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廣州市聚星源公司物流行業(yè)呼叫中心解決方案

2003/07/11

一、 解決物流瓶頸問(wèn)題

1、 物流行業(yè)客戶(hù)分散,資料難以收集、掌握、統計。
2、 物流行業(yè)分公司遍布全國,各分公司業(yè)務(wù)難以統一調度、統一管理。
3、 物流客服很難有統一的服務(wù)口徑,客戶(hù)辦理業(yè)務(wù)或投訴時(shí)找不到對口部門(mén)或電話(huà)。
4、 少數精干的業(yè)務(wù)員掌握著(zhù)公司大多數客戶(hù)的動(dòng)態(tài)資料,一旦他們被別的公司挖走,客戶(hù)也隨之被帶走。

  如何解決這些問(wèn)題,請看呼叫中心

  具體到工作中,比如,您在接一個(gè)客戶(hù)電話(huà)時(shí),可能還有其它客戶(hù)在打您的電話(huà),而您自己又不知道,客戶(hù)在打電話(huà)時(shí)老是占線(xiàn),他可能不耐煩等待而改去其它公司,這樣就造成了跑單。如果有了呼叫中心,您在接電話(huà)時(shí),您的電腦上是可以顯示出同時(shí)播入電話(huà)的號碼的,您就可以根據具體需要,在不掛斷手中電話(huà)的情況下?lián)屓肓硪粭l外線(xiàn),完成一個(gè)人,一部電話(huà),同時(shí)接待幾個(gè)客戶(hù)的功能。同時(shí),隨同這個(gè)號碼彈出的,還有這個(gè)客戶(hù)的動(dòng)態(tài)資料。讓不同的接線(xiàn)員也可一眼可看出來(lái)電者是誰(shuí),即可采取針對性的服務(wù),使客戶(hù)產(chǎn)生一種被貼心的關(guān)懷。

  又比如,公司員工工作調動(dòng)后,既使有明細的交接,也只是客戶(hù)的固定資料。而客戶(hù)什么時(shí)候與公司聯(lián)系過(guò),什么時(shí)候投訴過(guò),什么時(shí)候咨詢(xún)過(guò),這些動(dòng)態(tài)資料是不可能有完整交接的。這些資料在業(yè)務(wù)員的心中,他走后,可能就把公司的客戶(hù)帶走了。有了呼叫中心,系統會(huì )在客戶(hù)打入電話(huà)時(shí)自動(dòng)生成他的資料,這些資料也就變成了公司的財富,在員工流動(dòng)時(shí),公司就可根據他掌握的情況,針對一些客戶(hù),作出特別服務(wù),確保重要客戶(hù)不會(huì )流失。

二、物流服務(wù)公司在開(kāi)展銷(xiāo)售及售后服務(wù)工作中,將不可避免地遇到如下問(wèn)題:

  如何盡快完善經(jīng)營(yíng)管理體制,統一服務(wù)標準,建立服務(wù)品牌,適應政府的政策要求?

  如何解決物流服務(wù)企業(yè)多種業(yè)務(wù)項目、多種客戶(hù)群組分離的問(wèn)題,為用戶(hù)提供"點(diǎn)菜式服務(wù)"?

  由于各派送點(diǎn)和收貨點(diǎn)的業(yè)務(wù)各自獨立,如何整合資源,充分發(fā)揮業(yè)務(wù)潛力?

  如何保證用戶(hù)的多項服務(wù)需求得到及時(shí)服務(wù)和確認,建立統一的信息流傳遞規程和業(yè)務(wù)管理體系,受理客戶(hù)業(yè)務(wù)后自動(dòng)進(jìn)行取貨、送貨等調度通知管理?

  如何控制服務(wù)質(zhì)量,有效杜絕個(gè)別服務(wù)人員出現拖延客戶(hù)服務(wù)的現象?

  如何將公司的售前、售中服務(wù)納入公司管理,為客戶(hù)提供有序的、規范的服務(wù),避免由于銷(xiāo)售人員的個(gè)人素質(zhì)、能力和主觀(guān)因素降低服務(wù)質(zhì)量?

