關(guān)于E-mail的兩難選擇
2004/09/17
關(guān)于電子郵件，一種令人震驚的觀(guān)點(diǎn)認為: 電子郵件在病毒和垃圾郵件的雙重打擊下死期將至。而另一派學(xué)說(shuō)則認為: 盡管電子郵件正面臨各種各樣的麻煩，但根本沒(méi)有快死的跡象，相反，在實(shí)施災難恢復時(shí)，大多數用戶(hù)都希望最先恢復電子郵件系統。
事實(shí)上，電子郵件未來(lái)可能介于這兩種極端之間，與即時(shí)通信、Web會(huì )議等一起成為內容更為廣泛的協(xié)作套件，同時(shí)與語(yǔ)音郵件、聊天等功能結合組成桌面“活動(dòng)中心”，并逐漸退居幕后。
面對這種趨勢，企業(yè)在完善電子郵件應用的過(guò)程中不免要面對許多選擇: 是購買(mǎi)一體化的整體解決方案還是采用多廠(chǎng)商策略逐項購買(mǎi)；是外包管理電子郵件還是由自己全權負責；面對新產(chǎn)品，該及時(shí)跟進(jìn)還是等待觀(guān)望……
“一體化”還是“多廠(chǎng)商”？
消息軟件已經(jīng)變得如此關(guān)鍵，以致于我們很難想像，如果沒(méi)有了消息軟件，許多商業(yè)功能是否能夠繼續存在下去。問(wèn)題是，您會(huì )選擇怎樣的采購模式，是從一家廠(chǎng)商采購一體化的消息/協(xié)作套件，還是從多個(gè)廠(chǎng)商分別購買(mǎi)電子郵件和協(xié)作產(chǎn)品呢？
業(yè)界分析師和IT經(jīng)理們對兩種戰略都有著(zhù)不同的觀(guān)點(diǎn)，要么贊成，要么反對。但是，從事實(shí)來(lái)看，有較多的企業(yè)更傾向于選擇套件方案。對于多數軟件實(shí)施來(lái)說(shuō)，通常各公司中有些會(huì )選擇一體化的套件，有些則會(huì )獨立選用各種組件中最好的產(chǎn)品，兩種選擇方式差不多是各占半壁江山。但是，Forrester Research公司的分析師Nate Root指出，對于消息和協(xié)作應用來(lái)說(shuō)，有70%至80%的用戶(hù)都更鐘情于套件。
人們對套件的青睞在很大程度上是受市場(chǎng)增長(cháng)的影響。一些最大的廠(chǎng)商，如IBM和微軟公司目前占所有市場(chǎng)份額的三分之二，而且客戶(hù)也對他們的產(chǎn)品相當滿(mǎn)意。因此這些廠(chǎng)商能夠很容易地從客戶(hù)那里賺到數十萬(wàn)美元。
協(xié)作套件的另一個(gè)賣(mài)點(diǎn)就是“集成一切”。單獨的產(chǎn)品在結合使用時(shí)經(jīng)常會(huì )出現一些不兼容的問(wèn)題，而且常常需要在集成過(guò)程中對代碼進(jìn)行定制修改。Root說(shuō)：“今天，像身份管理、企業(yè)目錄和安全策略這樣的功能都是產(chǎn)品的最重要的特性。所以客戶(hù)希望能夠從一個(gè)集中管理的平臺上獲得這些服務(wù)，而且所有的東西都應當是現成的。”這樣的平臺可以確保只有授權用戶(hù)才可以訪(fǎng)問(wèn)諸如電子郵件和即時(shí)消息等應用。
一體化方案適合大型用戶(hù)
明尼蘇達人壽保險公司（Minnesota Life Insurance）直到差不多四年前還在使用Lotus Notes和Microsoft Exchange雙平臺環(huán)境。該公司副總裁兼CIO Jean Delaney Nelson 說(shuō):“后來(lái)公司決定對Notes的電子郵件和協(xié)作特性實(shí)施標準化改造。”但是，她指出，要想從Exchange移植出來(lái)并非易事。許多員工已經(jīng)習慣某些系統，而Exchange的用戶(hù)也很不愿意改用其他系統。她說(shuō)：“我們沒(méi)辦法在最終用戶(hù)之中達成共識，因此在標準化過(guò)程中遇到了巨大的阻力。”
明尼蘇達人壽保險公司最大的決策因素之一就是要使電子郵件的記錄更容易保留，這主要是為了符合某些法規的要求，如健康保險移植性和可說(shuō)明性法案。Nelson指出，僅就一個(gè)電子郵件系統來(lái)說(shuō)，可以從三家廠(chǎng)商中進(jìn)行選擇。但如果要從兩個(gè)電子郵件平臺上存檔，很可能會(huì )使整體的成本大幅度上升。
為了改善通信的質(zhì)量，明尼蘇達人壽保險公司還需要對消息系統進(jìn)行標準化。在換裝新系統之前，不同的部門(mén)使用的電子郵件系統也是不同的。她說(shuō)：“過(guò)去在在使用即時(shí)消息進(jìn)行交流時(shí)，經(jīng)常會(huì )出現格式無(wú)法識別的問(wèn)題。現在，由于我們都使用同一個(gè)平臺，所有的消息都是以可以理解的格式在系統中傳輸的，識別問(wèn)題也就迎刃而解。”
