五步構建“移動(dòng)辦公室”
沈建苗 編譯 2008/12/17
移動(dòng)辦公的好處不言而喻，但是構建移動(dòng)辦公的過(guò)程也有些繁瑣，不過(guò)一旦做到科學(xué)規劃、實(shí)施，整個(gè)過(guò)程也不過(guò)是“小菜一碟”。
加拿大的出口信貸機構：加拿大出口開(kāi)發(fā)公司（EDC）的員工隊伍當中約有150名“孤兒?jiǎn)T工”。這些員工包括經(jīng)常在加拿大國內和全世界出差的客戶(hù)經(jīng)理、財務(wù)顧問(wèn)和會(huì )計師，他們的工作時(shí)間常常有一半以上是走訪(fǎng)客戶(hù)，為客戶(hù)安排融資、保險、債券和擔保書(shū)等事項。但是一旦他們走出這家信貸機構設在安大略省渥太華的總部，基本上與企業(yè)網(wǎng)絡(luò )斷開(kāi)了，也無(wú)法獲取處理工作所必不可少的網(wǎng)絡(luò )資源。
公司的電信與桌面服務(wù)經(jīng)理Dave McNulty對上述情況進(jìn)行了分析，發(fā)現對遠程連接和移動(dòng)連接的依賴(lài)成了員工業(yè)務(wù)發(fā)展的薄弱環(huán)節。
于是，EDC決定為員工建立一個(gè)真正的移動(dòng)辦公室，為他們提供軟硬件以及通過(guò)多個(gè)網(wǎng)絡(luò )接口實(shí)現的連接功能。這樣員工就可以在出差途中連接公司網(wǎng)絡(luò )、處理工作。到了客戶(hù)的公司，也可以訪(fǎng)問(wèn)EDC內部網(wǎng)絡(luò )上的應用程序和數據。
EDC從2007年秋季開(kāi)始對“移動(dòng)辦公室”項目進(jìn)行評估，部署的第一個(gè)階段從2008年3月17日開(kāi)始，三個(gè)月后項目全部完工。如今，這家信貸機構的1100名員工中的四分之一（250人）成為了“移動(dòng)員工”，許多人一半以上的工作時(shí)間都不在公司內，其中
165人配備了新的移動(dòng)辦公室平臺。
EDC到底是如何在三個(gè)月內完成如此復雜的一個(gè)項目？McNulty表示，自己是按照五個(gè)步驟完成了全部過(guò)程。
第一步：建立一支跨學(xué)科小組負責項目。
McNulty從這家信貸機構的各個(gè)部門(mén)領(lǐng)域召來(lái)了多名技術(shù)專(zhuān)家，并授權這個(gè)特別小組負責實(shí)施移動(dòng)辦公室項目。
這些成員大都彼此熟悉，之前已經(jīng)共事了很多年。他們各自都有自己精通的領(lǐng)域，包括IT基礎架構、數據庫服務(wù)、應用程序、用戶(hù)服務(wù)中心以及學(xué)習與開(kāi)發(fā)部門(mén)。
他們做的第一件事情就是把會(huì )議室設為大本營(yíng)。“在這個(gè)大本營(yíng)，大家很快團結起來(lái)，合作也更加積極，”EDC的高級網(wǎng)絡(luò )分析師兼該小組技術(shù)負責人Craig
Doyle說(shuō)。“大家人大多數平時(shí)在后臺工作，而這個(gè)項目不一樣。這個(gè)大本營(yíng)實(shí)際上也是我們成立的第一個(gè)移動(dòng)辦公室，這讓大家干勁十足。”
跨學(xué)科小組很快繼續確定了應該借鑒那些獨立的移動(dòng)應用，它們能各自解決移動(dòng)辦公問(wèn)題的不同方面，其中包括公司桌面電腦更新項目，支持遠程辦公人員的項目，甚至還有讓員工能夠遠程辦公的疾病大流行防備方案，以防多倫多出現2003年非典之類(lèi)的疾病大流行。
第二步：知道自己想要實(shí)現什么樣的目標。
Doyle表示，衡量移動(dòng)辦公室取得成功的一個(gè)主要標準就是，筆記本電腦用戶(hù)能夠像桌面電腦用戶(hù)那樣使用眾多的電腦功能，而不是成為企業(yè)網(wǎng)絡(luò )上的孤兒。同時(shí)，Doyle也看到，筆記本電腦要將成為企業(yè)的延伸部分，必須擁有必要的應用程序、連接功能、管理工具以及遠程控制和安全的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境。
