JXY-CONF電話(huà)會(huì )議系統使用說(shuō)明
2004/03/23
一、概述
電話(huà)會(huì )議系統主要是為跨地區的大型企業(yè)或集團公司解決多個(gè)分公司在不同地點(diǎn)同時(shí)開(kāi)會(huì )，無(wú)須乘車(chē)后坐飛機到同一地點(diǎn)開(kāi)會(huì )，為公司節省成本，提高管理效益。
二、 系統登陸
如下圖：
輸入用戶(hù)名和密碼便可進(jìn)入系統主界面。
三、 系統主界面
如下圖：
1、 系統主界面的左邊樹(shù)型結構是會(huì )議管理，包裹'歷史會(huì )議'、'新建會(huì )議'、'正在會(huì )議'三項，用于管理公司歷次開(kāi)過(guò)的會(huì )議，包括開(kāi)會(huì )時(shí)間，與會(huì )人員，會(huì )議錄音。如下圖：
2、系統主界面的右邊樹(shù)型結構是電話(huà)呼出或接入的動(dòng)態(tài)瀏覽器，包括通道號，名稱(chēng)，電話(huà)號碼等等。
3、系統上方是工具欄，包括：創(chuàng )建會(huì )議、人事管理、啟動(dòng)、集體撥號、雙工/單工、點(diǎn)名、電話(huà)薄等快捷鍵。
四、 開(kāi)會(huì )管理的具體步驟
第一步：創(chuàng )建會(huì )議組
鼠標右擊'新建會(huì )議'，選擇'創(chuàng )建會(huì )議'如下圖：
單擊'新建會(huì )議'菜單后出現如下界面：
說(shuō)明：
1． 議編號不能重復，
2． 會(huì )議密碼是指用戶(hù)撥入時(shí)，需要用戶(hù)輸入密碼，密碼不對時(shí)，不能加入會(huì )議。
3． 系統自動(dòng)撥出時(shí)，用戶(hù)不需要輸入密碼，直接進(jìn)入會(huì )議。
4． 啟動(dòng)方式有'呼入'、'呼出'、'呼入/呼出'，'呼入'方式是指系統只能接入，不能撥號；'呼出'是指只能撥號，不能接入；'呼入/呼出'可同時(shí)呼入和呼出。
5． 校驗方式有'不校驗'和'用戶(hù)電話(huà)校驗'，'不校驗'是指所有電話(huà)撥打會(huì )議，系統都會(huì )接入；'用戶(hù)電話(huà)校驗'是指撥入會(huì )議系統的電話(huà)號碼是系統會(huì )議成員的電話(huà)號碼，否則，系統不會(huì )接入。
6． 會(huì )議組建立后，在新建會(huì )議組文件夾下，自動(dòng)顯示新增加的會(huì )議組。
第二步：會(huì )議激活
在'新建會(huì )議組'項目下可以同時(shí)存放多個(gè)新創(chuàng )建的會(huì )議任務(wù)，如果要使用某個(gè)會(huì )議組開(kāi)會(huì )，可在選中該會(huì )議組后右擊鼠標，選擇'激活會(huì )議'，被激活的會(huì )議名稱(chēng)自動(dòng)移到'正在會(huì )議'下面，表示此會(huì )議可以開(kāi)會(huì )。如果'正在會(huì )議'中還有別的會(huì )議，表示有會(huì )議要開(kāi)，'新建會(huì )議'的會(huì )議任務(wù)不能激活。
第三步：會(huì )議人事管理
只有會(huì )議組建立后，需要為會(huì )議組選擇需要參加的用戶(hù)電話(huà)，即分公司電話(huà)，以便系統確定會(huì )議參加人員，管理員選擇人事管理后，用戶(hù)管理如下圖：
管理員有三種選擇方式：
"全選"：選中所有電話(huà)簿內的人員參加會(huì )議，這時(shí)用戶(hù)的"選擇"項全部顯示為"參加"；
"全部取消"：如果需要全部取消，則可按"全部取消"，所有用戶(hù)的狀態(tài)顯示為"取消"；
逐個(gè)選擇：對具體每個(gè)用戶(hù)選擇"參加"或"取消"用戶(hù)管理可以添加和刪除。會(huì )議組建立，并為其指定用戶(hù)后，系統便可激活。