Nelson還指出，現在，通過(guò)共享數據庫中的信息，我們可以更容易地在商業(yè)項目上進(jìn)行協(xié)作。她說(shuō)：“我們在項目和協(xié)作采購方面廣泛使用了這類(lèi)軟件，而且效果良好。”在換用新系統之前，保險業(yè)務(wù)員根本不可能利用自己的電子郵件系統進(jìn)行跨部門(mén)的項目信息共享，例如產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和從其他公司采購產(chǎn)品線(xiàn)。
明尼蘇達人壽還發(fā)現，使用單一平臺可以實(shí)現更高的性?xún)r(jià)比。目前，該公司只需要一個(gè)支持團隊就可以解決系統中的所有問(wèn)題，而在過(guò)去可能要為每個(gè)平臺環(huán)境配備一個(gè)團隊。Nelson 說(shuō)，由于該公司目前擁有2600個(gè)Notes用戶(hù)，通過(guò)電子郵件系統的標準化，公司每年可以節省約100萬(wàn)美元的成本。節省成本的主要途徑是減少支持人員、減少停機時(shí)間和其他多種因素。
大約在一年半以前，費城的Temple大學(xué)也對其電子郵件和即時(shí)消息的硬件和軟件進(jìn)行了合并。該機構負責計算機和信息服務(wù)的副總裁Timothy O'Rourke說(shuō)，這所大學(xué)曾經(jīng)運行過(guò)11種不同的電子郵件系統，包括一種基于Unix的應用、Exchange和Novell公司的GroupWise等。不同的學(xué)院和管理部門(mén)通常都使用各自的電子郵件系統。
當O'Rourke于2002年9月就任Temple大學(xué)的這一職位時(shí)，這所大學(xué)正在尋求另一種電子郵件系統。他決定在單一電子郵件系統上投資，從而實(shí)現對電子郵件的集中管理、垃圾郵件過(guò)濾、共享式日歷安排，以及整個(gè)機構的全面協(xié)作。
Temple最終選擇的是Mirapoint公司的消息平臺，其中包括所有的通信組件。O'Rourke說(shuō)：“新平臺為公司帶來(lái)了許多好處，其中最主要的就是可靠性大為提高。過(guò)去，用戶(hù)最多的抱怨就是電子郵件經(jīng)常中斷服務(wù)，或者即時(shí)消息無(wú)法發(fā)送和接收。新平臺則很好地解決了這些問(wèn)題。”
和明尼蘇達人壽一樣，Temple大學(xué)也從更高效的支持上受益良多，學(xué)校的成本也隨之大幅度降低，包括重新安置三個(gè)全置支持人員所節省的成本。一旦電子郵件或其他組件發(fā)生任何問(wèn)題，這所大學(xué)只需向一家廠(chǎng)商尋求支持即可，而在過(guò)去，恐怕要同時(shí)找到好幾家廠(chǎng)商的支持人員才有可能解決問(wèn)題。
但是，O'Rourke認為，套件也有其固有的缺點(diǎn)。一些功能，如協(xié)作和共享日歷，比起那些專(zhuān)用的產(chǎn)品來(lái)說(shuō)，系統的強健性要差得多。但O'Rourke也指出：“Temple大學(xué)的45000個(gè)用戶(hù)中多數只需要即時(shí)消息和簡(jiǎn)單的日歷功能。事實(shí)證明這是一種非常出色的即時(shí)消息系統，但用戶(hù)仍然可以有效地使用它的群組件部分。”
多廠(chǎng)商戰略對小企業(yè)更有意義
Root認為，套件可以提供足夠的組件，但每個(gè)組件并不一定是最好的。他說(shuō)：“和許多全方位的套件一樣，您投入大量資金獲得的是許多非常好的產(chǎn)品組件，但不一定是最好的服務(wù)。” Root說(shuō)，例如套件中內建的一些即時(shí)消息特性從性能上來(lái)說(shuō)無(wú)法與獨立的即時(shí)消息產(chǎn)品相媲美，尤其是在企業(yè)防火墻以外與多個(gè)即時(shí)消息客戶(hù)端通信時(shí)，套件的劣勢更為明顯。他說(shuō)：“大型套件通常都非常忠實(shí)于自己的品牌，而且都忽視一個(gè)基本的事實(shí)——其他公司會(huì )使用不同的即時(shí)消息軟件。”
Eric Goldfarb是專(zhuān)業(yè)金融服務(wù)企業(yè)PRG-Schultz International的CIO，他曾經(jīng)在企業(yè)中使用過(guò)所有這兩種方法，并發(fā)現它們各有自身的優(yōu)勢。這家總部設在亞特蘭大的金融服務(wù)企業(yè)擁有3200名員工，因此該公司使用套件更有意義，因為套件具備更大的擴展能力，而且對于大型企業(yè)而言具備更高的性?xún)r(jià)比。目前，PRG使用Lotus Notes作為其標準的即時(shí)消息和協(xié)作軟件。