  如何控制和統一服務(wù)標準,樹(shù)立統一的企業(yè)形象和品牌形象,實(shí)現企業(yè)CI和品牌營(yíng)銷(xiāo)?

  客戶(hù)對公司品牌的認知度差,客戶(hù)資源完全由銷(xiāo)售人員、取貨人員控制,如何實(shí)現公司對客戶(hù)的有效管理,避免人員流動(dòng)導致客戶(hù)資源的流失?

  客戶(hù)的咨詢(xún)、業(yè)務(wù)受理、投訴等業(yè)務(wù)各自獨立,給客戶(hù)造成不便,如何為客戶(hù)提供一條龍的快捷服務(wù)?

  公司的服務(wù)信息封閉,銷(xiāo)售人員不能共享信息,無(wú)法為銷(xiāo)售人員提供更多的支持?
  如何充分利用客戶(hù)信息資源,為公司在開(kāi)拓新客戶(hù)、改善服務(wù)質(zhì)量方面提供支持?
  如何將公司的最新業(yè)務(wù)信息及時(shí)、快速、低成本地傳遞給客戶(hù)?
  如何低成本地開(kāi)展有效的、有的放矢的促銷(xiāo)活動(dòng)?
  如何增強公司與客戶(hù)之間的親和力?
  如何從規則上保證加強對重點(diǎn)客戶(hù)的支持力度?
  如何使回訪(fǎng)活動(dòng)真正達到"關(guān)懷"的目的,而不成為彼此的負擔?
  如何讓已有的客戶(hù)資源成為您的忠實(shí)客戶(hù)?
  如何采取有效措施保住現有用戶(hù)資源和開(kāi)發(fā)用戶(hù)資源?
  如何保證、監控和規范各服務(wù)人員的服務(wù)水準?
  公司服務(wù)中心對的售后服務(wù)的考核是否完善合理?
  服務(wù)中心在提供服務(wù)后有否進(jìn)行電話(huà)回訪(fǎng)?
  電話(huà)回訪(fǎng)的紀錄內容有否進(jìn)行科學(xué)、有效的分類(lèi)整理并反饋?
  顧客投訴后的處理是否及時(shí)?
  能否統計客戶(hù)投訴數量及有效處理?
  缺乏有效的客戶(hù)及市場(chǎng)分析,缺乏主動(dòng)服務(wù)。
  所有這些問(wèn)題的解決無(wú)一不需花費公司大量的人力、物力和時(shí)間,造成巨大的浪費。
  呼叫中心利用先進(jìn)科技輕而易舉為企業(yè)解決以上問(wèn)題。在為客戶(hù)提供后自動(dòng)進(jìn)行電話(huà)回訪(fǎng),且自動(dòng)分類(lèi)整理;免費向廣大用戶(hù)提供服務(wù)項目選擇等有關(guān)知識的語(yǔ)音查詢(xún)服務(wù);全天候電腦受理顧客的投訴;為用戶(hù)提供集售前、售中、售后于一體的綜合性服務(wù),本《方案》提出了一套全新概念的管理和服務(wù)方式。

三、呼叫中心的功能介紹

1.接入功能
  接入功能負責用戶(hù)不同方式的接入,下表列出了接入要實(shí)現的功能:

接入方式 實(shí)現的功能
語(yǔ)音網(wǎng)絡(luò )接入 呼入呼出管理;發(fā)送接收傳真;自動(dòng)語(yǔ)音應答;短消息查詢(xún)發(fā)送
數據網(wǎng)絡(luò )接入 提供電子郵件、WWW網(wǎng)站等服務(wù);
信函 閱讀分析;人工錄入;重要信件掃描輸入

2.語(yǔ)音導航功能
  導航功能是對不同的服務(wù)請求進(jìn)行分類(lèi)、引導和定位,用戶(hù)要先經(jīng)過(guò)語(yǔ)音導航,然后經(jīng)ACD排隊到座席或IVR服務(wù)器。系統以普通話(huà)、粵語(yǔ)、英語(yǔ)服務(wù),普通話(huà)服務(wù)為首先使用的語(yǔ)種,提供自動(dòng)語(yǔ)音導航和人工坐席導航兩種方式。