第四步：?jiǎn)?dòng)系統
如下圖：點(diǎn)單擊啟動(dòng)，此時(shí)會(huì )議組正式啟動(dòng)，
用戶(hù)接入：系統啟動(dòng)后，如果用戶(hù)電話(huà)呼入，則系統自動(dòng)接聽(tīng)，并提請用戶(hù)輸入密碼校驗后進(jìn)入會(huì )議系統。也可'集體撥號'、'單個(gè)撥號''點(diǎn)名'
集體撥號：是指系統同時(shí)撥出多個(gè)電話(huà)。
單個(gè)撥號：當某個(gè)線(xiàn)路未接通是，可選擇該通道并單擊右鍵選擇撥號，可對某用戶(hù)單獨撥號接通。
第五步：系統點(diǎn)名（可不操作此步驟）
單擊上圖的'點(diǎn)名'按鈕，出現如下圖：
電話(huà)接入后，只能聽(tīng)，不能說(shuō)，通過(guò)'點(diǎn)名' 按鈕，主席可單獨和某個(gè)參加者通話(huà)。一次只能一人，確認用戶(hù)身份，實(shí)現點(diǎn)名功能。
第六步 會(huì )議控制
開(kāi)始會(huì )議后，與會(huì )者有兩種參加方式：
'主席模式'是指能聽(tīng)和說(shuō)，
'非主席模式'，只能聽(tīng)會(huì )議，不能說(shuō)。
系統可進(jìn)行如下幾個(gè)方面的操作控制：
雙工/單工：?jiǎn)螕綦p工將所有與會(huì )的遠程用戶(hù)設置為聽(tīng)/說(shuō)模式，既可聽(tīng)也可隨時(shí)發(fā)言，單擊單工將所有與會(huì )的遠程用戶(hù)設置為聽(tīng)模式，只能聽(tīng)不能發(fā)言，
會(huì )議成員電話(huà)加入會(huì )議后，系統可以'錄音'、'放音'、'設置主席模式'、'循環(huán)放音'、'趕出會(huì )議'。
錄音： 是指對會(huì )議的錄音。
放音： 是指對會(huì )議的放音。
循環(huán)放音：方便系統在開(kāi)會(huì )準備時(shí)，為加入會(huì )議的成員播放音樂(lè )。'趕出會(huì )議'是指系統管理員把非法用戶(hù)趕出會(huì )議。
五、歷史會(huì )議資料管理瀏覽
可對歷史會(huì )議記錄進(jìn)行管理，查看記錄內容幾錄音文件（WAV文件格式），以便回放調聽(tīng)，可對報表進(jìn)行導出或打印操作
六、會(huì )員與會(huì )記錄瀏覽
1．導出電子表格，并可打印。
2．分組打印，如下圖：
七、操作員管理
用戶(hù)身份有三種：超級用戶(hù)、管理員、一般用戶(hù)。超級用戶(hù)可以添加用戶(hù)，管理員可以瀏纜會(huì )議歷史記錄，一般用戶(hù)只能開(kāi)通電話(huà)會(huì )議系統
八、修改密碼
可以修改登陸的密碼。
九、系統參數設置。
1．當電話(huà)檢測不到對方掛機時(shí)，要按照實(shí)際忙音參數設置忙音，系統自動(dòng)根據設置值檢測用戶(hù)掛機。
2．當電話(huà)呼入時(shí)，系統按照設置的振鈴次數接通來(lái)電。
3．設置電話(huà)撥號前綴后，系統自動(dòng)在撥號前加撥設置碼，如設為"9"，欲撥的用戶(hù)號碼為02038258421，則系統自動(dòng)撥出的號碼為902038258421。
以上參數設置后，需關(guān)閉會(huì )議系統后重新啟動(dòng)程序，參數才啟作用。
十、電話(huà)薄管理
系統提供公司會(huì )議電話(huà)薄的管理，管理員可增加、刪除、保存用戶(hù)通訊錄，當開(kāi)會(huì )時(shí)可直接選擇具體會(huì )議參與者，方便管理。
出現以下界面，如下圖：
廣州聚星源公司供稿 CTI論壇編輯
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