但是，Goldfarb認為，多廠(chǎng)商戰略對于中小型企業(yè)可能具有更大的意義。在他擔任IT教育及培訓機構Global Knowledge公司的CIO期間，這家擁有1500名員工的企業(yè)使用的是一種組合式的方式，即使用Exchange實(shí)施電子郵件應用，而使用其他多個(gè)廠(chǎng)商的產(chǎn)品來(lái)實(shí)現日歷和文檔共享。
Goldfarb說(shuō)：“我們把各種解決方案組成在一起并形成了一個(gè)總體的協(xié)作解決方案包，而且它的工作效果相當令人滿(mǎn)意。”他指出，由于這些組件都是針對特定任務(wù)的，所以它們可以提供比套件更強大的專(zhuān)業(yè)功能。例如，獨立廠(chǎng)商的文檔管理產(chǎn)品可以提供更為詳細的記錄管理情況，比多數套件都要理想得多。
然而，Goldfarb還指出，對于大型企業(yè)而言，多廠(chǎng)商解決方案可能會(huì )導致成本的大幅增加。 Root也認為，購買(mǎi)單個(gè)應用可能是解決中小企業(yè)需求的最佳方法。他說(shuō)：“小型企業(yè)通常都不需要大型平臺的多數高級特性。許多小型企業(yè)甚至不使用在線(xiàn)群組日程安排和日歷功能。多數內建于Linux或其他開(kāi)放源代碼平臺的公眾即時(shí)消息服務(wù)和電子郵件功能已經(jīng)能夠很好地滿(mǎn)足小型企業(yè)的需求。”（瑞莉編譯）
電子郵件要不要外包？
主機托管式電子郵件市場(chǎng)并沒(méi)有像業(yè)界期望的那樣出現飛速的增長(cháng)，許多IT經(jīng)理都認為電子郵件仍是一種極為重要的通信方式，絕對不希望通過(guò)外包的方式來(lái)獲取服務(wù)。
要想知道企業(yè)能否將電子郵件外包出去，對于多數企業(yè)來(lái)說(shuō)，都必須首先確定電子郵件對企業(yè)日常運營(yíng)到底有多重要。時(shí)代（Time）公司是總部設在紐約的著(zhù)名雜志出版企業(yè)。該公司負責桌面業(yè)務(wù)和消息服務(wù)的高級主管Aggie Cutrone說(shuō)：“我們要向全球的用戶(hù)發(fā)送新聞和信息。所有的事情都必須迅速完成，因為我們有數十種雜志，每種雜志都有自己的最后發(fā)行期限，而且雜志的產(chǎn)品周期也不盡相同。差不多每天我們都要與遍布全世界的人保持聯(lián)系。” Cutrone說(shuō)，時(shí)代公司從來(lái)沒(méi)有想過(guò)要將電子郵件交給外部廠(chǎng)商，因為這部分功能非常關(guān)鍵，公司的運作和全球14000名電子郵件用戶(hù)的通信都要依靠它。為了確保電子郵件隨時(shí)可用，公司會(huì )繼續自己來(lái)經(jīng)營(yíng)這些關(guān)鍵的系統。
IDC的專(zhuān)業(yè)分析師Robert Mahowald指出，這一點(diǎn)也不稀奇。事實(shí)上，客戶(hù)在過(guò)去幾年中一直沒(méi)有接納電子郵件外包的思想，這與廠(chǎng)商的期望大相徑庭。他說(shuō)，對于一些客戶(hù)來(lái)說(shuō)，就連主機托管式的電子郵件都“不可能保證隱私和管理上的安全。” 例如提供主機托管Exchange電子郵件服務(wù)的微軟公司的認證伙伴數量正在不斷減少。Mahowald說(shuō)，在2000年，全世界有30家這類(lèi)認證伙伴，而到了2001年，剩下的伙伴數量只有11家，今天也就還有7家。Mahowald指出，這部分的市場(chǎng)沒(méi)有取得大的發(fā)展，主要是因為“一些大公司根本就不相信這種模式，而且集成的過(guò)程太困難”。
控制最關(guān)鍵的部分
Cutrone說(shuō)，兩年前，當時(shí)代公司準備將電子郵件系統從CC Mail移植到Exchange 2000和Outlook上時(shí)，陳舊的設備被全部替換掉，整個(gè)系統的性能得到了巨大的提升。但是因為電子郵件本身具有極為關(guān)鍵的地位，新系統的運營(yíng)仍然在公司內部維護，主要是保證系統的管理和控制。
她說(shuō)自己并不反對外包。事實(shí)上，時(shí)代公司確實(shí)將一些應用外包了出去，但這些決策是針對單個(gè)系統的。Cutrone說(shuō)：“對于我們來(lái)說(shuō)，外包電子郵件根本連想都沒(méi)有想過(guò)。這并不是意味著(zhù)我們沒(méi)有考慮過(guò)外包，我只對那些有意義的部分實(shí)施外包。”