  用戶(hù)呼入時(shí),自動(dòng)播放提示語(yǔ)音"您好,歡迎致電XX公司客戶(hù)服務(wù)中心。請稍侯,我們將盡快接通您的電話(huà)!需要自動(dòng)語(yǔ)音查詢(xún)服務(wù)請請按1,要留言請按2",然后系統播放悅耳的音樂(lè ),直到話(huà)務(wù)員接聽(tīng)。
  
3.呼叫排隊
  系統對于每個(gè)呼入電話(huà)可根據來(lái)話(huà)中繼組設置應答的流程(VDN)。呼叫中心接受各種業(yè)務(wù)咨詢(xún)、業(yè)務(wù)查詢(xún)、業(yè)務(wù)受理、投訴,還有一些特別的服務(wù)內容,如廣東話(huà)服務(wù)、大客戶(hù)服務(wù)等。系統根據各個(gè)部門(mén)的服務(wù)時(shí)間、服務(wù)要求設置了不同的處理流程,一旦確定呼叫的最終目的地,呼叫即進(jìn)入等待隊列(技能組),系統能夠識別VIP用戶(hù)并使其進(jìn)入優(yōu)先處理的隊列,保證每個(gè)呼叫能及時(shí)、準確地到達各服務(wù)人員。

  對于呼叫分配和座席選擇是通過(guò)技能和技能組來(lái)實(shí)現的。系統按照業(yè)務(wù)種類(lèi)設置各種技能組,每個(gè)座席代表被分配一個(gè)或一個(gè)以上的技能,同時(shí)還可以對每個(gè)座席代表的技能設置優(yōu)先級。當一個(gè)呼入電話(huà)被轉到一個(gè)技能組時(shí),優(yōu)先權較高的座席代表優(yōu)先接聽(tīng)該電話(huà),而在優(yōu)先級相同的情況下,可以設置多種算法進(jìn)行分配(如平均分配、空閑分配等)。

  同時(shí)還設置了一些專(zhuān)門(mén)的技能組(如專(zhuān)家組、英語(yǔ)組)以接聽(tīng)特殊的電話(huà)。
  座席全忙時(shí),將呼叫進(jìn)行排隊,系統播放悅耳的音樂(lè ),待座席空閑時(shí),自動(dòng)接入。
  對于用戶(hù)的留言、傳真、郵件等多媒體信息,系統一樣提供排隊接入服務(wù)。

4.自動(dòng)語(yǔ)音服務(wù)(IVR)
  自動(dòng)語(yǔ)音服務(wù)(IVR)是呼叫中心實(shí)現自動(dòng)服務(wù)的重要手段,通過(guò)IVR可實(shí)現語(yǔ)音菜單提示、按鍵識別(如輸入卡號)、自動(dòng)語(yǔ)音報讀(TTS)等,更先進(jìn)的功能還可以實(shí)現自動(dòng)語(yǔ)音識別。當用戶(hù)撥打呼叫中心電話(huà)進(jìn)入本熱線(xiàn)系統后,如果選擇自動(dòng)語(yǔ)音服務(wù),系統為客戶(hù)提供公司全面業(yè)務(wù)介紹、公司概況、價(jià)格情況公司的最新銷(xiāo)售政策、最新的服務(wù)政策投訴等自動(dòng)語(yǔ)音服務(wù)。

5.傳真服務(wù)
  呼叫中心的傳真系統包括傳真發(fā)送和傳真接收,傳真發(fā)送有單機發(fā)送、網(wǎng)絡(luò )傳真發(fā)送、傳真群發(fā)(Fax Broadcasting)、FOD(Fax-on-Demand)等;而傳真接收包含接收、儲存,最重要的是接收傳真的路由,即將接收的傳真轉送給收取或處理該傳真的人員。 為單位用戶(hù)提供傳真資料提取服務(wù)。也可將最新價(jià)格等信息主動(dòng)傳真給相關(guān)大用戶(hù),進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量。

