把國外各領(lǐng)域的最新出版、甚至是非正式出版的信息收集起來(lái),編成目錄,發(fā)給我們所有的客戶(hù);客戶(hù)根據目錄選擇所要的材料,向我們下定單;根據定單,我們就向國外出版社定貨、報關(guān)、發(fā)貨,工作的重點(diǎn)在后端的貿易上。將來(lái),我們要成為信息鏈條里的一個(gè)節點(diǎn),成為信息提供商,就必須從注重貿易為主,轉向以客戶(hù)服務(wù)為中心。

  從業(yè)務(wù)發(fā)展的角度,我們需要有一套管理客戶(hù)信息的系統。在我們接到定單后的向國外定書(shū)、報關(guān)、發(fā)貨等有一套完整的業(yè)務(wù)系統,但是在客戶(hù)方面就還是傳統的靠人力來(lái)管理。因為現在定單的量很大,我們感覺(jué)到完全靠“拍腦袋”去干事情是不行,必須有一套計算機系統把大量的、分散的信息管起來(lái)。

  李蓓:中圖在大的方向上比較明確,就是未來(lái)的五年能夠成為信息占有者和提供者。但至于怎么開(kāi)始,怎么逐步實(shí)現那個(gè)遠期目標,并不是很清楚。那么我們就是根據他們的需求,提出一個(gè)分布實(shí)施的計劃,并按此執行。

  CRM的應用是分層次的,最初可是一些基礎的工作,比如把所有的客戶(hù)集中起來(lái),實(shí)現信息共享。通過(guò)客戶(hù)集中,就可以發(fā)掘機會(huì ),比如說(shuō)上海的公司知道了北京總部的客戶(hù)信息,那么就會(huì )考慮是不是和這些客戶(hù)在上海的分公司接觸接觸。第二個(gè)層次就是資料集中一段時(shí)間后,企業(yè)的分析能力就提高了。以前可能最常分析的是銷(xiāo)售量,現在就可以分析客戶(hù)流失率這樣的指標了,可以分析出銷(xiāo)售額背后的一些因素。再高層次就是整個(gè)公司的戰略變化。原來(lái)可以考慮的是,公司的報關(guān)是不是更順利;現在可能會(huì )考慮公司在未來(lái)十年里是不是會(huì )更有競爭能力。

  記者:實(shí)施這套系統,除了改變工作方式,有沒(méi)有對圖書(shū)部的管理和組織結構產(chǎn)生明顯的影響?

  聶君慶:最明顯的應該就是我們新增加了市場(chǎng)部和客戶(hù)服務(wù)部這兩個(gè)部門(mén)。市場(chǎng)部負責拓展市場(chǎng),也關(guān)注我們以前比較忽視的個(gè)人市場(chǎng)。客戶(hù)服務(wù)部則專(zhuān)門(mén)負責對客戶(hù)的服務(wù),以前,這都是由各相關(guān)部門(mén)自己負責。

  李蓓:我們做的并不是簡(jiǎn)單的實(shí)施,而是在咨詢(xún)診斷的基礎上,根據CRM的核心理念來(lái)推進(jìn)。通過(guò)調研,我們發(fā)現中圖在客戶(hù)服務(wù)和新客戶(hù)挖掘方面都比較薄弱。我們曾經(jīng)以用戶(hù)的身份打匿名電話(huà),但是電話(huà)轉接了七、八次也沒(méi)有得到滿(mǎn)意的回復;中圖的發(fā)行一直都是以新華書(shū)店為主,而客戶(hù)也穩定在科研院所,而對一些新出現的潛在客戶(hù)的信息的發(fā)掘做的不夠。那么,在我們的建議下,圖書(shū)部就新成立了客戶(hù)服務(wù)部和市場(chǎng)部。

  經(jīng)過(guò)這么一個(gè)改變,中圖在面向客戶(hù)的銷(xiāo)售、市場(chǎng)和服務(wù)方面就比較全面了。建立了CRM后,這些和客戶(hù)直接接觸的人員都可以應用這個(gè)系統,把客戶(hù)信息輸入系統,形成整合的、大家共享的信息。

  記者:上一套系統對很多人來(lái)說(shuō)意味著(zhù)工作手段從手工到計算機操作的變革,加上剛才提到的管理上的變革,對中圖這樣業(yè)務(wù)一直比較穩定的企業(yè),是一個(gè)比較大的沖擊。那么,其中最困難的是什么?通過(guò)怎樣的措施保證變革能夠有效?