但是Delphi Group的分析師Hadley Reynolds說(shuō)，人人都希望對電子郵件保持嚴格的控制，但這與外包并不沖突。他認為：“問(wèn)題的關(guān)鍵不在于人們在哪個(gè)物理地點(diǎn)處理電子郵件，最重要的是制訂適當的策略。”只要策略得當，電子郵件主機服務(wù)商同樣能夠保證對電子郵件的嚴格控制。他說(shuō)：“電子郵件在哪兒根本無(wú)所謂。真正需要重視的是服務(wù)水平協(xié)議和外包管理協(xié)議。技術(shù)部署問(wèn)題其實(shí)是最不重要的問(wèn)題。”
David Ferris是Ferris Research公司的分析師，他認為通常使用外包方式的都是一些小型企業(yè)。它們喜歡用這種方式將復雜的管理密集型電子郵件系統交給別人來(lái)管理，自己則可以輕裝上陣。Ferris說(shuō)：“較大的企業(yè)不喜歡外包電子郵件服務(wù)，尤其是這些系統對于企業(yè)的運營(yíng)至關(guān)重要時(shí)，企業(yè)不想放棄自己對電子郵件系統的直接監視權。”他認為，另外的一些原因主要是技術(shù)方面的，例如Exchange要求在企業(yè)外設置高數據速率的服務(wù)器，這必然會(huì )導致成本和復雜性的上升。
不同的選擇
其實(shí)，選擇外包電子郵件服務(wù)的企業(yè)也是大有人在，其中一家就是馬里蘭州Bethesda市的囊腫性纖維化基金會(huì )（CFF）。這家機構是一個(gè)非贏(yíng)利性的組織，在全國范圍內支持超過(guò)115個(gè)囊腫性纖維化照料中心。CFF在幾年前就將其電子郵件功能外包給了其他公司，因為用該機構CIO Greg August的話(huà)來(lái)說(shuō)，基金會(huì )內部的IT部門(mén)根本就是一片“廢墟”。
CFF擁有約650個(gè)電子郵件賬戶(hù)，但這些用戶(hù)分布在大約80個(gè)辦公場(chǎng)所和約200家醫院中，這使得基金會(huì )的電子郵件基礎設施變得異常復雜。August說(shuō)，他的前任“因為對內部的IT人員缺乏信心”，所以將電子郵件系統外包給了安那波利斯市的USinternetworking公司。雖然這一安排在初期表現出了非常理想的效果，但隨著(zhù)內部IT人員水平的改進(jìn)以及外包成本的不斷增加，August準備在18個(gè)月后繼訂合同時(shí)重新考慮是否繼續外包策略。他說(shuō)：“目前的情況已經(jīng)與當年完全不同了。我們很有可能會(huì )將電子郵件系統的管理完全收回來(lái)。”
Mahowald認為，對于許多公司來(lái)說(shuō)，在公司內部保持對電子郵件的控制比外包出去更有吸引力。如果公司擁有多個(gè)辦公地點(diǎn)，而且用戶(hù)人數超過(guò)了5000，那么“外包電子郵件服務(wù)完全可以不予考慮”。他說(shuō)：“如果真的那樣做了，您會(huì )發(fā)現，外包只會(huì )帶來(lái)更多的頭痛和麻煩。”但他也指出，對于小型企業(yè)“絕對可以試一試”。
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即時(shí)消息/協(xié)作產(chǎn)品集錦
以下是一些主要廠(chǎng)商的消息/協(xié)作軟件套件，評價(jià)材料來(lái)自Forrester Research公司2004年3月的市場(chǎng)分析報告。
IBM Lotus Notes及Domino 6.5.1。 最新版的Lotus協(xié)作平臺提供集成的群組件、Web會(huì )議、即時(shí)通信和文檔管理功能。該軟件還包括IBM Lotus Team Workplace，可以向專(zhuān)業(yè)小組協(xié)作數據庫提供Web和Notes界面，并支持文檔共享、論壇式討論和工作流程。IBM Lotus Domino Document Management支持更多的高級特性，如核對、校驗和版本控制。
該系統的單CPU部署授權價(jià)格為6224美元，支持10個(gè)用戶(hù)，且每增加一個(gè)用戶(hù)加收276美元。如要支持1000個(gè)用戶(hù)和10個(gè)CPU，系統的整體定價(jià)為30萬(wàn)美元。