6. GSM短消息服務(wù)
  用戶(hù)在咨詢(xún)各項業(yè)務(wù)時(shí),系統可將業(yè)務(wù)內容、費用等通過(guò)短消息發(fā)送給用戶(hù),系統可通過(guò)短消息為主動(dòng)為客戶(hù)提供最新的物流線(xiàn)路信息、業(yè)務(wù)信息、價(jià)格信息、公司最新市場(chǎng)活動(dòng)等服務(wù),也可通過(guò)短消息發(fā)送節日祝福、生日祝福、投訴處理通知客戶(hù),加強客戶(hù)關(guān)懷。
系統也可為客戶(hù)提供最新服務(wù)信息的短消息定制、客戶(hù)主動(dòng)短消息查詢(xún)等服務(wù)。

7.語(yǔ)音留言功能
  在無(wú)人值班或話(huà)務(wù)員離線(xiàn)時(shí),顧客有什么問(wèn)題想要咨詢(xún),可以留言,通過(guò)語(yǔ)音信箱回答客戶(hù)的問(wèn)題,方便簡(jiǎn)捷。語(yǔ)音信箱將提供實(shí)時(shí)錄音記錄,避免信息遺漏。它要求客戶(hù)留下回電號碼、相關(guān)問(wèn)題內容及是否希望回復等信息,待座席代表有空閑時(shí)進(jìn)行回復,并將處理意見(jiàn)及時(shí)反饋給客戶(hù)。

8.人工座席服務(wù)
  座席提供登錄、注銷(xiāo)管理;在成功登錄后才可開(kāi)始工作。
在話(huà)務(wù)員接通客戶(hù)電話(huà)時(shí),系統自動(dòng)播放話(huà)務(wù)員工號,為客戶(hù)提供業(yè)務(wù)受理、咨詢(xún)、投訴、建議等服務(wù)。座席系統提供來(lái)話(huà)應答、電話(huà)轉接、呼叫終止等電話(huà)功能,同時(shí)提供電話(huà)保持功能,在服務(wù)過(guò)程中客戶(hù)會(huì )聽(tīng)到優(yōu)美的音樂(lè ),增加客戶(hù)的關(guān)懷,提供客戶(hù)服務(wù)滿(mǎn)意度。

9.客戶(hù)資料顯示
  當話(huà)務(wù)員接聽(tīng)客戶(hù)來(lái)電時(shí),系統會(huì )自動(dòng)彈出(Screen Pop_up)服務(wù)畫(huà)面,有關(guān)該客戶(hù)的資料會(huì )自動(dòng)在計算機屏幕上顯示,如是新客戶(hù),則顯示來(lái)電號碼、所屬的基本區域等信息;如是老客戶(hù),則顯示客戶(hù)的基本資料,包括客人姓名、地址、主叫號碼、聯(lián)系電話(huà)、以往的服務(wù)記錄等,使客戶(hù)服務(wù)更親切、更快捷。當需要將客戶(hù)來(lái)電轉給其他座席時(shí),客戶(hù)資料信息將隨著(zhù)話(huà)路同步轉移,提高客戶(hù)親切度和服務(wù)效率。

10. 咨詢(xún)服務(wù)
  向用戶(hù)提供各類(lèi)信息,包括:

1. 負責向用戶(hù)提供各類(lèi)信息,包括:公司的組成及最新發(fā)展概況,公司提供的各種產(chǎn)品及新產(chǎn)品信息、價(jià)格情況公司的最新銷(xiāo)售政策、最新的服務(wù)政策
2. 物流服務(wù)的相關(guān)法律、政策、法規
3. 物流服務(wù)流程和規則介紹
4. 營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)介紹
5. 物流資費標準咨詢(xún)
通過(guò)咨詢(xún)服務(wù)來(lái)引導用戶(hù)進(jìn)一步使用公司的最新產(chǎn)品和服務(wù),是公司推廣業(yè)務(wù)、爭取客戶(hù),樹(shù)立公司形象的窗口。

11. 業(yè)務(wù)受理
  話(huà)務(wù)員可以受理上門(mén)取貨發(fā)送服務(wù)、上門(mén)送貨服務(wù),記錄用戶(hù)業(yè)務(wù)辦理的條件,代填業(yè)務(wù)預申請單,提交產(chǎn)生的業(yè)務(wù)工單,交由后臺處理座席進(jìn)行資料核對。并自動(dòng)選擇通知負責該區域的服務(wù)點(diǎn)或人員進(jìn)行服務(wù)。

