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如何應用CRM軟件改善企業(yè)資金鏈

2010/11/30

　　在金融危機的影響下，大部分企業(yè)都遇到了現金流不穩的問(wèn)題;嚴重的已經(jīng)影響到企業(yè)的正常運轉。資金鏈斷裂有很多方面的原因所造成的。光靠CRM軟件不能夠從本質(zhì)上改變這個(gè)狀態(tài)，但是，這個(gè)軟件也提供了一些工具，幫助企業(yè)改善現金流。筆者對這些工具做一些介紹，希望企業(yè)能夠憑借這些工具，資金問(wèn)題能有所改善。

　　一.利用現金折扣鼓勵客戶(hù)提早付款

　　在營(yíng)銷(xiāo)實(shí)務(wù)中，企業(yè)為了加快資金周轉，往往通過(guò)現金折扣等方式，鼓勵客戶(hù)提早付款，甚至讓客戶(hù)預付款。通過(guò)現金折扣這種方式，可以說(shuō)，對企業(yè)還是供應商來(lái)說(shuō)，都是一種雙贏(yíng)的方式。所以，在商品流通領(lǐng)域是很常見(jiàn)的一種經(jīng)營(yíng)策略。

　　但是，我們也注意到，現金折扣對于企業(yè)的管理要求，特別是財務(wù)人員的工作能力，提出了比較嚴格的要求。無(wú)論是現金折扣的制定，還是現金折扣的執行，在手工操作模式下，都要求員工細心、再細心。不過(guò)，仍然會(huì )有一些失誤出現。而CRM軟件提供了一個(gè)現金折扣的管理模型。通過(guò)這個(gè)管理模型，讓一些手工管理模式下出現的問(wèn)題不再發(fā)生。

　　1.解決計算上失誤問(wèn)題

　　筆者以前對客戶(hù)調研的時(shí)候，對于現金折扣他們反映很多的一個(gè)問(wèn)題就是說(shuō)計算麻煩。如有些企業(yè)現金折扣分的比較細，現金購買(mǎi)可以先受2%的優(yōu)惠，10天之內付款先手1%的優(yōu)惠，30天之內享受0.5%的優(yōu)惠，30天外沒(méi)有優(yōu)惠等等多個(gè)檔次。檔次越多，統計起來(lái)就會(huì )越麻煩。而且，一不小心，就可能計算錯誤。若優(yōu)惠給多了，客戶(hù)不會(huì )反映，企業(yè)只能夠自己吃虧;若折扣給少了，客戶(hù)就會(huì )抱怨，說(shuō)企業(yè)管理水平不夠，等等。

　　但是，現在有CRM軟件幫助企業(yè)完成這項工作，就可以讓企業(yè)從這個(gè)大工作量的統計中解放出來(lái)。在CRM系統中，可以工具產(chǎn)品的出貨日期與付款條件，自動(dòng)幫助企業(yè)統計現金折扣的問(wèn)題。用戶(hù)只要鼠標點(diǎn)點(diǎn)，系統就會(huì )在預計應收帳款中反映這方面的信息。而系統計算是一板一眼的，不會(huì )發(fā)生人為統計失誤的問(wèn)題。

　　2.有利于銷(xiāo)售人員的追蹤

　　有時(shí)客戶(hù)享受的優(yōu)惠過(guò)期后，客戶(hù)往往會(huì )抱怨說(shuō)“為什么在優(yōu)惠期結束之前沒(méi)有告訴他們”。筆者在給客戶(hù)實(shí)施CRM項目時(shí)，發(fā)現不少企業(yè)人員會(huì )向我反映這個(gè)問(wèn)題。雖然在前期跟客戶(hù)確認交易事項的時(shí)候，這方面的內容規定的清清楚楚。但是，若過(guò)期了，企業(yè)沒(méi)有及時(shí)提醒客戶(hù)的話(huà)，他們仍然會(huì )抱怨。所以，銷(xiāo)售人員往往會(huì )兩面受氣。確實(shí)，在手工操作模式下，由于客戶(hù)訂單的交貨日期各不相同。讓財務(wù)或者業(yè)務(wù)人員每次統計優(yōu)惠日期并且提醒客戶(hù)的話(huà)，工作量實(shí)在很大。

　　而在CRM系統中，則可以很好的幫助企業(yè)解決這方面的困擾。因為在軟件中，可以按訂單、按客戶(hù)來(lái)模擬出各個(gè)優(yōu)惠期的情況以及可以享受的折扣。在必要的情況下，銷(xiāo)售人員可以按周列出一張明細表(按天也可以)，然后發(fā)送給客戶(hù)。如此的話(huà)，一方面就提到了善意的提醒作用;另一方面，也可以幫助企業(yè)提前回收應收帳款。

　　3.對于現金折扣政策的效果分析

　　現有現金折扣的政策效果好不好呢?若在手工操作模式下，很難統計。但是，若在CRM軟件的幫助下，這項工作就會(huì )變得比較簡(jiǎn)單。這主要是因為，系統會(huì )幫助管理人員自動(dòng)統計，客戶(hù)最喜歡接受的現金折扣政策。