微軟公司的Windows Server System和Office System 2003。該產(chǎn)品的主要組件包括Exchange Server 2003，用于企業(yè)電子郵件、時(shí)間安排和任務(wù)管理；Live Communications Server 2003和Windows Messenger用于企業(yè)即時(shí)消息；Microsoft Office Live Meeting用于Web會(huì )議、應用共享和聊天；還有Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003，用于基于社區的協(xié)作、文檔管理和共享，還有論壇式討論。Outlook客戶(hù)端可為用戶(hù)提供在線(xiàn)或離線(xiàn)電子郵件、時(shí)間安排和任務(wù)界面。
該產(chǎn)品的最低授權價(jià)格為每年2.835萬(wàn)美元，支持單服務(wù)器架構和10個(gè)用戶(hù)。如果要在具備容錯能力的服務(wù)器上為100個(gè)用戶(hù)部署該系統，總成本將高達10萬(wàn)美元。
Novell的GroupWise 6.5。該產(chǎn)品提供電子郵件和時(shí)間安排能力，包括復雜的消息過(guò)濾和在線(xiàn)訪(fǎng)問(wèn)，以及名為Novell GroupWise Messenger的即時(shí)消息組件。其他組件包括客戶(hù)端內的基本的文檔管理和時(shí)間安排，社區協(xié)作能力，以及Novell Virtual Office可提供基于瀏覽器的協(xié)作工具，如文檔共享、論壇式討論和委派管理。該產(chǎn)品中還包含一個(gè)客戶(hù)端提示程序，稱(chēng)為GroupWise Notify，用于監視收到的電子郵件和日歷事件。
這一產(chǎn)品的價(jià)格為12.1127萬(wàn)美元，包括一份單用戶(hù)GroupWise 6.5授權、一份Novell eDirectory 8.7.3用戶(hù)授權、一份Novell exteNd Enterprise Suite CPU授權和一份Novell NetWare 6.5用戶(hù)授權。
甲骨文公司的Collaboration Suite Release 2。該產(chǎn)品可通過(guò)內建的Web提供基本的企業(yè)電子郵件特性、Web會(huì )議、語(yǔ)音和傳真集成，以及基本的群組件特性，但不支持即時(shí)通信。甲骨文的這一產(chǎn)品沒(méi)有電子郵件客戶(hù)端，因此多數客戶(hù)必須使用微軟的Outlook作為電子郵件前端。OCS運行在Oracle 9i Application Server上，后者還包含Oracle 9iAS Portal。該門(mén)戶(hù)可提供許多特性，如文檔共享、委派管理和投票表決。Oracle Web Conferencing也與Collaboration Suite集成為一體，可提供Web會(huì )議能力，包括應用共享、白板、演示廣播、投票和一體化聊天。
該套件的單用戶(hù)定價(jià)為60美元。
電子郵件的新面孔
電子郵件和CRM走向合并
Much Shelist Freed Denenberg Ament & Rubenstein PC是美國芝加哥的一家法律服務(wù)企業(yè)，這家擁有85名律師的企業(yè)正開(kāi)始使用Interface軟件公司的InterAction CRM軟件。這種軟件與微軟公司的Outlook緊密集成在一起。例如，當Outlook用戶(hù)收到一份電子郵件時(shí)，他可以點(diǎn)擊“聯(lián)系人是誰(shuí)？”按鈕，如果CRM數據庫中有這位發(fā)送者的個(gè)人資料，這些信息就會(huì )顯示在郵件用戶(hù)在面前。Daniel L. Liutikas律師說(shuō)，利用該系統，重要的電子郵件和文檔都可以通過(guò)一個(gè)活動(dòng)日志來(lái)訪(fǎng)問(wèn)和組織，因此那些處理復雜案件的律師團隊就可以知道“誰(shuí)在與誰(shuí)協(xié)作”。
電子郵件優(yōu)先級別報警服務(wù)
當電子郵件服務(wù)器從一位高優(yōu)先級發(fā)送者，例如重要客戶(hù)那里接收到一條消息，該系統的自動(dòng)撥號程序就會(huì )立即呼叫一個(gè)指定的電話(huà)號碼。這一特性非常有用，因為有些人很少會(huì )打開(kāi)自己的電腦，但他們需要了解重要的電子郵件信息。
探測不需要的電子郵件特性
我們通常都希望電子郵件能夠快速投送，但該方案會(huì )在一定時(shí)間內延遲可疑郵件的投遞，并且在此期間對郵件信息中可能存在的病毒和垃圾信息進(jìn)行全面的檢測。
做不做新產(chǎn)品的先行者?
