開始重新審核預算的最佳方法是對硬件和軟件進行清點，因為預算本質上是項目和相關成本的清單。如果未包含所有項目，將導致VoIP預算不準確。請務必包含所有基本項目，并使用庫存作為構建VoIP預算項目清單的起點。
遷移到統(tǒng)一通信即服務（UCaaS）時，您需要做的不僅僅是端口號以節(jié)省資金。您還必須取消舊的電話線和相關硬件，否則您最終可能會支付未使用和遺忘的傳統(tǒng)電話設備和服務費用。
整合協(xié)作功能
UCaaS提供的新功能可能在與PBX服務分開的硬件或軟件中已經(jīng)存在。這些較舊的物品也可能屬于不同部門的預算。所有UCaaS功能都必須包含在清單中，以及在需要轉移到UCaaS預算的舊版本中。
某些功能 -- 例如電話會議，呼叫記錄和電子傳真 -- 與核心電話密切相關，但可能由單獨的硬件和服務合同處理。因為它們是核心電話工具，所以它們可能會被包含在每個UCaaS系統(tǒng)中。
其中一些功能可能在與PBX分開的硬件中實現(xiàn)，并且處于不同的合同周期。因此，一旦您的UCaaS遷移到位且舊合同期已結束，您將需要取消和刪除服務和硬件。
大多數(shù)UCaaS產(chǎn)品都提供廣泛的協(xié)作功能，包括即時消息，屏幕共享和視頻會議。后兩者可能由貴公司單獨許可，例如Cisco的Webex或LogMeIn的GoToMeeting。
雖然一些UCaaS工具可能沒有在專用產(chǎn)品中找到所有的花里胡哨，但對于許多用戶來說它們可能已經(jīng)足夠好了。因此，您可以通過遷移到UCaaS平臺中的協(xié)作工具來節(jié)省其他方面的資金。
除核心協(xié)作工具外，組織可能還需要考慮專業(yè)選項，如呼叫中心。UCaaS提供商基于每個席位提供呼叫中心功能，這些工具可能足以滿足許多公司的需求。在這里，通過消除或減少獨立呼叫中心并遷移到基于UCaaS的呼叫中心，可以節(jié)省VoIP預算資金。
Capex與Opex的UCaaS和VoIP預算
UCaaS的主要吸引力之一是從客戶移除硬件所有權，而使用基于訂閱的模式。因此，當您轉向租賃訂閱模式時，您會看到您的資本支出預算縮水，這可能會創(chuàng)造更高的Opex。
對于舊系統(tǒng)，Opex的很大一部分歸功于系統(tǒng)管理功能。雖然您仍將在UCaaS中進行系統(tǒng)管理工作，但您的舊版本需要安裝，維護和升級，本地PBX將會消失。您以前的系統(tǒng)管理員應該有時間完成其他任務，或者轉移到IT環(huán)境的其他部分。這些更改可能不會出現(xiàn)在您的預算中，但它們仍然是真正的節(jié)省。
UCaaS提供靈活的功能和誘人的定價。但是，一旦轉向UCaaS，就很難回到本地系統(tǒng)。如果定價不再具有吸引力，或者如果您發(fā)現(xiàn)永久租賃并不像擁有自己的PBX系統(tǒng)那樣具有成本效益，那么您有哪些選擇？當您轉向UCaaS時，內部專業(yè)知識肯定會隨著時間的流逝而消失，而回歸混合設置可能不再是一種選擇。
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作者：凱文·托利（Kevin Tolly），Tolly集團
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