在McNulty看來(lái)，移動(dòng)辦公室可不是簡(jiǎn)單地依賴(lài)微軟的Outlook Web Access，通過(guò)瀏覽器來(lái)訪(fǎng)問(wèn)電子郵件，而是要完全應用微軟Office
Outlook 2007軟件。這樣用戶(hù)連接到公司時(shí)，就可以使用電子郵件、聯(lián)系人、日歷和日程任務(wù)等方面的全部功能和服務(wù)，甚至還有包括EDC公司自己的RSS新聞源。這樣即使斷開(kāi)了網(wǎng)絡(luò )連接，用戶(hù)照樣可以辦公，照常處理下載的電子郵件。McNutlty表示，微軟的工程師還告訴自己，Office
Outlook 2007還能夠在將來(lái)與微軟的Office通信服務(wù)器（Office Communications Server）進(jìn)行集成，用于即時(shí)通訊、視頻會(huì )議和在線(xiàn)出席。
移動(dòng)辦公室小組最終決定采用直接訪(fǎng)問(wèn)，取代基于互聯(lián)網(wǎng)來(lái)訪(fǎng)問(wèn)公司服務(wù)器上的文件和數據。因此最后EDC部署了思杰XenApp，讓EDC的移動(dòng)員工可以直接處理企業(yè)網(wǎng)絡(luò )上的服務(wù)器和桌面應用程序。
第三步：弄清楚需要哪種無(wú)線(xiàn)連接模式。
移動(dòng)辦公室小組根據用戶(hù)的具體情況，確定了一系列無(wú)線(xiàn)應用方案。有些用戶(hù)可能只有Wi-Fi功能，另一些用戶(hù)可能除了Wi-Fi功能，還有移動(dòng)運營(yíng)商提供的定制數據服務(wù)方案。
McNulty說(shuō)：“我們分析了公司里面的每個(gè)工作崗位，了解了具體用戶(hù)的實(shí)際情況，從而確定了每個(gè)人移動(dòng)計算的需求，。”
移動(dòng)運營(yíng)商為EDC提供了蜂窩網(wǎng)絡(luò )插卡和無(wú)線(xiàn)網(wǎng)卡，這些產(chǎn)品還與合作伙伴T(mén)rellia Networks公司提供的網(wǎng)絡(luò )登錄客戶(hù)端軟件捆綁在一起，以便管理各種筆記本電腦接入網(wǎng)絡(luò )的方式，并使之自動(dòng)化，從而可以根據網(wǎng)絡(luò )條件自動(dòng)選擇撥號連接、以太網(wǎng)連接、無(wú)線(xiàn)局域網(wǎng)連接或者還是3G蜂窩網(wǎng)絡(luò )連接。。
網(wǎng)絡(luò )登錄客戶(hù)端軟件軟件還與Aventail、Check Point、思科和北電等供應商提供的虛擬專(zhuān)用網(wǎng)（VPN）客戶(hù)軟件集成在了起來(lái)。Doyle說(shuō)：“以前一個(gè)難題就是首先需要確認哪些網(wǎng)絡(luò )屬于EDC可以使用的，然后才能決定VPN客戶(hù)軟件要不要激活。而現在集成以后，大大簡(jiǎn)化了這項工作，完全能夠自動(dòng)選擇。”
借助策略管理器（Policy Manager）應用軟件，EDC的IT人員可以設置連接策略，移動(dòng)客戶(hù)軟件（Mobility
Client）會(huì )自動(dòng)在筆記本電腦上執行這些策略，不需要用戶(hù)來(lái)決策或操作，可以直接控制眾多硬件接口。比方說(shuō)，如果用戶(hù)在EDC辦公室，策略管理器就會(huì )迫使筆記本電腦使用辦公室的無(wú)線(xiàn)局域網(wǎng)，禁止使用成本高得多的蜂窩網(wǎng)絡(luò )連接。用戶(hù)可以從總部的桌面擴展基座抽出筆記本電腦，改而連接至公司無(wú)線(xiàn)局域網(wǎng)，離開(kāi)辦公樓后又改而連接至運營(yíng)商的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò )連接，通過(guò)咖啡店的無(wú)線(xiàn)熱點(diǎn)則可以連接至VPN線(xiàn)路，然后在遠程辦事處重新連接至公司的無(wú)線(xiàn)局域網(wǎng)。這一切都是自動(dòng)進(jìn)行的，并且同時(shí)都可以啟用所有相應的防范措施。Doyle說(shuō)：“我們的目標就是，這些決策無(wú)須客戶(hù)機用戶(hù)自己操心，一切就能夠自動(dòng)無(wú)縫地實(shí)現。”