　　其實(shí)，做過(guò)現金折扣策略的管理人員都知道，在客戶(hù)與企業(yè)之間有一個(gè)均衡點(diǎn)。雖然提早付款，表面上看起來(lái)客戶(hù)所享受的折扣越多，付的錢(qián)越少。但是，若考慮現金的時(shí)間成本的話(huà)，可能提早付款并不是很合算。相反，若企業(yè)付款的越遲，雖然其時(shí)間成本比較少，但是其不能夠享受折扣。從財務(wù)的角度講，折扣成本要比時(shí)間成本大的多。這對于客戶(hù)來(lái)說(shuō)，也是不利的。所以，若從客戶(hù)的角度講，他們會(huì )根據一定的方法計算出對自己最合算的一個(gè)現金折扣方案。作為企業(yè)，就可以從客戶(hù)付款的一些歷史紀錄中發(fā)現客戶(hù)容易接受的現金折扣方案。這對于客戶(hù)后期對現金折扣方案的調整，會(huì )具有很大的幫助作用。

　　4.防止業(yè)務(wù)人員跟客戶(hù)串通損害公司利益

　　也有銷(xiāo)售總監或者財務(wù)經(jīng)理向筆者反映，在實(shí)際工作中，有些銷(xiāo)售人員會(huì )跟客戶(hù)人員串通，給不符合條件的客戶(hù)，申請比較優(yōu)惠的折扣，破壞游戲規則。雖然財務(wù)人員會(huì )審核，但是，也難免有漏網(wǎng)之魚(yú)。所以，企業(yè)高層管理人員，希望能夠對加強現金管理策略的控制，加強這個(gè)策略的權威性，以打消客戶(hù)逾期也能夠享受現金折扣的妄想。從而真正發(fā)揮現金折扣策略的作用。

　　在CRM系統中，就提供了相關(guān)的控制方案。若業(yè)務(wù)人員不能夠私自更改系統的計算結果。而把調整的權利放在銷(xiāo)售總監或者財務(wù)總監的手上。如此的話(huà)，就可以防止銷(xiāo)售人員跟關(guān)系好的客戶(hù)串通，損害公司的利益，破壞現金折扣的游戲規則。

　　二.合理選擇增值稅的開(kāi)票時(shí)間，延遲繳納稅金

　　在實(shí)際工作中，合適的時(shí)間做合適的工作，這不但可以提高員工的工作效率，而且，對于企業(yè)的現金流也會(huì )有很大的幫助。如增值稅發(fā)票的出票時(shí)間，就直接跟企業(yè)的現金流有關(guān)。

　　一方面，按增值稅制度規定，企業(yè)開(kāi)出增值稅發(fā)票，就形成了銷(xiāo)售。在月末的話(huà)，就要計算銷(xiāo)項稅額，繳納稅金。因此，從這個(gè)方面講，企業(yè)應該在對方付款前若干天開(kāi)出增值稅發(fā)票為好。也就是說(shuō)，最好企業(yè)開(kāi)票日跟客戶(hù)付款日在同一個(gè)月份。這樣就可以節約企業(yè)的資金，加速資金周轉。

　　另一方面，客戶(hù)往往需要見(jiàn)到企業(yè)的增值稅發(fā)票才會(huì )安排付款。如有些企業(yè)的付款條件是，見(jiàn)票后30日付款。從這個(gè)角度講，則企業(yè)在貨發(fā)給客戶(hù)后，越早開(kāi)增值稅發(fā)票越好。

　　但是，結合以上兩個(gè)方面，則走任何一個(gè)極端的話(huà)，可能企業(yè)并不能夠享受到什么好處。往往需要財務(wù)人員綜合利弊，選擇一個(gè)合適的日期進(jìn)行開(kāi)票。即可以享受稅收上的時(shí)間優(yōu)惠，又可以及早的收到客戶(hù)的款項。

　　所以，財務(wù)總監就要結合自己公司與客戶(hù)的情況，在系統中建立合適的開(kāi)票規則。如此的話(huà)，財務(wù)人員每次在開(kāi)票的時(shí)候，就會(huì )根據預先定義的規則，選擇合適的開(kāi)票時(shí)間。通過(guò)系統，強制實(shí)現了開(kāi)票時(shí)間的最優(yōu)化。從而幫助企業(yè)改善資金鏈，加速企業(yè)的資金周轉。

　　三.應收帳款跟業(yè)務(wù)員考核掛鉤

　　在CRM系統中，還可以把業(yè)務(wù)人員的考核跟應收帳款進(jìn)行掛鉤，從而促使業(yè)務(wù)人員向客戶(hù)催促到期的應收款項。

　　在CRM系統中，有一份應收帳款回款表。在這份報表中，詳細的羅列了哪些客戶(hù)按期收回了款項，哪些是延遲的，哪些又是提早的。在系統中，就可以根據系統管理人員預先定義的規則，對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行評估。

　　同時(shí)，企業(yè)也可以根據逾期應收帳款的情況，對銷(xiāo)售人員進(jìn)行“減分”評估。即系統會(huì )自動(dòng)統計某個(gè)銷(xiāo)售人員負責的客戶(hù)逾期應收帳款有多少;逾期了多少時(shí)間，等等。然后根據一定的比例，統計處一個(gè)“負”的分數。結合上面的評估情況，最后得出一個(gè)應收帳款相關(guān)的考核結果。

　　以上工作，若是靠財務(wù)人員手工統計的話(huà)，其工作量會(huì )很大，而且，其計算結果也容易引起爭議。但是，現在有系統這個(gè)“鐵公雞”把關(guān)的話(huà)，就可以保證評估結果的公開(kāi)公正。

　　CRM系統跟改善企業(yè)資金鏈相關(guān)的功能還有許多。筆者這里就列舉了其中最具代表性的三個(gè)功能。相信企業(yè)應用這些功能的話(huà)，可以對原先的資金鏈管理無(wú)序的狀況，得到極大的改善。

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