在升級的投資回報效果明確之前，許多CIO都不喜歡升級到廠(chǎng)商發(fā)布的最新版本電子郵件產(chǎn)品，而是使用滯后一兩代的產(chǎn)品。
有極少數的CIO會(huì )在廠(chǎng)商發(fā)布新版電子郵件之后立即升級。而有些則相反，喜歡繼續使用老版本的產(chǎn)品，直至廠(chǎng)商停止支持為止。但在多數情況下，許多CIO會(huì )像PRG-Schultz International公司的Eric Goldfarb一樣，選擇一種中間路線(xiàn)。
Goldfarb 所在的公司是一家資產(chǎn)達到3.76億美元的恢復審計公司，總部設在亞特蘭大。在決定將公司的電子郵件系統從Lotus Notes 5.0.3升級到6.5.1之前，Goldfarb編寫(xiě)了一個(gè)有關(guān)升級的“十大理由”。他解釋說(shuō): “我要等所有問(wèn)題都弄清楚之后才會(huì )做出決定。如果我要升級Domino應用，我肯定要搞明白它到底能給我帶來(lái)怎樣的投資回報。如果不斷升級，我就不可能得到理想的投資回報。”Goldfarb預計在升級版本發(fā)布6個(gè)月后，新版本才會(huì )顯現出自己的優(yōu)勢，主要可以分為三個(gè)領(lǐng)域: 提高公司3200名員工的生產(chǎn)效率；解決困擾幫助桌面的軟件缺陷; 以及改善安全、存儲和存檔能力方面的管理特性。
Goldfarb的看法是相當典型的。許多CIO都認為電子郵件升級是不可避免的，但并不是非常急迫的。根據Ferris Research公司的估計，在Notes用戶(hù)中，直到2003年底，仍然有75%的企業(yè)都在使用IBM Domino/Notes 5.x。至于微軟公司產(chǎn)品的用戶(hù)， Ferris的調查顯示到今年一月仍然有45%的企業(yè)在使用老版本，而有37%的受訪(fǎng)企業(yè)稱(chēng)自己還在使用Exchange Server 5.5，有63%的企業(yè)在使用Exchange 2000，而使用Exchange 2003的企業(yè)只有35%。這些結果中包括多選答案，因為大企業(yè)通常都是多種環(huán)境混合使用的。
Ferris公司的分析師David Via說(shuō)：“許多用戶(hù)都認為，最新的兩個(gè)Microsoft和Lotus版本中并沒(méi)有包含什么特別的新特性，因此升級的必要性不大。因此許多用戶(hù)都直接從Exchange 5.5升級至2003，而且也有相當一部分用戶(hù)從Notes 4升級至6。” 根據他的估計，重大升級，如從Exchange 5.5升級至2000或2003，通常每位用戶(hù)的成本為100至175美元，而次要一些的升級，如從Exchange 2000升級至2003，每位用戶(hù)的成本也高達40至90美元。
Via 說(shuō)，有一個(gè)因素使部分IT經(jīng)理非常擔心將Exchange 2000升級至2003，因為新版本使用了活動(dòng)目錄（Active Directory）。這是一項重大的架構變化。佛羅里達州Miami-Dade縣政府將在未來(lái)的18至24個(gè)月內將其Exchange 5.5升級到2003，并且也將面臨同樣的問(wèn)題。該縣首席技術(shù)官Ruben Lopez 說(shuō)，由于需要將50個(gè)部門(mén)和15000名電子郵件用戶(hù)都轉換至活動(dòng)目錄上，整個(gè)實(shí)施過(guò)程將延長(cháng)好幾個(gè)月。
Nucleus Research 公司的分析師Shruti Yadav 認為，導致升級推遲的另外一個(gè)因素就是經(jīng)濟問(wèn)題。她說(shuō):“電子郵件程式必然會(huì )與其他IT項目爭奪資源。”