  聶君慶:中圖的日常工作方式是沿襲下來(lái)的,普通員工都已經(jīng)習慣了這種穩定。有很多是老員工,知識結構比較固定,要他們一下子變過(guò)來(lái),肯定是不可能的。未來(lái)的目標是明確的,但是不可能通過(guò)激進(jìn)的變革快速地達到。所以,我們的基本思路是漸變的、柔和的。

  李蓓:最開(kāi)始,給我們思想壓力最大的是體制的差別。因為中圖畢竟是有50多年歷史的國企,有自己的進(jìn)口、出口以及發(fā)行方法,還有它和客戶(hù)打交道的方法。這些看起來(lái)和我們形容的完全競爭的市場(chǎng)很不一樣。中圖的領(lǐng)導能看到未來(lái)的狀況,但對普通的員工來(lái)說(shuō),他們可能還是習慣于照原來(lái)的思維方式思考、原來(lái)的方式工作。

  所以,我們花了相當的精力用于培訓,和員工們一起討論未來(lái)的圖書(shū)業(yè)會(huì )是什么樣,讓他們去看美國著(zhù)名的網(wǎng)站Amazon 和Barnes&Noble 是怎么運作的。讓他們意識到,雖然現在定單是處理不完,但五年以后,可能他們的定單會(huì )不夠,而這些是他們以前不會(huì )想到的。慢慢地,他們的觀(guān)念也得到了一些改變。

  在整個(gè)過(guò)程中,我們和中圖的合作很默契。我們作為新思想的引入方,起的作用經(jīng)常在培訓、在開(kāi)闊大家的思路和鼓勵創(chuàng )新的方面;而中圖的領(lǐng)導作為實(shí)際的管理者,會(huì )從日常業(yè)務(wù)的操作性、不同員工的接受程度這些角度加以補充,最后形成的方案切合企業(yè)實(shí)際,便于中圖深入實(shí)施。這樣的配合保證了轉變是漸進(jìn)的、柔和的、有效的,因此效果比較好。

  在客戶(hù)服務(wù)上,中圖設立了客戶(hù)服務(wù)部,但是客戶(hù)的請求在企業(yè)內部可能還是要轉七、八次。不同的是,客戶(hù)服務(wù)由專(zhuān)門(mén)的部門(mén)去做,而且保證一定要回復,至于內部流程就由這一個(gè)人去負責。不同的是,對客戶(hù)來(lái)說(shuō),內部流程的磕磕絆絆感覺(jué)不到了。這也是我們和中圖討論后達成的一個(gè)最佳的辦法。另外,我們開(kāi)始在應用培訓上本來(lái)打算只做一次,中圖要求至少要做三次,后來(lái)事實(shí)證明,三次是有必要的。

  預期的收獲

  記者:目前,CRM系統在圖書(shū)部投入應用已經(jīng)一個(gè)多月了,能夠看到什么明顯的效益嗎?預期的變化會(huì )是什么?既然是一個(gè)瞄準未來(lái)五年的發(fā)展計劃,雙方還會(huì )有什么進(jìn)一步的合作?

  聶君慶:目前,我們還沒(méi)有很具體的數字說(shuō)明,但是很明顯能夠感覺(jué)到已經(jīng)和以前不一樣了。以前,關(guān)于客戶(hù)的信息是分散的,存在大堆的文檔或人的腦子里。現在,如果要查什么客戶(hù)信息,起碼不用再去各科室翻大量的文擋。要聯(lián)系客戶(hù),也不用在桌子上帖滿(mǎn)寫(xiě)聯(lián)絡(luò )人的黃條。隨著(zhù)時(shí)間的推移,我們相信更多的效果會(huì )顯現出來(lái)。

  實(shí)施CRM后,下一步我們想要在電子商務(wù)方面進(jìn)一步深入。目前,我們已經(jīng)在中圖主頁(yè)上有一個(gè)“中圖書(shū)苑”的連接,但是只是平面的信息查詢(xún)。我們希望可以做成一個(gè)可以讓用戶(hù)不僅查詢(xún),還能通過(guò)網(wǎng)站下定單的電子商務(wù)門(mén)戶(hù)。下一步,我們要進(jìn)行TurboLINK的實(shí)施,就是出于這樣的考慮。

  李蓓:對于系統實(shí)施的效果,我們一直在關(guān)注,也進(jìn)行定期的調查,了解員工們的意見(jiàn)。從員工反饋來(lái)說(shuō),系統給他們的工作的確帶來(lái)了方便。以前,客戶(hù)打電話(huà)來(lái)詢(xún)問(wèn)定單了,工作人員才會(huì )想到去查找,然后就翻大量的文檔,結果可能還是不理想。現在,只要在計算機上輸入一個(gè)名字或書(shū)號,信息就自動(dòng)顯示了。對他們來(lái)說(shuō),效率是很直觀(guān)的。但是,這還不是系統實(shí)施的最終績(jì)效,我們預計等到TurboLINK實(shí)施完成后,經(jīng)過(guò)一段時(shí)間,再進(jìn)行一個(gè)比較全面系統的評估,比如統計網(wǎng)絡(luò )信息查詢(xún),特別是網(wǎng)絡(luò )定單數量的增長(cháng)以及和傳統定單數的對比。真正的效益到時(shí)候自然就出來(lái)。

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