第四步：挑選適當的客戶(hù)端軟硬件。
項目小組列出了作為參考選擇的七款筆記本電腦或平板電腦，然后讓公司內每一組用戶(hù)有機會(huì )測試一下每一款具體設備，之后他們要填寫(xiě)一份給每款設備評分的書(shū)面評估。
EDC最后選定了一款惠普的筆記本產(chǎn)品，但是他們要求將操作系統從Windows Vista“降級”至Windows XP。“我們在使用XP方面有著(zhù)豐富經(jīng)驗，而且XP非常可靠。”
Doyle說(shuō)。
由于當時(shí)還沒(méi)有內置的蜂窩模塊這種選件，于是EDC為筆記本選購了插入卡，此外每個(gè)用戶(hù)還有內置的GPS、加密的USB存儲棒以及“黑莓”智能電話(huà)或電子郵件收發(fā)設備。
筆記本電腦上還安裝了包括寶利通公司的PVX視頻會(huì )議軟件，這樣可以與另一個(gè)筆記本電腦用戶(hù)或辦公室的視頻會(huì )議室進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)視頻會(huì )議。EDC計劃將來(lái)支持即時(shí)通訊、統一消息發(fā)送軟件、通過(guò)筆記本電腦撥打VoIP電話(huà)的軟電話(huà)以及其他通信功能。
項目小組根據從用戶(hù)和技術(shù)支持人員提出的需求，還選出來(lái)了一系列軟件選擇標準。軟件要求與現有的基礎架構實(shí)現集成，還要符合EDC的戰略路線(xiàn)圖。此外項目小組與用戶(hù)們共同建立了一種類(lèi)似的軟件測試環(huán)境，以獲得反饋意見(jiàn)、進(jìn)行細微調整。
第五步：培訓用戶(hù)、規劃支持及進(jìn)行評估。
EDC簡(jiǎn)化部署工作的辦法是，請一組組用戶(hù)參與筆記本電腦方面的三小時(shí)培訓課，然后把筆記本電腦發(fā)放到用戶(hù)桌面上，桌面上配備了筆記本電腦擴展槽，以取代桌面電腦。培訓工作主要在渥太華通過(guò)集體培訓課來(lái)進(jìn)行開(kāi)展，EDC的公司培訓小組負責了這項工作。
McNulty表示，總的來(lái)說(shuō)，培訓課效果良好。但來(lái)自用戶(hù)的反饋意見(jiàn)顯示，IT人員試圖把太多的信息加入到培訓課當中。
“在將來(lái)，我們會(huì )把培訓課的內容劃分得很細。公司打算其中一部分內容利用互聯(lián)網(wǎng)和視頻培訓來(lái)傳授，還打算增加真人上課的內容。”
談到如何讓技術(shù)支持人員參與移動(dòng)辦公室的部署，Doyle說(shuō)：“我們?yōu)樽约旱闹С秩藛T配備了同樣這些產(chǎn)品，那樣他們就與用戶(hù)有了一模一樣的設備和軟件，這點(diǎn)很關(guān)鍵。然后，支持小組可以為用戶(hù)提供可靠、迅速、有效的幫助，解決問(wèn)題、解答疑難。”
項目完成后的一項調查顯示，幾乎所有人都聲稱(chēng)使用新平臺后，工作能力和效率都有了提高。McNulty說(shuō)：“對這些人來(lái)說(shuō)這是一次重大轉變：從桌面電腦改用新硬件，有了視頻、可訪(fǎng)問(wèn)網(wǎng)絡(luò )驅動(dòng)器上的文件夾等功能。”
迄今為止這個(gè)項目讓EDC花去了大約100萬(wàn)加元，McNulty估算，未來(lái)四年這個(gè)項目能為EDC增加的凈收入有望達到“七位數”。
計算機世界網(wǎng)(www.ccw.com.cn)
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