開(kāi)始重新審核預算的最佳方法是對硬件和軟件進(jìn)行清點(diǎn)，因為預算本質(zhì)上是項目和相關(guān)成本的清單。如果未包含所有項目，將導致VoIP預算不準確。請務(wù)必包含所有基本項目，并使用庫存作為構建VoIP預算項目清單的起點(diǎn)。
遷移到統一通信即服務(wù)（UCaaS）時(shí)，您需要做的不僅僅是端口號以節省資金。您還必須取消舊的電話(huà)線(xiàn)和相關(guān)硬件，否則您最終可能會(huì )支付未使用和遺忘的傳統電話(huà)設備和服務(wù)費用。
整合協(xié)作功能
UCaaS提供的新功能可能在與PBX服務(wù)分開(kāi)的硬件或軟件中已經(jīng)存在。這些較舊的物品也可能屬于不同部門(mén)的預算。所有UCaaS功能都必須包含在清單中，以及在需要轉移到UCaaS預算的舊版本中。
某些功能 -- 例如電話(huà)會(huì )議，呼叫記錄和電子傳真 -- 與核心電話(huà)密切相關(guān)，但可能由單獨的硬件和服務(wù)合同處理。因為它們是核心電話(huà)工具，所以它們可能會(huì )被包含在每個(gè)UCaaS系統中。
其中一些功能可能在與PBX分開(kāi)的硬件中實(shí)現，并且處于不同的合同周期。因此，一旦您的UCaaS遷移到位且舊合同期已結束，您將需要取消和刪除服務(wù)和硬件。
大多數UCaaS產(chǎn)品都提供廣泛的協(xié)作功能，包括即時(shí)消息，屏幕共享和視頻會(huì )議。后兩者可能由貴公司單獨許可，例如Cisco的Webex或LogMeIn的GoToMeeting。
雖然一些UCaaS工具可能沒(méi)有在專(zhuān)用產(chǎn)品中找到所有的花里胡哨，但對于許多用戶(hù)來(lái)說(shuō)它們可能已經(jīng)足夠好了。因此，您可以通過(guò)遷移到UCaaS平臺中的協(xié)作工具來(lái)節省其他方面的資金。
除核心協(xié)作工具外，組織可能還需要考慮專(zhuān)業(yè)選項，如呼叫中心。UCaaS提供商基于每個(gè)席位提供呼叫中心功能，這些工具可能足以滿(mǎn)足許多公司的需求。在這里，通過(guò)消除或減少獨立呼叫中心并遷移到基于UCaaS的呼叫中心，可以節省VoIP預算資金。
Capex與Opex的UCaaS和VoIP預算
UCaaS的主要吸引力之一是從客戶(hù)移除硬件所有權，而使用基于訂閱的模式。因此，當您轉向租賃訂閱模式時(shí)，您會(huì )看到您的資本支出預算縮水，這可能會(huì )創(chuàng )造更高的Opex。
對于舊系統，Opex的很大一部分歸功于系統管理功能。雖然您仍將在UCaaS中進(jìn)行系統管理工作，但您的舊版本需要安裝，維護和升級，本地PBX將會(huì )消失。您以前的系統管理員應該有時(shí)間完成其他任務(wù)，或者轉移到IT環(huán)境的其他部分。這些更改可能不會(huì )出現在您的預算中，但它們仍然是真正的節省。
UCaaS提供靈活的功能和誘人的定價(jià)。但是，一旦轉向UCaaS，就很難回到本地系統。如果定價(jià)不再具有吸引力，或者如果您發(fā)現永久租賃并不像擁有自己的PBX系統那樣具有成本效益，那么您有哪些選擇？當您轉向UCaaS時(shí)，內部專(zhuān)業(yè)知識肯定會(huì )隨著(zhù)時(shí)間的流逝而消失，而回歸混合設置可能不再是一種選擇。
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作者：凱文·托利（Kevin Tolly），Tolly集團
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