12. 處理用戶(hù)投訴:
  客戶(hù)可采用電話(huà)錄音留言、傳真、人工座席、Web瀏覽、Email或信函方式,對公司工作人員的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行投訴舉報和批評建議;并進(jìn)行投訴查詢(xún)、落實(shí),追蹤投訴處理,回復客戶(hù)投訴,監督和檢查公司各部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量,收集和反饋社會(huì )對電信的意見(jiàn)和建議;當出現服務(wù)質(zhì)量時(shí),客戶(hù)可向呼叫中心進(jìn)行投訴,業(yè)務(wù)代表可記錄用戶(hù)的投訴信息(如:投訴人姓名、性別、地址、聯(lián)系方式、投訴內容等),形成投訴單。如能及時(shí)回復則當場(chǎng)回復用戶(hù),如不能即時(shí)處理,則交由后臺座席進(jìn)行質(zhì)檢,等待進(jìn)行投訴單的分派等后續處理。認真負責地處理客戶(hù)投訴是減少糾紛、樹(shù)立公司品牌、爭取客戶(hù)的手段。

  對已受理的投訴舉報或批評建議,由職能部門(mén)整理后,根據職責分工轉對口部門(mén)處理。對本級部門(mén)無(wú)法處理的舉報,可采用自動(dòng)或手工方式移交上級部門(mén)處理。本系統可通過(guò)電話(huà)語(yǔ)音、傳真、因特網(wǎng)瀏覽、Email等方式將處理結果及時(shí)反饋給客戶(hù)。

13. 預約服務(wù):
  主要提供預約上門(mén)收款及上門(mén)收貨、送貨服務(wù),將用戶(hù)的預約服務(wù)信息(如:預約人、地址、聯(lián)系方式、預約內容)進(jìn)行記錄,形成預約單,提交后臺進(jìn)行后續處理。

14、客戶(hù)回訪(fǎng)
  根據對客戶(hù)檔案的處理,在客戶(hù)檔案數據庫中列出重點(diǎn)服務(wù)對象或對服務(wù)對象進(jìn)行分級,并根據級別生成如到貨通知、節日祝福、生日回訪(fǎng)、特別游種推薦、項目推薦、最新票價(jià)等等各種回訪(fǎng)服務(wù);回訪(fǎng)可通過(guò)人工電話(huà)、短信、E-Mail等形式跨越時(shí)間、空間,全方位的為客戶(hù)提供多樣化、個(gè)性化的服務(wù),并能夠及時(shí)的掌握客戶(hù)的各種要求;從而達到留住老用戶(hù),吸引新用戶(hù)的目的。對與電話(huà)和傳真方式,系統自動(dòng)進(jìn)行外撥隊列處理,此種服務(wù)會(huì )大大提高話(huà)務(wù)員的工作效率。

  可安排話(huà)務(wù)員對自己當日所受理的客戶(hù)進(jìn)行撥叫回訪(fǎng)工作,確認業(yè)務(wù)完成情況。也可用來(lái)安排話(huà)務(wù)員對客戶(hù)進(jìn)行回訪(fǎng),同時(shí)進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量調查、客戶(hù)需求調查分析等。

15、錄音監聽(tīng)功能
  系統可根據需要自由設定對所有或某個(gè)話(huà)務(wù)員的通話(huà)情況進(jìn)行錄音記錄,并可自動(dòng)保存到硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)上。可提供根據工號、姓名、來(lái)電號碼、呼叫時(shí)間及呼叫時(shí)長(cháng)等條件進(jìn)行查詢(xún)錄音記錄,進(jìn)一步加強對服務(wù)質(zhì)量的監控。

16、搔擾電話(huà)處理
  對于騷擾電話(huà),話(huà)務(wù)員可將其納入騷擾電話(huà)數據庫,系統將自動(dòng)拒接騷擾電話(huà);對騷擾電話(huà)庫具有增加、刪除、修改功能