但是，如果在升級的問(wèn)題上等待時(shí)間太長(cháng)，同樣也會(huì )導致項目的成本和復雜性上升。專(zhuān)業(yè)市場(chǎng)研究企業(yè)Radicati Group 公司的首席執行官Sara Radicati說(shuō): “等得越久，你要做的工作就越多。你可能發(fā)現，消息組件已經(jīng)過(guò)時(shí)，或者是網(wǎng)絡(luò )基礎設施已經(jīng)過(guò)時(shí)等問(wèn)題。”
Lee Lovig是一家擁有5000用戶(hù)的金融服務(wù)企業(yè)首席IT設計師，由于他的公司要與其他企業(yè)合并，因此公司決定將Lotus Notes升級至6.5版。但整個(gè)升級過(guò)程幾乎寸步難行，因為超過(guò)一半的最終用戶(hù)仍然在使用Notes 4.5。Lovig說(shuō): “我們等得太久了。6.5版中包含了許多新的內容，兩種客戶(hù)端存在許多巨大的差異，因此公司在用戶(hù)培訓方面不得不花費大量的時(shí)間和金錢(qián)。”
一方面，你肯定不希望急于實(shí)施最新的版本，讓自己成為廠(chǎng)商最新技術(shù)的付費測試者。在理想的狀況下，您應當等待一段時(shí)間，并且確定新版本到底能夠帶來(lái)哪些優(yōu)勢和益處。這些優(yōu)勢可能包括提高用戶(hù)生產(chǎn)效率、減輕IT管理負擔或改善商業(yè)運營(yíng)的新特性。
許多CIO都希望在避免不必要風(fēng)險的前提下實(shí)現投資回報，這也就是為什么Goldfarb喜歡停留在應用的產(chǎn)品周期中間階段上，既不是尖端，也不是末尾。Miami-Dade縣政府的技術(shù)支持經(jīng)理Robert Ashby也認為：“我并不是喜歡落后，但至少應該讓其他人先試試升級的效果，我才能做出決定。”
Alan Boehme 是加利福尼亞州Best Software公司的首席技術(shù)官，過(guò)去也曾經(jīng)擔任過(guò)GE Power Systems的首席技術(shù)官。他也認為不應急于升級到最新版本。Boehme說(shuō)，Best公司正在將其Exchange 5.5升級為2003，但計劃在未來(lái)的三年中一直使用2003，“直到我們看到Longhorn（下一代Windows操作系統）的具體表現再決定是否升級”。
在他看來(lái)，在電子郵件方面，幾乎不存在什么競爭需求，因此也就沒(méi)有必要一定要使用最新的技術(shù)。Boehme認為：“許多公司都在電子郵件上支出過(guò)度。相反，如果我們將電子郵件系統的好壞分成1至5的幾個(gè)評價(jià)點(diǎn)，若以5分為全世界最佳的電子郵件系統。你可以試問(wèn)自己是否真的需要5。我認為多數企業(yè)都會(huì )選擇3。”
評 論
電子郵件壽終正寢？
您是否也遇上過(guò)這樣的事？有時(shí)，您通過(guò)電子方式向同事發(fā)送一份重要的文檔，但后來(lái)這位同事打電話(huà)給您，希望您用傳真方式再發(fā)一次，因為他的網(wǎng)絡(luò )不再接受附件。這種浪費時(shí)間的事情每天都在發(fā)生，而且情況正變得越來(lái)越嚴重。 那么——
相信大多數用戶(hù)都是病毒、蠕蟲(chóng)、間諜軟件或惡意代碼的受害者，這些東西通過(guò)各種方式幾乎進(jìn)入了每個(gè)人的電腦。而且今天幾乎每個(gè)人收到的垃圾郵件數量都超過(guò)了有用的電子郵件數。基于PC的電子郵件正在迅速成為最不可靠、最不安全和最令人不愉快的通信方式。也許用不了多久，我們將會(huì )徹底拋棄這種技術(shù)。
目前，不僅僅是電子郵件變得越來(lái)越讓人心煩，企業(yè)管理電子郵件的成本也在節節攀升。大型企業(yè)的IT部門(mén)每年要花費數百萬(wàn)美元來(lái)管理傳入和傳出的電子郵件。反垃圾和反病毒程序和過(guò)濾器的價(jià)格并不便宜，而且需要不間斷的注冊服務(wù)支持才能對抗網(wǎng)絡(luò )中層出不窮的新型攻擊。有些公司甚至擔心自己會(huì )惹上有關(guān)性騷擾的法律訴訟和知識產(chǎn)權的丟失，因此在信息管理技術(shù)上投入巨大的資金，希望對每一封電子郵件的內容實(shí)施嚴格的檢查。另外，各項法律法規也迫使企業(yè)在其大規模存儲系統上實(shí)施嚴密的信息生命周期管理工具，并對電子郵件進(jìn)行適當的存檔。
除了購買(mǎi)產(chǎn)品，企業(yè)還需要對IT人員進(jìn)行培訓，讓他們了解部署和管理這些管理工具的方法。當然，企業(yè)也可以將一切都外包出去，但這樣做的代價(jià)會(huì )相當高昂，而且企業(yè)永遠都不知道郵件系統的安全性到底怎樣。
所有這些都是為了什么呢？難道是為了讓員工占用企業(yè)的帶寬去向自己的朋友發(fā)送SpongeBob的電影片段嗎？
那些所謂的現實(shí)主義者肯定會(huì )否定這些悲觀(guān)言論，在他們看來(lái)，盡管出現了這些問(wèn)題，基于PC的電子郵件仍然是非常受歡迎的，要全盤(pán)拋棄是根本不可能的。那些在當年用過(guò)Usenet的用戶(hù)肯定都清楚，即使是良好、有用的通信工具，如果充斥著(zhù)小販、色情狂和Internet上的其他敗類(lèi)，仍然有可能被拋棄。Usenet仍然存在，但它受歡迎的程度幾乎已經(jīng)為零。
所謂的現實(shí)主義者肯定會(huì )反唇相擊。他們認為，電子郵件對于企業(yè)來(lái)說(shuō)仍然是非常有用的，根本不可能拋棄。不過(guò)，對于IBM的Selectric和軟盤(pán)驅動(dòng)器，也有一些人會(huì )持相同的看法。對于任何技術(shù)而言，如果經(jīng)過(guò)成本利益評估認為該技術(shù)已經(jīng)沒(méi)有存在的價(jià)值，那么它就應當被拋棄。而在不久的將來(lái)，基于PC的電子郵件也將被證明是弊大于利，那時(shí)它將會(huì )走向必然的消亡。
當然，現實(shí)主義者會(huì )問(wèn)，那又用什么來(lái)代替電子郵件呢？這一點(diǎn)值得思考，畢竟我們要找到一種新的技術(shù)來(lái)替代老的技術(shù)。
拿Selectric來(lái)說(shuō)，鍵盤(pán)、監視器、打印機、存儲介質(zhì)和PC主板組合在一起并取代了Selectric這種幽雅的機器。所以，基于PC的電子郵件也可能會(huì )被其他技術(shù)以這種方式取代。一系列的新工具將從現有手持設備，如Palm、BlackBerry和智能手機的基礎上發(fā)展起來(lái)。這些產(chǎn)品正在變得越來(lái)越強大，其功能也不僅僅限于收發(fā)信息。它們正在具備更清晰的屏幕和更好的輸入方法，如更大的鍵盤(pán)或擴展鍵盤(pán)。
此外，這些設備上沒(méi)有像Windows這樣的下層操作系統壟斷，因此也就不會(huì )給那些反社會(huì )的程序員編寫(xiě)病毒的機會(huì )。對于今天的手持設備用戶(hù)來(lái)說(shuō)，垃圾郵件并不是什么大問(wèn)題。當PC電子郵件在未來(lái)的幾年中被逐步拋棄時(shí)，廠(chǎng)商將采用反垃圾標準，并針對垃圾郵件制造者采取法律行動(dòng)。通過(guò)這種方式，垃圾郵件也將走向消亡。
PC電子郵件的另一個(gè)掘墓人就是即時(shí)通信技術(shù)。即時(shí)通信用戶(hù)很少會(huì )受到侵擾，因為他們的消息都來(lái)自自己定義的白名單用戶(hù)。現有的許多跟蹤和管理工具也可以幫助企業(yè)和員工防止知識產(chǎn)權受竊，也可以阻止騷擾和危險的附件。
當然，目前還沒(méi)有什么完美的技術(shù)可以替代基于PC的電子郵件。但IBM的Selectric也沒(méi)有這樣的完美替代者。Selectric擁有世界上最大的鍵盤(pán)，二十五年來(lái)PC業(yè)一直無(wú)法與之媲美。但無(wú)論如何，我們找到了替代的方法，同樣的道理，基于PC的電子郵件也會(huì )以這種方式消失。
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