17.客戶(hù)關(guān)懷
  系統自動(dòng)對用戶(hù)咨詢(xún)的內容進(jìn)行分析,掌握客戶(hù)的最新需求,為銷(xiāo)售人員開(kāi)展銷(xiāo)售提供幫助,并將每個(gè)銷(xiāo)售過(guò)程納入系統的管理;根據話(huà)務(wù)員的回訪(fǎng)自動(dòng)生成流失客戶(hù)數據并輸出統計報表等。

18、系統資料管理
  對以下資料提供錄入、檢索、查詢(xún)、修改、打印等管理,
  1. 客戶(hù)資料管理:包括姓名、地址、來(lái)電號碼、聯(lián)系電話(huà)等內容
  2. 系統權限管理:包含話(huà)務(wù)員、班長(cháng)席資料、工號、密碼管理。
  3. 業(yè)務(wù)數據管理:包括售前服務(wù)、銷(xiāo)售、售后工作等數據管理

19、統計分析處理
  系統提供各種豐富靈活的報表,同時(shí)還具備對大量數據進(jìn)行分析、挖掘和處理的能力。對服務(wù)的各方面情況、各種業(yè)務(wù)數據進(jìn)行統計,以報表的形式輸出或上報,為改進(jìn)管理和制定市場(chǎng)策略提供更加科學(xué)的、量化的決策依據;  系統網(wǎng)絡(luò )可與各網(wǎng)絡(luò )系統如營(yíng)業(yè)業(yè)務(wù)系統相連,可以通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)不同的業(yè)務(wù)數據庫,實(shí)現各種業(yè)務(wù)如查詢(xún)、咨詢(xún)、投訴、業(yè)務(wù)受理、座席工作量等數據統計

20. 監控管理
  為了保證呼叫中心的正常運行,呼叫中心系統的實(shí)時(shí)監控、故障報警非常重要;同時(shí),由于呼叫中心的話(huà)務(wù)量在一天中有高峰,也有低谷,如何分配話(huà)務(wù)員的工作,如何合理排班、調配,也是保證服務(wù)質(zhì)量和節約人員開(kāi)銷(xiāo)的重要手段。 在實(shí)時(shí)監控工具的畫(huà)面上,不僅可以看到每個(gè)隊列的當前狀況(包括總數、排隊數、振鈴數、應答數、接通率)、當前的通話(huà)及座席的統計信息,而且可以監控每個(gè)隊列中所有操作員的工作情況及電話(huà)機的狀態(tài),做到所有情況一目了然。

21.市場(chǎng)分析:物流服務(wù)的面很廣,但也有規律可循,通過(guò)使用數據倉庫與數據挖掘工具對客戶(hù)信息進(jìn)行細分,分析客戶(hù)對服務(wù)的反應,分析客戶(hù)滿(mǎn)意度、忠誠度和利潤貢獻度,例如可以按區域、按季節、按時(shí)間、按用戶(hù)群體、用戶(hù)行業(yè)等來(lái)分析和統計,為有效地開(kāi)拓新客戶(hù)做好準備,做到事先有準備,服務(wù)更主動(dòng),產(chǎn)品推薦更有針對性,以便更為有效的贏(yíng)得客戶(hù)和保留客戶(hù)。

四、 設呼叫中心的效益分析

1. 經(jīng)濟效益
1.1提高員工的生產(chǎn)力,降低人力成本。
1.2降低營(yíng)銷(xiāo)成本
1.3擴大再購及增購市場(chǎng)份額。

2. 管理效益
2.1提高服務(wù)質(zhì)量
·個(gè)性化、全天侯的服務(wù)
·第一次通話(huà)就能找到適當的人
·一次通話(huà),全程服務(wù)
·迅速得到所需要、不重復的信息
·信息準確性提高
2.2服務(wù)人員成績(jì)可量化、訓練制度化,提高工作效率
2.3服務(wù)品質(zhì)一致化、標準化
2.4人員調度彈性化,降低平均管理成本

3.間接效益分析
3.1 拓展市場(chǎng)份額、更快的適應市場(chǎng)變化
3.2 增加消費者忠誠度、滿(mǎn)意度
3.3 鞏固企業(yè)及品牌形象

廣州聚星源公司供稿 CTI論壇編輯



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